试析信息化条件下如何改进档案管理工作

2013-08-15 00:46夏彦忠
黑龙江史志 2013年9期
关键词:档案管理信息化管理

夏彦忠

(甘南县规划处 黑龙江 齐齐哈尔 162100)

新世纪以来,信息化时代的到来和科学技术的迅速发展,促使了人类社会的转变和改革。当前,人类社会正在从工业社会向着信息化社会转变和迈进,信息技术在当前社会生活中所发挥的作用越来越明显和重大,可以说是推动社会经济发展的基础资源。与此同时,在目前的信息化时代发展中,信息作为社会经济发展首要资源的同时对于企业经济发展也性后曾一定的影响,同时其中也存在着一定的问题和缺陷,成为业内人士关注和重视的首要环节。档案作为社会发展的主要记录载体,对其实现信息化管理可谓是社会发展的必然趋势,也是未来经济体制得以完善和优化的关键所在。

一、档案管理概述

随着信息化时代的发展和到来,传统的档案管理技术和方式早已无法满足数字化社会发展需要,基于此,档案管理工作越来越受到人们的关注和重视,成为现代化档案管理工作的核心环节和问题。电子档案作为当前档案管理工作的主要方式,其发展给档案管理工作而言是一种转变,也是一种基于和挑战。因此在目前的工作中,我们该如何做好相关档案管理工作越来越受到人们的关注和重视,成为整个社会发展中最受关注和重视的工作环节。

1.档案信息化概念

档案信息化也就是我们目前常说的电子档案,电子档案是与传统纸质档案相对应的一种档案体系,是基于传统的档案管理为基础形成的一套新型的管理措施和方式,是通过将档案内容存储的计算机磁盘、软件和相关的移动设备之中的一种管理措施和方式,是一种利用互联网技术、电子技术为主的图像、文件、声音等集合体,其在管理的过程中是以虚拟档案为主的管理措施和管理模式,也是现代化档案管理工作中最受人们关注和重视的环节,也是现代化档案管理工作中最受人们关注和重视的方式。

2.档案特点

在目前的电子档案管理工作中,需要根据档案应有的特点来进行总结和归纳,从而实现一套系统化、综合化的管理措施和管理模式,进而满足档案管理和应用需要。经过多年工作总结和归纳得出,目前的电子档案管理工作中,其主要的特点有:首先、电子档案在应用的过程中是一种非人工直接识别和读取的信息模式;其次其信息存储有着高密集性和高密度性,档案的体积小、保存管理方便;再次,档案信息与各种载体之间是一种可分离的性能,也是多种媒体信息相互促进和综合采用的一种形式。

二、档案管理信息化改进要点

在目前的社会发展中,随着档案事业和社会信息技术的飞速发展,各种新理念、新流程不断的涌现了出来,成为整个社会发展的关键所在。档案作为记录社会生产中各事项的主要载体和记录依据,也是日后相关工作人员信息索取的主要基础,因此在目前的管理工作中对其优化和完善十分关键,也是整个社会发展中最受人们关注和重视的工作环节和工作模式。

1.转变档案管理方式

在传统的档案管理工作中,由于档案媒介和档案基础都是以纸质、照片、录音和图像等作为主要载体的,因此在档案管理工作中对于这些档案管理而言至关重要,同时在管理的过程中更是从多个角度去入手分析和总结的过程。同时在档案管理模式中,则是利用手工、人工亲手亲为的方式对档案材料进行管理、整理、收集、鉴定和保管的一种综合性管理措施和工作模式,其在管理工作中存在着工作量大、工作步骤繁琐、工作流程繁杂的特点,因此在目前的档案管理工作中成为人们改善和研究的要点。同时这种管理方式在应用的过程中管理效率低、人员劳动量大、搜索能力低,因此在工作中采用信息技术为主的管理模式对其优化和完善十分关键。随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前,档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。

2.建立有效的信息系统,充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统,为此,档案管理部门要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使之适应档案信息管理的需要;其次,依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。

在电子档案使用过程中,首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展,电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中,由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统,不能实现系统间的直接链接,目前无法保证电子文件元数据完整归档,多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因,影响了档案的完整性、可靠性,从而影响了档案的真实性。

3.在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用,新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现,提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

三、结束语

总之,在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念,改变传统的档案管理模式,就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统,使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求,为经济建设和社会发展服务,为建设具有国际竞争力的技术服务公司服务。

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