成人高等继续教育学籍规范化管理探索及研究

王凤英 王 敏 刘喜琴 王亚绒

(西安建筑科技大学 华清学院，陕西 西安710043 )

学籍管理是高校管理工作的重要组成部分，学籍管理的好坏直接影响到学校的教学秩序，它不仅是学校管理水平的窗口，对提高学校办学水平和人才培养质量也有着重要的意义。对成人高等教育学籍管理的改进与完善，就是对学校管理能力的提升，各高校应采取各类积极有效的方式，加强管理制度的建立，加强对管理人员管理能力的培养，切实促进管理水平的提高，使成人高等教育健康发展。

1 成人高等教育学籍管理特点

1.1 复杂性

1.1.1 由于成人学生大多数为在职人员，工学矛盾突出，学习时间不稳定，遇上工作调动、家庭个人原因等问题，经常会出现补考、降级、休学或转学等一系列学籍异动，给学籍管理工作增加难度。

1.1.2 与普通高校学生不同，成人学生有不少是进修生，属于“无籍”学生。他们有的在校期间可以考到学籍，有的则毕业后依旧没有学籍，这部分学生的成绩、档案管理，依旧归入学籍管理工作中，并且需要管理人员投入更多的时间和精力。

1.1.3 函授生大多数在函授站点或者校外分院学习，管理这部分学生的函授站或分院的管理人员素质无法保证，人员流动性大，与校本部的学籍管理工作脱节，例如函授站点成绩报送不及时，学生信息核对不仔细，毕业证照片不及时采集等问题。

1.1.4 历史遗留问题多。 自从在教育部网上注册学历后，学生可以通过学信网查询学籍学历，然而很多早期毕业的学生却无法正常浏览本人的学历信息。尽管后期各个学校组织了关于1991～2000 年毕业生毕业信息的“十年回登”的工作，但由于一些学校合并，撤销，搬迁等历史原因，还有一些学校档案保管不妥善、管理人员流动或是当年条件技术差等自身原因，导致依旧有一部分学生的学历信息没有上网，或者上网信息错误，给学生和学校都造成了很大的影响。目前，专升本学历清查、复查和学历认证成为学籍管理的工作常态，时间跨度大，管理过程长，成为成人教育学籍管理的重要标志。

1.2 稳定性

学籍管理工作是一项严谨的、原则性强的并且十分繁杂的一项工作， 它的工作内容从新生入学注册开始一直到毕业生学历注册结束，是成人教育管理工作的核心。学籍管理工作需要学籍管理人员实际在岗操作，尤其是对学籍管理流程的熟悉运用，需要常年的经验积累和不断的学习总结。 管理人员必须增强学籍管理中的服务意识，利用现代化管理手段，保证学籍管理水平，提高管理能力和服务质量。培养一个成熟的学籍管理人员，一到两年是无法完成的，所以，一个稳定的组织管理机构和一支有责任、有能力、有恒心的学籍管理队伍是要逐步建立的，稳定性就显得尤为重要。

1.3 易被忽略性

1.3.1 领导对成人教育学籍管理不够重视

普通高校中的成人教育相对于普通教育来说，校内学生只占了很少一部分，大多数学生都在函授站或是校外分院学习，部分领导看到在校生人数少，就认为工作量减少，相应配备的管理人员也减少，甚至有些学籍管理人员是兼职工作，这极大地影响了学籍管理工作的有序化进程。

1.3.2 学校对成人学籍管理人员综合素质没有统一要求

学籍管理工作量大，责任重大，对学籍管理工作人员的业务能力有很高的要求，然而很多管理人员没有经过岗位培训，他们对学籍管理软件也不熟悉，很多情况下只能靠自己的经验和摸索来工作。 管理人员结构普遍定位不准确，有些学校认为只要有责任心的人都可以进行学籍管理工作，这个想法是有误区的。 学籍管理已经迈入数字信息化时代，有些流程可以做到无纸化工作，纯粹是数字与信息的交流，传统的工作方式和守旧的操作模式已经不能适应现代化管理，所以要求有专门人才负责学籍管理工作。

1.3.3 学校很少为成人学籍管理提供现代化管理软件

普通高等院校几乎都有自己的教务学籍软件，但很少为成人学籍管理制定相配套的软件。 目前，很多学校在学籍管理工作中依旧采用手工操作， 只有小部分工作使用office 软件和一些简单编程的软件进行管理，致使管理工作中各个环节需要运用大量不同的软件，工作效率低下，并且容易出错。有些学校虽然运用了教务学籍管理系统，但由于采用的是普通高等院校的模式，或是采集数据分析需求不足，导致系统功能不够完善，只能处理一些简单的学生信息导入导出，成绩单打印等工作，对于数据统计，学籍信息校验，或是学籍异动等工作无法胜任，不能有效的服务学籍管理工作。

