新形势下职业院校学生档案管理的再认识

程 珺

(盐城生物工程高等职业技术学校，江苏 盐城224051)

职业院校学生在校学习期间形成的档案， 是学生在学校的学习，生活和社会实践活动上直接形成的，对于社会及个人有证明、保存和提供利用价值的历史记录的功能，它往往是作为一个个体按照档案归档制度进行整理、归档和保管。学生档案可以更全面地反映学生在德、智、体、美、劳动等素质方面的状况，以及学生的社会关系，经济状况，家庭结构及其他方面的情况，符合档案要件构成的全部情况。 职业学校的学生档案是学校考察、培训和教育学生的第一手资料，是国家机关或者企业用人单位选择录用毕业学生的重要依据，显然，职业院校学生档案的管理是十分重要的。 近年来，尽管中国的职业教育已快速发展，许多职业学校学校不断扩大，运行质量和效益继续改善，但职业学校的重要工作——学生档案管理， 并没有收到规范和足够的重视，不能满足职业教育的快速发展的需求。因此，如何深化改革，加强和规范管理好学生档案，以更好地适应职业培训需求和人才的发展，具有非常重要的意义。 本文提出了在职业院校学生档案管理的一些问题，就如何加强和规范管理学生档案，提出了一些建议，以期收到抛砖引玉的效果。

1 职业院校档案管理目前存在的问题

1.1 学生档案管理缺乏制度保证

学校对学生档案管理是很重要的，学校通过学生档案管理能够反映学校管理的成就。 由于相关制度不够完善，学生档案管理缺乏规则和标准。学校各级管理人员的档案管理意识，相对薄弱，学生档案归档和归档工作未给予足够的重视，职责分工不明确，不严格，管理混乱，往往造成档案丢失，不完整，为将来追溯留下很大的隐患。

1.2 学生档案内容简单，材料不全导致利用率严重降低

从职业院校目前情况来看，学生档案在形成过程中，无论是个人鉴定，班主任评语，还是基于评说的党团组织或部门的结论往往是任意的材料居多，而反映个人的道德，智力，体育，美术，劳动和整体素质的客观的其他材料较少，它是单一的，内容和格式都是一个模子照脱，几乎每个人都是一样的，使档案材料单薄，粗糙，利用价值不高。 显然这些档案材料不能满足用人单位选拔人才的需要， 也难怪用人单位，特别是民营企业的选拔人才一般都不是调取档案，而是只注重学生的能力。 在社会普遍对职业院校认同率下降的情况下，一些职业院校出于学生就业，毕业和其他方面的考虑，人为地提高学生的成绩，甚至将不及格的科目美化为高分，将学生的处分材料在学生毕业前给予照顾从档案里抽掉，使档案材料的真实性，完整性大大降低，从而使档案的利用率显着降低。

1.3 毕业生弃档现象严重，客观上造成档案流失

整体社会转型影响了职业院校学生的择业观、就业观。 务实的趋势是他们新的就业观，择业观。许多职业院校毕业生认为，他们就业更多的是“关系”和“机会”，除了文凭的实际作用，能吸引他们的注意力，他们根本没有想到也不会想到在毕业时申请档案转移或者托管，没想到他们所扮演的角色在未来和档案有哪些关系， 从而使自动放弃档案。 一些雇主只看能力，而不要档案现象也是造成毕业生“弃档”的重要原因之一，这是客观上造成了毕业生档案的损失，形成学生档案可有可无的概念。

1.4 电子档案网络化管理的存在问题

档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，使档案实行网络管理成为一种有效的工具。 这一手段通过计划，组织，控制，协调和功能整合，实现资源管理和优化配置，降低成本，提高效率，为利用档案提供了科学依据。 现代电子档案在这种情况下应运而生。 计算机和网络管理软件开发及相关发展，为电子档案的出现提供了物质条件的保证。

然而，电子档案管理也不健全。 一般的系统软件会出现一些技术问题。此外，学生的电子档案的真实性，安全性，缺乏完善的管理制度，（如系统用户权限的定义，更改信息的必要条件，查询信息需要办理那些必要的手续），以及网络不安全，电脑故障，长期保存电子档案的软件技术的提高等等。 这些将要随着电子档案的发展而亟待解决。

2 职业院校学生档案管理问题的对策措施

2.1 完善学生档案管理制度

各级领导应增强对职业院校学生档案管理工作的认识，建立和完善学生档案管理机构，配置有足够的合适人才，并参考《高等学校档案工作规范》，制定有效的档案管理规章制度，对学生档案，归档范围和标准要明确，并按不同的类别，标准化存储实行专人专管。学校各部门之间的协调与沟通应该得到加强，建立定期收集制度，评价学生的各种材料，学生参加各种技能竞赛中获奖的材料，优秀的论文和其他需要归档资料要定期收集。学校二级机构领导人应责成档案机构做好档案管理和信息收集，整理，定期移交学校档案管理部门。

2.2 学生档案的收集工作要规范有效

学生档案收集应包括：高中学生档案，报名表，体检表，名册，学生成绩卡，奖惩记录，毕业生登记表，思想品德考核表，毕业实习评估表等。 收集工作主要集中在以下三个重要时间节点：新生。 新生入学时，要收集第一手资料，收集高中学生档案和报名表，体检表等。所收集的材料应该规范书写，书写干净，检查是否齐全完整，对收集的档案材料及时进行整理，分类，归档保存。 定期收集档案归档材料。 学生学习和实践活动中所获得的知识，技能，能力的各种奖项材料应及时收集归档。 完成毕业时候档案整理工作。 学生从学校毕业根据要求整理好学生在校期刊搜集的档案材料，学生毕业后根据派遣单位的需要办理所有档案材料的转移。

2.3 运用现代科学技术档案管理技术， 使得电子档案和纸质档案共同发展

在不少职业院校，电子档案由于其管理方便，快捷，高效已经成为学生档案管理的重要手段，已经对传统的档案管理模式和手段提出了挑战和威胁，这和时代的发展趋势相一致。 但是，电子档案是不完美的，电子签名技术、密封技术、印章技术在当前还没有被认可，被人们接受，加上新的网络犯罪猖獗，使得信息安全和电子档案的保密性在信任方面带来了严峻的挑战。

学生建立电子档案，是一个动态的过程。从学生入学，建立学生基本的数据开始，随后由学校档案管理人员对学生在学校的各种动态信息，及时维护。在系统运行时，学生，教师及相关部门是该系统的用户，虽然我们每个用户的权限定义不同， 但任何疏忽会造成数据安全风险。此外，许多学生的信息以资源数据库的形式出现，对于某些纸质文档只能实现数字化共享进行记录，并不能反映文件本身的全貌。 为了确保真实，完整的记录，应使用传统的档案管理方法，学生在校期间收集到的成为法律凭证的文件，及时整理归档，而重要的系统上的数据（例如，每学期的成绩），除了做电子文件备份，还需要定期打印出一份备份文档。 需要永久保存的状态文件，除了对学生的数据归档到光盘的信息，也要同时将纸质文件输出，通过签名等程序，按照传统的档案管理模式，归档存储。这表明，传统的文件管理和网络管理现代化的电子档案应该是共存和互动的关系。 电子档案在网络管理的同时，也要有传统的档案管理模式存在的必要，但考察电子档案的影响力，传统的档案管理应继续改善。

［1］曹晓春.加强高职院校学生档案管理管见[J].四川职业技术学院学报，2012，l2.

［2］薛春瑞.高等职业院校学生档案管理的问题与对策[J].安徽农业大学学报：社会科学版，2008，5.