企业人事档案管理社会化过程中的问题及其措施研究

张丽娟

（石嘴山供电局，宁夏 石嘴山753000）

0 引言

随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的单一模式管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，特别是适应企业发展的要求。随着我国经济体制改革的不断深入，流动人员的数量不断增多，如何做好流动人员的档案管理是人事档案工作者面临的一个新课题、新任务。因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式，这种新模式我们称之为社会化、开放式的企业人事档案管理模式。

1 实现企业人事档案管理社会化面临的困难

1.1 人事档案中介机构管理混乱造成企业人事档案工作的失控

随着市场经济的发展，股份制企业数量的不断增多，越来越多的企业在招聘员工时不再接收本人的人事档案，而要求将其人事档案放到各类人才交流中心或人事档案管理中介机构中，因此，在人事档案管理中介机构中，企业职工人事档案的比重越来越多。以此同时，伴随着流动人员的数量不断增多，人事档案管理中介机构也出现不少问题：出现了有些无权管理流动人员人事档案的单位擅自保管档案；有些流动人员人事档案的转递、管理和利用，不符合国家的有关规定；个别人才流动服务机构在档案管理上把关不严，甚至存在假文凭、假材料、假身份证明混入个人档案的问题；有些地方没有做到档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开；流动人员人事档案得不到及时更新补充，存在着“死档案”的现象等。

1.2 企业流动人员的增多，导致企业人事档案管理水平的滞后

档案管理机构专业化程度不高。人才服务机构是流动人员人事档案的管理机构，但在有些地方的人才服务中心，由于人员少，在档案管理上就显得力不从心。档案管理人员的专业化程度不高。有些人才服务机构管档人员都是兼职的，管档人员认识不到位，疲于应付。对流动人员档案管理认识程度不高。档案管理部门对流动人员的档案只限于保管，也没有随着社会的发展配备计算机进行管理，有些配备计算机的，也仅是停留上建立档案目录上，对于人力资源管理认识还不足。

2 企业人事档案管理社会化的基本内容

社会化开放式的企业人事档案管理模式对传统的人事档案管理模式的扬弃过程中产生的，它是结合市场经济发展过程中出现的问题做出的反应。它的社会化主要体现在“人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性；人事档案来源的广泛性和内容的复杂性；利用者对人事档案需求的多样性；人事档案管理方式和服务方式的开放性。”。由于我国流动人员来自不同阶层、不同背景，学历层次也不尽相同，呈现出不同的特点，所以出现了人事档案管理机构不同规模的现状，但都各具特色和优势。当前，管理流动人员档案的人事档案管理机构有几种类型：一是,大学生就业服务中心；二是，人才交流中心及各类中介机构。两者都是政府人事部门所属专业人才服务机构，但侧重点不同，大学生就业服务中心是独立承担高校毕业生就业工作中的服务性工作，办理毕业生毕业后有关就业事宜，专门为毕业生就业和用人单位选择录用毕业生提供专业服务平台。而各地的人才交流中心主要是面向整个社会，保管档案户口，制定各项人才交流制度，组织各类人才培训，努力开发人力资源，服务范围较大。各地的人才交流中心能有效地解决国有企业用人能进不能出的弊端，实现了人员由以往的“单位人”转变为“社会人”；有利于减轻企业的负担，有利于人才资源的合理配置，有利于充分发挥人才的作用。它是现代人事管理制度的重要组成部分，是适应社会主义市场经济体制的一种新型的人事管理模式。

3 实现企业人事档案管理社会化的措施

3.1 建立健全人才流动服务机构，加强企业流动人员人事档案管理的力度

应该进一步贯彻执行中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知和人事部关于《人才市场管理的暂行规定》等法规文件，建立健全人才流动服务机构，加强对企业流动人员人事档案的管理。应该明确企业人事档案管理也是政府的一项行政职能，不是市场化的商业服务行为，要执行国家和当地物价部门的有关规定，规范收费标准，绝不允许以赢利为目的，高额收取费用或擅自提高收费标准。同时明确企业人事档案管理也不是每个单位、机构都可进行管理的，企业流动人员的人事档案管理应按照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务等机构负责。具体地说，只有县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构才能从事企业流动人员人事档案的管理，其他任何单位或个人不得擅自管理企业流动人员的档案。对于不具备管理流动人员档案资格的机构，各级组织人事部门要及时坚决进行清理，督促他们按照规定尽快移交手头所管的档案，要坚决克服流动人员档案管理中的混乱现象。

3.2 提高企业人事档案管理者的素质

人事档案工作者要多宣传档案的各类法规及相关的政策法规，增强整个社会的档案意识，特别是流动人员的档案意识。对流动人员的宣传要侧重档案材料的形成质量，对用人单位的宣传要侧重档案材料的日常积累、审核和及时送达；在对私营企业及从业人员进行宣传时，要结合国家人事制度改革和国家各项社会保障制度的完善，做到有的放矢，努力增强宣传效果。各类人才交流中心的人事档案工作者更要进跟社会形势的变化，结合国家新出台的文件要求不断的提高自身的业务素质，破除传统计划经济体制下的企业人事档案管理观念，树立人力资源管理新理念，为适应企业人事档案工作的发展而不断努力。

3.3 改革创新，推动企业人事档案工作与时俱进

不断健全档案管理机构，提高企业档案工作人员素质。要在条件具备的地方成立人才服务机构下属的档案管理机构，做好人员的配备、经费来源、业务指导、安全保密等各方面的工作。要严把档案管理的入口，从政治素质、业务能力等各方面进行严格的要求，推行企业人事档案管理人员持证上岗制度，明确岗位职责，加强日常管理。通过档案管理机构的规范化管理，不断促进流动人员档案管理的科学化、制度化和规范化建设。适时调整档案内容，提高档案使用价值。首先要收集、充实反映本人业绩的动态性材料，如技术特长和工作实绩等方面的记载和鉴定。其次要实事求是的对部分材料进行调整，如企业流动人员的年度考核、职务任免材料等材料及时归档。逐步推行计算机管理，提高档案管理现代化水平。要在人才服务机构中推广人才信息管理系统，把流动人员的相关信息输入电脑中，建立各类人才数据库，提高工作效率。

4 结束语

总之，企业人事档案是我国档案财富的组成部分，企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业人事档案的特点，找出其规律，推动企业人事档案工作的改革，是档案工作者的时代要求。

［1］朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

［2］冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2001.