2 规范成人高等教育学籍管理的方法

2.1 规范成人高等教育学籍管理制度

2.1.1 成人高等教育学籍管理制度必须有法可依，有据可循。现阶段，我国成人高等教育管理制度根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》制定，并没有自己的《成人教育法》。 因而，成人教育学籍管理具体工作依据《教育部关于印发＜高等教育学历证书电子注册管理暂行规定＞的通知》（教学[2001]4 号）；《关于印发＜高等教育学历证书电子注册管理暂行规定＞实施细则的通知》（教学司[2001]80 号）；《关于贯彻落实＜普通高等学校学生管理规定＞有关工作的通知》（[2005]22 号）；《教育部关于印发＜普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法＞的通知》（教学[2007]3 号）；《教育部高校学生司＜关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知＞》（教学司[2010]8 号）等文件。

迫切希望有关部门尽快出台成人高等教育相关法律，完善成人高等教育管理制度。

2.1.2 学校自己制定的成人高等教育学籍管理制度除了依据以上所有管理规定和教育部印发的文件之外，还要遵循各省上级主管部门下发的各项学籍管理规定，唯有遵守各项守则和规定，学籍管理工作才能做到有法可依，有章可循，各项工作才能更加规范，有序。

此外，学校的管理制度还应充分体现“以生为本”的原则，实现管理观念的转变，增强学籍管理中的灵活性与开放性。 制度的制定要以学生利益为出发点，为学生创造一个良好的学习育人环境，使其充分发挥学习能动性和创造性，同时兼顾公平。

2.1.3 规范函授站点以及校外分院的学籍管理制度，推动学籍管理上行下效，使主办院校与校外函授站站点分院进行无缝对接，顺利开展工作，主要通过以下方式来发挥作用∶

1）政策法规培训。对校外函授站点和分院的学籍管理人员进行业务培训，学习各种学籍管理规章制度，通过定期举办函授站长会议和学籍教务交流会议，分享和传达上级部门的精神要求。业务能力培训。通过培训的管理人员能够熟悉学籍管理的各项工作，明确各项工作的主要目的和意义， 知道在什么阶段应该配合主办院校的哪些工作，确保今后在工作中能够顺利的、准确的、积极地完成各项学籍管理任务。

2）加强对校外函授站点和分院的学籍管理力度。由于函授站距离主办院校较远，不可能做到实时监控事事把关，所以，要求站点管理人员严格按照学籍管理制度进行学籍管理工作，好的制度需要好的执行力，把制度落到实处是每个管理人员必须要遵守的原则。

2.2 加强学籍管理人员队伍建设

2.2.1 设立专门的学籍管理人员，建立合理的管理人员结构。 学籍管理工作具有很强的政策性和技术性，学籍管理工作人员的挑选必须慎重。 管理人员是学籍管理的具体执行人和负责人，管理人员的综合素质决定了工作质量，因而，管理人员上岗前一定要经过严格的培训，达标后才能进行具体工作。 各个高校要重视对学籍管理人员的选拔，挑选责任心强、细心、有毅力和有较强的计算机能力的人员，允许其在学籍管理岗位上工作。

2.2.2 定期对学籍管理人员进行岗位培训和考核

1）政策法规和业务能力培训。每年各省教育厅开学籍管理业务培训会议，旨在提高学籍管理人员的业务素质和传达文件精神。 与会人员均是各个高校的学籍管理一线工作人员，他们通过培训会议，提升业务技能，提高专业素养，不仅能够了解到新的政策变动，还能够借此交流研讨，与其他各高校学籍管理人员加强学习联系，共同研究和探讨在工作中遇到的问题以及解决方法。 会议结束后，与会人员回到各高校，将会议精神传达给其他管理人员，以促进共同进步。

2）建立健全学籍管理岗位考核制度。 学籍管理并不是一成不变，它也是与时俱进的，也是需要我们不断学习和研究的。 建立科学有效规范的岗位考核激励机制，可以激发学籍管理人员的工作热情，可以最大限度的发挥学籍管理人员的主观能动性，可以促进学籍管理人员的求知欲望。 同时，通过考核，去芜存菁，把不合格的人员调离学籍管理岗位，合理配置管理人员结构。

3）加强理论内涵建设。学籍管理工作任务重，难度大，管理人员如果只注重相对具体的实际操作， 就会陷入因循守旧缺乏创新的泥沼里，加强学籍管理理论内涵建设，通过对学籍管理学术研究以及调研，借鉴先进的管理经验和科学的管理模式，增强业务能力，就能更好地进行学籍管理工作。学籍管理人员的业务能力不仅体现在平时的工作能力上，也体现在理论水平和理论高度上。《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020 年）中指出，各高校应提升科学研究水平，充分发挥高校在国家创新体系中的重要作用。学籍管理人员的研究成果和管理相结合，以研究成果促进管理进步，以实际管理验证践研究成果，用有价值的研究来推动现实管理工作，用具体管理工作来检验研究成果，促进研究和工作的有效结合。

