信息时代档案管理现代化建设的思考

谭 新

（中海油山东化学工程有限责任公司，山东 济南 250013）

1 档案管理的现代化建设现状存在的问题和必要性

随着信息时代的到来，管理信息和有效利用信息的技术已经成为衡量社会发达程度和科学技术水平的标志。而目前档案管理却仍存在着一定的问题，主要表现在:

1.1 是档案管理的观念落后

在信息时代，对信息的占有成为成功与否的关键。传统的重藏轻用、封闭狭隘的发展观念已不适应信息时代的需要，没有发挥档案信息的重要作用。

1.2 档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。也制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理领导传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要管理层参与其过程等等。

1.3 软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。上述问题成为制约档案管理现代化建设的关键。

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

档案部门作为社会信息资源服务系统的重要组成部分，在社会主义现代化建设中也将发挥越来越重要的作用。档案管理的现代化建设是大势所趋、是信息时代社会发展的必然要求。

2 信息时代档案管理现代化建设的措施

2.1 转变档案管理观念

在信息时代，档案部门领导一方面要更新各自的知识领域，树立服务的观念及对外开放档案管理观念。根据人们对知识、信息的需求，加大信息的收集、存储、加工传输诸环节的工作力度，积极主动为社会和经济建设提供真实可靠的服务，逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心模式过渡。另一方面要加快管理思想现代化。在信息时代，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学的精神办事，才能使档案工作向现代化管理方向发展。

2.2 加大档案管理硬件投入

在信息时代，无纸化办公已经成了一种必然趋势。而实现无纸化办公，最基本的条件就是硬件设施现代化。对于档案管理工作来说，电子计算机、缩微复制设备以及先进的库房设备，是实现硬件设施现代化的基本条件。目前，国内大中城市的档案部门基本上拥有了这样的现代化设施，但是，要实现真正意义上的网络管理，仅仅在几个城市、几个地区拥有这样的硬件设施是不够的，必须在全国的档案管理部门实现一种设施的同步完善，档案管理工作才能达到真正的网络互动。

2.3 大力培养档案管理人才

计算机技术、网络技术在档案工作的应用，要求档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且更要努力学习和熟练掌握档案管理现代技术。如:计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能。不仅要有档案管理的意识，而且更要具备开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力。档案工作者不仅要有热爱档案管理工作的事业心，而且更要有坚定正确的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。因此，档案部门要高度重视档案人才的培养，提高档案工作者的专业技术能力和思想政治素质。

2.4 推进档案管理制度建设

传统的档案立卷装订制度，不仅程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异。在信息系统建成后，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成。同时，办公信息系统要求规范业务流程，如对进馆档案管理的规范要求，从接受、登记整理、分类、著录到最后归档等等一系列操作都要进行规范化的制度建设，这是信息系统建设的要求，减少了操作的随意性，也提高了管理效率。同时，要尽快完善有关法规，强化法律意识，建立科学的管理制度，维护档案实体安全和内容的安全。要制定和完善网络规范和法规，对网上不法行为及不道德行为实行更有效的监督，以适应信息时代对档案管理工作的新要求。

3 结束语

总之，档案管理现代化建设是档案信息管理的重要组成部分，也是档案管理创新的重要方面。在信息时代，实现档案管理现代化已是社会发展的必然趋势，也是信息时代对档案管理提出的客观要求。因此，档案管理部门要树立一种全新的档案管理观念，以科学发展为指导，适应形势的要求，积极推进档案管理现代化的建设进程，把档案管理提升到一个全新的水平，以适应信息时代社会发展的需要。

［1］杨二瑾.电子信息时代的档案管理工作[J].办公室业务，2011，9.

［2］韩秀红.浅析网络信息时代的档案管理[J].科学之友，2012，4.

［3］陈英.信息时代下的档案管理创新[J].经济与社会发展，2012，7.