浅议社区档案管理存在的主要问题及对策

文/湖北省襄阳市烈士陵园管理处 吴拥军

社区档案管理工作虽然起步晚，基础差，但经过几年的实践，它已显示出较强的生命力和较大的发展潜力，在促进社区经济和社会发展与进步，提高人民生活水平与质量，扩大基层民主，维护社会稳定，构建和谐社会等方面，发挥了越来越重要的作用。但是，我们也必须清醒地看到，社区档案工作作为新事物，在其发展过程中仍然存在一些不容忽视的困难和问题。

一、现阶段社区档案管理工作现状

“十一五”期间，全国共建成街道社区服务中心3515个，社区服务站44237个，社区综合服务设施覆盖率达50.81%。截至2010年底，全国共有社区居民委员会成员43.9万人，社区公共服务从业人员105.9万人。有507.6万社区居民成为社区志愿者，活跃在社区服务各领域，成为推动社区建设和社区服务的重要力量。社区居民委员会是最基层的群众自治组织，俗话说得好，“麻雀虽小、五脏俱全”，“上面千条线，下面一根针”，方方面面的工作最终都需要社区居委会来给予落实，社区档案的规范化管理就显的日益突出，其重要性与必要性应当引起各级政府的重视。

二、存在的主要问题

现阶段社区档案管理工作存在着许多问题，主要有以下几点：

一是领导对社区档案工作重视程度不够。一些领导对社区档案管理工作存有模糊认识，导致社区档案工作存在着先天不足的现象。在基层有一些管理者对档案管理工作缺乏应有的认识，往往说起来重要、做起来次要、忙起来不要。加之受编制体制等方面制约，大多数的社区没设立独立的档案管理机构，没有实现专职管理，这就容易形成档案管理职责不明、责任不清等现象。

二是社区档案工作制度建设不完善。社区档案工作制度建设存在弱化现象，从而导致档案管理规范化难以落实。有个别单位的档案竟接连几年没有收集整理，更别说按照《档案法》的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了储藏室。

三是社区档案利用率不高，作用得不到充分发挥。社区档案周边服务功能开发不足，以致现有档案难以发挥应有作用。当前社区档案管理人员对档案机构重保管、轻利用，以及对档案资源开发利用下功夫不深，忽略了档案信息服务保障功能的开发，使档案与档案工作失去了“更上一层楼”的机会，从而间接导致社区档案机构工作地位的下降。

四是社区档案管理工作专业化程度不高。社区档案管理工作存在兼职多、缺人手、变动频等特点，导致履行日常档案管理工作职责较难，这就决定了档案管理工作人员有三个特点：一是缺人手。绝大多数社区没有安排专门的工作人员进行档案管理；二是人员变动频繁。一般档案工作1～2年的居多，还有的社区一年人员要变动好几次；三是缺乏专业人才。社区档案管理人员缺乏专业化、职业化。很多工作人员甚至没有经过专业培训就上岗，有的业务刚入门后就被调整了工作岗位，档案管理水平普遍不高。

三、加强社区档案管理工作的对策

档案管理工作同其它工作一样，需要多方面的支持。基层社区应将档案工作单列出来，在列入社区发展总体规划的同时，成立功能完善的档案管理机构，建立健全档案管理规章制度，形成档案管理工作的良好机制，推进社区档案管理工作健康有序发展。

一是要把社区档案管理工作纳入社区发展总体规划中，形成“一盘棋”思想。在社区档案建设中要增加经费上投入，把档案建设开支加入到财政预算，使考核奖励机制更加完善，要使档案建设加入到社会的发展目标层面来评价、考核，从而为社区档案事业又好又快的发展提供保障。

二是在社区的工作议事日程中加入档案管理工作的内容，档案管理机构应该相对独立。档案管理机构在建设的过程中，应该依托上一级主管部门建设的档案管理机构，并安排一名社区负责人担任档案管理工作负责人，同时根据情况从社区人员中选配1名专职管理人员，做到专职专责。

三是要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的社区档案管理工作小环境。在社区档案管理中要保持相对稳定的工作人员岗位，可以通过晋升机会和优厚薪金的方法，加强对人员的岗位吸引力，促进社区档案管理人员的专业化、职业化。

四是要以制度建设为抓手，加快推进社区档案的管理向正规化轨道发展。在社区档案管理工作中，要制定档案工作规范、档案工作人员岗位职责等规章，建立文书处理、档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度。由于社区的档案工作牵扯到方方面面，涉及面广泛，因此在制定规章制度时要对工作中的各个细节做出规定，从而使社区档案的日常管理过程全面实现规范化和制度化。

五是要通过:“管用结合”、“宣教并举”，最大程度地实现档案的价值。在社区档案管理中应当编制检索工具，汇编档案文件、编写参考资料，开展用户需求调查和业务咨询活动，同时开放档案、多渠道提供查询、借阅等利用工作，让“死档案”转化为“活信息”，积极为社区经济和社会发展提供服务。

社区档案管理工作在其发展过程中，不可避免地要产生这样或那样的问题与不足。只要我们坚持实事求的原则，以极端负责任的态度，正视问题的存在，认真剖析其原因，采取行之有效的措施彻底加以解决，社区档案工作定会有美好的明天。