3 规范学籍管理中各项流程管理

学籍管理中的流程管理，是学籍管理的基础，贯穿于整个学籍管理过程。 根据成人教育学籍管理规章制度以及管理文件，制定学籍管理工作的流程，让学籍管理工作人员清楚明白的知晓什么时间要做什么怎么做。

3.1 新生入学学籍注册

3.1.1 新生学籍注册，即各省级招办按照国家有关招生规定核准并公布的年度招生计划对高等学校拟录取的考生予以核准备案并办理录取手续，将各高等学校在本地的招生录取数据信息报教育部，教育部对所报录取数据信息汇总审核后通过中国高等教育学生信息网分发至省级教育行政部门，供高等学校核对。 新生数据核对工作是学籍工作的首要任务。 数据库里的信息一旦有误，会直接影响学生毕业证的注册，即便学生顺利拿到毕业证，数据已经电子注册，会导致学生信息与毕业证信息不符，影响学生正常使用毕业证信息。 所以要做到及时发现错误，及时想办法更正，坚决不把问题留到毕业生数据修改阶段。

3.1.2 新生学籍注册不是所有数据均进行注册，而是通过核对新生数据，在新生入学后的一段时间里，进行学籍清理工作。清退确定未注册人员的信息，以及办理退学手续的学生信息，保证每个注册的学生个人信息准确，学籍信息无误。

3.2 专升本学生学历清查与复查

新生电子注册非常关键的一环是对专升本学生的专科学籍是否为国民教育系列，或是否套读有了明确的界定。 教育部规定专科起点本科的学生在参加成人高考时已经完成了该生在中国高等教育学生信息网上对专科段学历进行注册的工作，并且要求上网。与此同时，参加成人高考后，学生取得专科起点本科学历必须在完成高中起点专科学历之后，之前或者同时进行，都无法使专升本信息上网。

近年来， 中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台逐步完善，能够实现管理人员自主清查和链接学生学籍学历信息，大大简化了工作流程。 “学历清查”模块的作用是对部分学生专科学历的再认证，通过输入学生个人信息和毕业相关信息，链接学生专科学历信息，最终达到专升本学籍上网的目的。对于2000 年以前专科毕业的的学生，可以采用学历认证来对学历进行核实与复查。

慎重进行专升本学生入学资格审核， 顺利完成学籍电子注册，对于那些专科学历有问题的学生，及时进行学历清查和学历认证，劝退非国民教育系列文凭和假文凭的学生，做到学籍信息准确无误。

3.3 成人学籍异动及异动后续管理问题

3.3.1 学籍异动是成人学籍管理工作中的日常管理。 新生入学后，无论是转专业、降级、休学、复学、保留学籍还是转学，都要严格执行相关规定，遵守有关制度，同时在学籍学历管理平台上的进行相关处理，便于学生毕业时的信息审查和电子注册等相关工作的顺利进行。

3.3.2 由于成人学生学籍的特殊性，导致成人学生学籍异动后的管理问题成为重中之重。 首先对于现有异动数据的清理，这是一项十分繁琐的工作，需要结合各个班主任，函授站老师对管理学生学籍情况的反映，同时对比学籍学历平台数据的更改，还需要核查异动学生纸质档案等资料，最终才能完整学籍异动的数据清理工作。第二，记录更新学生学籍异动情况，为学生顺利毕业打下良好的基础。

3.4 毕业生电子注册

建立电子注册责任制度，将毕业生电子注册各个环节落实到责任人，贯彻执行《高等教育学历证书发放和管理实施细则》之规定，保障学历注册的顺利进行。 学历注册的主要内容如下∶

第一，毕业生图像采集，照片信息的核对；

第二，核对毕业生数据，不仅要求本人对信息进行核对，也要求各班主任各函授站的老师确认；

第三，核查毕业生成绩，反复核对后打印毕业生个人成绩总表；

第四，对于个人信息有误的学生，请学生本人提出申请后，经由学校批准上报教育厅进行修改；

第五，将毕业生数据传至中国高等教育学生信息网进行学历电子注册。

只有毕业注册各个环节的工作认真细致，层层把关，才能确保毕业生电子注册信息准确无误。

4 加强学籍管理的数字信息化建设

数字信息化管理是学籍管理的必然趋势。我们的时代已经进入的信息化时代， 计算机的普遍应用和学籍学历管理平台的逐步完善，要求我们有一套与之相适应的管理模式和方法。计算机和网路使学籍管理更为便捷， 学籍信息的公开避免了学校和学生之间的信息不对称，促进学籍管理的数字化、规范化、透明化。而如何加强学籍管理的数字信息化建设，成为学籍管理人员应紧迫研究的课题。

