浅析办公室工作的优化创新——基于“两级”管理的普通高等学校

文/江苏宿迁学院 徐权

经济社会的不断进步，社会主义市场经济体制的逐步完善以及我国高等教育的蓬勃发展，这些都对高校的教育教学、人才培养以及队伍建设等方面提出了新的要求、新的目标。而要适应这些新的形势，就需要我们不断地更新高等教育的管理思想，不断优化管理理念。高等教育的管理具体到高校的管理，就是高校如何实现自己的发展目标所采取的一种手段。而在目前国内大学，大多采用“两级”管理的模式，即校办公室管理与学院办公室管理。人类进入文明社会以来，我们社会中的一部分成员就逐步脱离了田野和山林，进入了被称为“办公室”的活动空间，并且我们还要用大半生的时间与办公室为伴——这里成为了我们办公室工作人员的处所和谋生的舞台。①而对于高校的办公室由于社会地位的不同以及在社会上承担的角色不同，天然的充当学校内部以及与社会交往的“桥梁”②。为了提高工作效率和学校的生存质量，作为办公室工作人员必须熟悉办公室业务，不断的优化工作机制，从而推进学校各项事业的发展。

在现实表现中，学院一级的办公室在高校教育教学管理中显得最直接，其服务对象也比较特殊、综合性也比较强、工作量也比较大，对工作人员特别是服务意识都比较高。在高等教育进入大众化阶段，面临的新形势、新挑战，也给我们高校的管理提出了新的课题，本文旨在研究在新时期，作为二级管理的学院办公室如何优化工作机制，更好的发挥学校与学院间的桥梁纽带作用，从而推动学校各项事业的发展。

一、高校学院办公室工作的重要性

（一）服务的重要性

学院办公室在实际的工作中，一个突出的工作职能就是服务。主要表现在服务于不同的对象。作为二级管理的办公室，服务的第一对象就是领导。这里说的领导不仅是学校的领导，更为直接的却是学院的领导，因为学校层面的领导只是偶尔会直接布置任务给下一级管理部门，通常会直接传达给学院的负责人。所以一定意义上，学院办公室服务的领导对象主要就是学院的负责人。事实上，学院的负责人他们不会针对学院具体工作都能事事亲躬,每件事情都会掌握的那么详细。而作为办公室则需要对自己所在的学院情况都能了解，并能够做到在协助学院领导处理好本部门的日常事务的同时,还要能够及时地将学院的各方情况全面、准确、及时的反馈给领导,为学院领导对整个学校特别是本部门的科学决策提供必要的信息和依据,使办公室成为学院领导的思想的来源和行动上的依据。③当然这就需要办公室在平时就能熟悉业务、熟悉本部门的情况，同时还要会科学的及时收集有用的信息，还要学会整理。二是服务学院的教学、学生工作。在高校教学是中心，而具体执行学校教学管理任务最直接的就是作为与师生接触的学院办公室，学院办公室要事先征求教师的意见进行合理的规划各门课程教学大纲、教学计划、教学进度以及实习、实训的安排，有时办公室还要主动联系建立校外实习基地等工作。学生工作与教学工作是相互相成的，因此学院办公室还要协助学生工作人员一起做好学生的思想教育工作，参与组织和管理学生社团等工作，积极做好后勤保障,确保学院教学、学生工作的正常有序。三是服务全学院师生员工。面对全体学院师生员工，办公室首先就要牢固树立“以人为本、热情待人”的服务思想,需要切实的以学院教师和学生为本,以服务先行的理念来严格要求自己,从教师和学生的客观实际需要出发,努力做到有求必应,尽心尽力为教师和学生提供优质服务。

（二）管理的重要性

可以说学院是高校教学、科研及管理任务的具体承担者。学院领导也大都除了是学院的行政主管,也还是学校学科或学术带头人,有很重的科研任务,他们工作忙、任务重、压力往往也比较大,因此很大程度上，他们在行政管理工作中投入的精力也不会太多。而学院办公室作为学院的行政管理机构和学院领导的主要助手,需要协助、配合学院领导做好学院的日常行政管理工作，才能使得部门的工作顺利的开展。从而也就使得院办公室的管理工作涉及面也很多，并且很多事情也是代表着学院领导在管理和实施。就目前情况来看，主要包括日常事务管理、教学管理和学生管理等,而这些日常性的行政管理工作也基本上是院(系)正常运行的基础。所以,在日常工作中,学院办公室承担了管理者角色，这就需要工作人员须以主人翁的姿态切实做好学院的日常行政管理工作。

