浅谈人事档案管理存在的问题及对策

赵小岚

（沧州市黄骅港务局，河北 沧州061113）

人事档案主要是由人事、组织等部门在培养、选拔和使用人员的工作中形成的，记录个人不同时期，不用阶段发展历程的宝贵历史材料。一直以来执行的是档随人走制度，他真实、客观的记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等方面的材料。 随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理也存在着诸多问题，有待加以改善，从而提高人事档案的利用水平。

1 人事档案管理中存在的问题

1.1 档案材料内容不准确

由于部分员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案不影响自己的发展，出现材料代填或不填现象。 收集上来的同类材料出现许多内容前后不符及内容失真。如：“三龄”多样记载，公历、农历随意填写，履历表内容与档案其它材料记载时间不符。

1.2 档案材料缺失、内容填写不全

一些年度考核表短缺造成断档，内容填写多样，笔体不一，考核时间不填写。还有些如学历、职称等材料仍在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿将材料交给管档人员。

1.3 档案整理不规范

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，这对于管档人员的责任心要求相对较高。 没有认真及时的将各类归档材料收集入档，导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时进行鉴别归档；对材料内容未认真审核，造成残缺不全；装订整理档案不整齐，材料混杂、散乱；有些档案虽已立卷成册，但没按要求分类处理，给档案利用带来诸多不便。

1.4 信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

人事档案管理绝不仅仅是单纯保管， 而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。 人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往只限于干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。

1.5 存档单位档案意识不强

存档单位及人员不能认真对照制度，及时将需要归档的人事档案材料报送，借（调）阅人事档案时也不能认真履行相关手续。这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材料的利用效果。

1.6 人事档案管理的信息化程度不高

在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。 然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2 人事档案管理对策

2.1 加强领导，提高认识，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时解决

2.2 应加大对硬件设施的投入

按照人事档案管理规定标准配置档案室、阅档室、办公室、档案柜、电脑、空调、灭火器等硬件设施，搞好通风、防潮等保护措施。

2.3 重视人事档案材料收集

严格按照人事档案管理制度对产生的档案资料进行收集、 归档，认真整理、细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料及时进行处理，不完善的材料要退回形成材料部门进行补办，确保材料完整齐全、手续完备，保证人事档案的准确性和真实性。

2.4 提高管档人员素质及管理水平

管档人员要有爱岗敬业、求真务实的精神，要不断加强业务学习，提高自身政治素质和专业素质， 把人事档案工作看做是一项政治工作，在日常管理工作中体现它的严肃性，坚持原则、遵守制度、保守秘密，还要保持高度的责任心，减少工作中的失误。责任心提高了才能认真收集鉴别材料真伪，才能按要求及时归档、组卷。

2.5 完善、落实人事档案管理制度

在现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。要按照规章制度要求， 定期检查监督存档单位对档案制度的落实执行情况，督促存档单位按照制度要求，及时将归档文件报送，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。

2.6 人事档案管理机构实行许可证并年检制度

制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。 统一服务标准和收费标准。

2.7 充分利用现代信息化管理

人事档案管理必须把先进的科学技术应用于管理当中，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。 利用人事档案管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，确保在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的应用。 利用计算机建立不同类型的数据库进行分类查找，通过扫描仪等现代设备将文字、图片等资料转成数据资料，实现纸质档案与数据档案并存，根据需要通过电子信息查阅相关内容，这样既方便利用者又提高了档案管理工作的效率和质量。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

［1］中共沧州市委组织部.干部人事档案核查手册[Z].2010.

［2］中共河北省委组织部.河北省干部人事档案专项核查政治工作政策选编[Z].2010.