档案的电子化管理研究

文/吉林省保护开发区管理委员会池北管委会办公室 孙志玲

一、前言

近年来，我国档案事业正逐步朝电子化方向发展，《电子签名法》的颁布证明了我国档案电子化建设取得了巨大进步①。随着档案资源开发程度不断加深，电子化基础建设不断完善，档案管理工作也从手动管理转变为计算机管理，其管理目的、管理内容、管理方式等方面都发生了巨大变化。因此，进行档案的电子化管理具有十分重要的意义。

二、档案电子化管理措施

（一）建立完善的管理制度

由于电子化管理与纸质管理存在较大的差别，以往的管理制度已经无法满足现在的管理需求，必须根据电子化档案的特点制定相应的管理制度。统一规划档案管理和文件管理，使二者能够同步；规范电子档案的收集、制作、归档的方法与流程，制定科学、统一的管理标准；实行专人负责制，做好分类归档工作，并定期进行整理，以确保档案资料的完整性，避免档案资料因工作移交、计算机更换、机构改革等原因移散；电子档案的接受除了要检查其完整性外，还要鉴定信息内容的真实性、原始性②。

（二）重视档案管理软件的选择

档案管理软件的选择必须具备稳定性高、适应性强等特点，并且符合规范要求。由于工作的特殊性，档案管理软件对品牌的要求不高，也不能随意更新换代，但必须能够适应地方特点，满足工作实际需求，并且能够根据工作需要进行适当升级。随着网络的蓬勃发展，政府的网络化建设也在不断完善，这就要求档案管理软件能够进行网络化操作。然而，目前许多地方的档案管理部门的管理软件仍然为单机版，无法直接进行联网操作，许多信息必须另外使用OA系统进行采集，再通过加装的数据接口实现管理软件与OA系统的连接，实现信息的管理③。一些档案管理部门由于基础设施较为落后，甚至连这项扩展功能都不具备。为了满足档案电子化管理的需求，顺应时代的发展，档案管理部门淘汰传统的网络管理软件及基础设施，推广使用网络化的管理软件，使档案管理能够跟上时代发展的步伐。

（三）注重电子档案信息安全

档案的信息资源收集与开发不可避免会涉及到信息安全问题。为确保电子档案信息的安全，在管理过程中应注意一下几点问题。第一，确保数据库与操作系统安全。定期备份数据库内的信息，必要时进行异地备份，加强用户身份的识别，严格控制数据库的访问，同时提高操作系统的安全级别，避免系统或人为因素对档案信息造成破坏。第二，确保档案管理的网络环境安全。网络为档案管理提供了很大便利，包括档案管理的共享化，共享化属于系统工程，涉及到软件开发、设备选型、扫描录入、档案整理等多方面的内容，由于网络具有开放性的特点，网络的不确定因素繁多，在享受网络为档案管理带来便利的同时，也要提高安全防范意识，确保档案管理的网络环境安全。第三，确保档案内容的保密性。许多档案内容涉及到个人隐私、商业机密甚至是国家安全，一旦外泄会造成十分不良的影响④，这些文件的保密措施必须要十分完善，确保其在对外开放或数字化的时候不会外泄。第四，加强档案类别的管理。注重加强操作及卷内目录管理、档案密级管理、系统环境管理等，从机制上确保电子档案信息安全。

（四）严格控制电子档案的可转换性

电子档案包括签名、印章、字体等，均可根据不同的载体进行转换，且利用计算机功能使转换后的的文件与原件完全一致，这就造成了电子档案的原始性无法保证。为了避免上述问题的发生，在进行电子档案管理时，必须严格控制电子档案的可转换性。通常我们可通过设置文件加密、特定文件加密、更改读取模式等方式限制电子档案的转换⑤。此外，由于计算机系统中的信息可根据需要随意删改，且形成的新文件中无法查找出删改的痕迹，一旦电子档案在没有备份文件的情况下被删改，就很难恢复原样。为确保电子档案的原始性，必须做好备档工作，并对原始文件进行妥善保管。

（五）不断提高工作人员的业务水平

档案的电子化管理对计算机技术及信息技术的依赖性非常大，从某种程度上说，档案的电子化管理水平取决于工作人员对计算机技术及信息技术的掌握水平。从目前的档案管理现状来看，培养一批懂得运用计算机技术及信息技术进行档案管理的人员是实现档案电子化管理的关键。档案管理部门加强管理队伍的建设，使其由单一结构向多元结构转变。应重视工作人员业务培训，一方面，定期展开各种实行的培训，及时补充和更新他们的业务知识。另一方面，引进专业水平高的技术及管理人才，扩充管理队伍。此外，由于档案工作十分繁琐，应人员的职业道德教育，使工作人员具备较强的责任心，切实做好每项工作。

三、结束语

综上所述，档案的电子化管理因结合电子档案的特点进行，充分利用计算机及网络技术，建立完善的管理制度，重视档案管理软件的选择，注重电子档案信息安全，严格控制电子档案的可转换性，不断提高工作人员的业务水平，确保能够向社会提供全面、准确的信息资源，为推动我国档案事业的电子化建设做出贡献。

注释：

①蒋思维,邓军.电子档案管理探讨[J].黑龙江史志,2010,02(06):102-103.

②任桂淑.信息时代的纸质档案管理[J].大众文艺,2011,08,06(07):66-67.

③白莉,张莉英.论学校电子档案的管理[J].黑龙江史志,2010,04(03):37-38.

④马丽婷.保护电子档案问题初探[J].安徽文学(下半月),2010,06(05):76-77.

⑤张洪森,任秀珍.档案数字化建设的实践与思考[J].黑龙江史志,2010,11(15):73-74.