4.1 加强学籍管理数字信息化建设的必要性

4.1.1 信息传递网络化

数字信息化学籍管理是一个公开的学籍管理，资源共享，学籍信息透明。 例如中国高等教育学生信息网，学籍管理人员登陆该平台对学生学籍进行维护，学生通过实名注册，同样可以看到自己的学籍学历信息。

4.1.2 用户使用简便化

通过校内的学籍管理平台，任何注册用户都可以通过计算机方便的查询自己的学籍信息，或者查看成绩，课程设置，不需要很高深的计算机知识。

4.1.3 搜索利用效率化

简便有效的检索功能和信息存储功能，使得学籍管理人员不需要不断翻阅学籍卡片或录取大表来查找管理信息，有利于学籍工作的有序进行。 数字信息化管理模式减少管理人员的工作量，把管理人员从繁重的重复性劳动中解脱出来。

4.2 数字信息化管理应注意的问题

4.2.1 网络安全问题

数字信息化管理以上网为前提，建立一个以学籍管理为中心的网站。 网站面对的人群，既有学籍管理人员，也有其他使用者，所以保护好自己的用户名、密码，就成为了学籍管理人员首先要注意的问题。

第一，要保证每人一个用户名密码，不要多人使用同一个账户，确保使用账户的唯一性，避免今后学籍管理中产生不必要的纠纷；

第二，定期给计算机更新及时打好补丁，并安装防火墙杀毒软件，预防账户被窃取；

第三，如果不进行学籍管理操作，及时退出学籍管理平台，防止他人用自己的账户进行操作。

4.2.2 计算机文件管理问题

计算机的文件具有可复制性，这和学籍管理凭证的唯一性有很大的冲突，在学籍管理中，既要保证计算机中学籍文件的安全备份，又必须确立电子学籍管理凭证的唯一性，这要求学籍管理人员要具有一定的计算机处理能力力和网路知识，什么资料需要公开到外网，什么资料需要在内网上妥善保存，学籍管理人员应做好充分准备，确保计算机上文件信息的安全。

5 规范成绩管理和档案管理

5.1 成绩管理是成人高等教育学籍管理的一项重要内容

它的主要内容包括∶每个学生每学期所有课程的成绩录入核查，不及格成绩的统计，毕业生成绩的核对以及成绩单的归档。 每一个环节都需要谨慎， 成绩录入错误可能会导致学生补考已经合格的科目；不及格成绩统计不全和毕业生成绩核对不准确会使学生在毕业时仍有课程未能清考，导致无法顺利毕业。

对于校外函授站和分院，更要加强成绩的规范化管理。 确立每个学期报送成绩单制度，把成绩的核对作为日常管理工作。 如果在临近毕业，函授生的成绩出现问题，就很难解决，需要和函授站点反复核对多次沟通，往往会影响总的毕业名单的确定，给毕业生工作环节带来麻烦。

5.2 资料的收集和档案的管理需要学籍管理人员的重视

学生学籍档案是学校在教育、 教学活动中的历史凭证和记录，它具有真实反映学生学习状况，学籍信息的特点，它起着凭证、依据、资讯和史料记载的作用，妥善的保管学生学籍档案是学籍管理人员的基本任务，要求学籍管理人员做好学生学籍档案的收集整理、统计保管、提供移交等工作，尤其是那些还未能考上学籍的进修生和没有及时把档案提走的毕业生， 他们的档案在学校存放有的甚至达到十年之久，学籍管理工作人员妥善存放，不能丢失任何一份档案。

综上所述， 成人学籍管理是一项既繁琐又具有挑战性的工作，它有很强的时间性和计划性，需要学籍管理人员在固定的时间做固定的事；它还有全局性和统战性，要求学籍管理人员有全方位的思考方式和跨部门合作的工作能力；它同时还是一项原则性和政策性很强的工作，不需要管理人员在政策方面有所“创新”，只要遵守规章制度，遵循文件条例，按部就班的工作；它还拥有周期性的特点，从新生入校到毕业生离校。 周期性并不是简单的重复，学籍管理人员需要摆脱惯性思维方式，以开拓创新的管理模式来管理学籍工作。

成人学籍管理是一个服务性很强的工作岗位，其管理水平直接关系学校的办学质量和社会声誉，学籍管理人员应紧跟时代形式，抓紧机遇，利用现代的管理机制和先进的管理方法，不断总结经验探索并建立健全学籍管理体制，提高工作效率，确保学籍管理工作的有序化和规范化，促进成人高等教育事业健康蓬勃发展。

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