浅析国有煤炭企业档案管理存在的主要问题

文/开滦(集团)有限责任公司唐山社区离退休管理中心 母颖

国有煤炭企业作为市场经济的主体，在经济发展浪潮中为保证竞争优势，进行了从经营战略到档案管理制度的革新，在发展过程中档案制度出现新情况、新问题是不可避免的。尤其是国有煤矿企业在横向联合扩大资源优势的同时产生多种性质的档案，不能与原来的档案良好的衔接；信息化技术与网络技术的提高，提高了档案管理的效率也带来了档案分类的困扰。这对煤炭企业档案管理提出了更高的要求，需要我们在新形势下转变传统的观念、解放思想、勇于创新，运用行之有效的管理方式完善档案管理制度的体系，为煤炭企业后续发展提供有价值的、可行性参考资料。

一、煤矿企业档案管理制度现状与原因分析

国有煤炭企业档案是企业发展过程中客观信息的集合反映，能够为企业后续的科学决策提供信息依据。国有煤炭企业档案管理制度处在一个“缺、乱、散”的状态，造成大量档案的缺失。档案管理制度并非一个固化的状态，需要在时代的发展中不断发掘新情况、采用新办法、解决新问题。随着煤炭市场竞争的不断升级，煤矿企业在进行转产或者上市并购后的新市场形势下，煤矿相关管理人员开始意识到档案管理的价值所在，档案管理的重要性凸现出来，档案管理质量有了提高。

二、煤矿企业档案管理中主要存在的问题

（一）在思想意识上，轻视企业档案管理

国有煤矿企业是国家支柱性产业，领导层多注重煤矿营业额与市场战略的发展，档案管理处于一个散漫的状态，并未将档案管理提上重视高度，造成档案管理工作成为企业发展的附属品。

（二）企业档案管理人员的专业素质欠缺

国有企业因经济体制的原因很多档案管理人员常经由其他管理部门转岗而来，缺乏专业的档案管理知识，不能将传统档案与电子档案管理衔接起来，缺乏档案管理的创新的能力。

（三）企业档案管理缺乏规范的体系

目前煤炭类企业没有煤炭行业专用的档案管理办法煤矿企业的档案管理多是参照《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》，机械的拿来主义缺乏专业的可操作性，缺乏细则性的档案性质分类指导。

三、煤矿企业档案管理的对策

第一，强化档案管理观念。解决问题的动力源泉首先源自于思想意识的提高，首先，煤炭企业的领导阶层要将档案管理置于信息参考的重要地位，将档案作为企业发展中客观历史数据进行分类管理；其次，提高企业员工的档案意识，企业档案能够为员工评定职称、增资调级等切身利益方面提供证据，员工并非档案管理的旁观者；再次，严格企业档案管理出借的规定，提高企业整体对档案的利用率。最后，将档案作为煤炭安全教育、思想教育、业务提升的素材，提高全体员工的档案观念认识，重视档案管理制度的完善与创新发展。

第二，提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理是煤矿企业发展的动态集合，是服务与技术的综合体。煤炭企业应该成立档案领导小组，配备专门的档案管理人员，定期对档案员的业务素质进行培训、考核，加强档案知识的专业技术培训，加强计算机技术、办公自动化技术的培训，发挥档案管理人员的角色动力；建立良好的人才储备计划，吸引综合素质全面的人才加盟企业档案管理体系，释放优秀人才的技术影响力；建立同区域同行业档案管理方法的交流制度，做到取长补短，开拓企业档案管理人员的视野，求实创新，力求新颖性。

第三，建立科学的煤炭企业档案管理规范体系。首先，在企业档案管理的过程方面实现企业档案的流程化，具体制定档案的登记、接收、整理、归档、查阅、借用等工作环节模式，使档案管理具有“流水线”作业的特点；其次，在档案资源利用方面，完善档案形式，按照常规分类和特殊分类相结合的方法对档案设计的图片、声音、录像进行保存，建立归档目录，确保档案的完备性，实现档案资源的资源集合化；再次，建立特殊档案使用制度，按照集中统一管理原则，实现档案的多向化，将历史遗留的档案与现行档案进行衔接，完善档案的历史连贯性，使档案管理不留死角、无遗漏。最后，建立合理的监督、奖励机制，对管理档案过程中故意损毁档案的行为进行严肃处理，对散播涉及企业秘密的档案给予一定的处分，对档案管理具有重大贡献的员工给予精神与物质奖励，激发员工管理档案的积极性。

第四，创新企业档案管理的方法。首先，充分结合使用网络技术和信息化管理优势，投用综合档案管理系统网络技术，建立内部档案的局域网络，制作电子档案，方便查询与搜索，完善档案信息的资源库。其次，开展现代化的档案服务。依托于信息化基础，采用现代化档案管理方式，建立电子档案的主题汇编、级别分类、使用频率分类，实现档案图书馆。可以采用微博、微信、电子信箱等网络方式进行交流服务，提高档案的利用价值。再次，以国有煤炭企业为指导，建立区域煤炭企业的综合信息系统，共享具有典型意义的档案，实现资源的互补利用，建立完备的企业档案管理体系满足煤炭市场发展的需求。

四、结语

国有煤矿企业档案管理具有发展中常见的问题，需要档案管理部门积极实行档案管理的相关策略，实现档案管理系统的现代化与信息化，为企业发展提供齐备的信息参考依据。

[1]荀巨虹.煤矿企业档案管理中存在的问题和对策浅析[J].中国集体经济,2011.

[2]贾金国.煤炭企业档案管理的现状及对策[J].理论研究,2010(10).