（三）协调的重要性

在现实的日常工作生活中,人与人之间的交流与沟通，往往会存在着这样、那样的问题和矛盾。作为管理与服务、纽带角色定位的学院办公室在日常的工作中也就难免会遇到各式各样的问题和矛盾，这就需要办公室能够合理的应付和处理这些矛盾。如在现实教学中会出现课堂上教师与学生由于处理方式不同产生的问题；教师在申请课题或者排课过程中产生意见分歧；涉及各类评奖评优产生的矛盾以及各种利益碰撞，等等。此时学院办公室就应该针对实际情况作出判断、分析最后还要合理的解决问题和矛盾，建设和谐的学院大家庭。同时学院办公室还应有处理突发事件的本领,在遇到突发事件是能够冷静果断的作出科学的判断，并积极协调解决问题。当然在现实生活中，我们的学院办公室还应该能够对学院潜在的问题、不良的苗头有强烈的敏感性,及时发现、及时疏导、及时化解，为整个学校的发展奠定良好的外部环境。

二、高校学院办公室工作中出现的新要求

（一）信息化的飞速发展要求学院办公室能够及时的更新工作方式

信息化的发展、“无纸化办公”、创建节约型社会，这些都要求，办公室在处理一般事务以及信息时，都应该学会使用最新的手段和方法，同时应该为推进节约型社会建设作出贡献。如今我们的教育系统在处理简单的文件时还是采用的是纸质文件办理，有的时候会造成资源上的浪费，并且有的时候也会带来事务处理上的时效问题。要想短时间内让办公室特别是高校学院办公室掌握最新的信息化处理手段，如无纸化办公、电子政务等还是一个值得研究的课题。

（二）高等教育的发展，促进了各高校招生规模的变化，特别是进入了中国高等教育的大众化阶段

高校学生人数、结构等方面都发生了很大的变化。如高校招生人数的增加，分数层次的变化以及院校的增多，都导致在高校的管理中面临着新的问题，特别是直接与学生接触的二级管理的办公室，他们面对的学生比之以往可能人数上会增多，还有年龄也会有比之前偏小的趋势，再加上目前家长、社会对孩子的教育方式的变化，都会给管理带来一定的难度。学院办公室所面临的的工作对象更加复杂，因此这些也是办公室需要尽快适应的工作。

（三）高校自身发展也面临着新的挑战

可以说，大到国家、全社会以及某一行业，改革是历史潮流，没有改革就不能进步不能健康的发展。④而改革在我国的高等教育领域则表现的尤为重要。高等教育的特殊性就带来了自身发展必须与社会的发展相互相成。某种意义上说，高等教育的发展程度也影响着整个社会的文明程度，会对社会的发展发生很大的影响。而作为高等教育的管理部门办公室，在承担参谋作用的时候，就必须考虑到高等教育的特殊性所承担的社会角色，从而要去适应社会发展给予高校所带来的某种程度的压力或者说是影响。同时作为直接与师生接触的高校学院办公室在实际工作更需要不断的改革创新，面对不同时期的不同情况采取科学的处理方法。

三、高校学院办公室工作机制优化的建议

（一）学院办公室人员方面

1.“知人善任”。也就是根据每个人的不同情况，实施不同的分配和管理，尽量做好因需设岗，谋求人与事之间的一致性，做到事得其才，才尽其用。在办公室工作的人员，每一个人的个性特点、素养以及学识能力都不一样，就需要我们根据办公室的特点特别是各自分工的不同，合理的安排工作人员的岗位，即找到每一个人的最佳定位，力求将每一个人的才华和能力发挥到极致。⑤特别是针对学院办公室工作人员，由于经常接触学生和老师，并且事情也比较繁多杂乱，势必需要工作人员能够适应工作对象的特殊性要求。现实生活中还表现在需要根据领导的个性特点、工作习惯来配备秘书。历史和现实都表明，领导因经历、学识、素养、气质的不同，其个性、工作习惯等都会有一定的差异，这同样也需要因人制宜，配置得当。

2.强化学习，提升个人素养。所谓素养，就是指工作人员在实际工作中所具有的意识，各种行为中较为稳定的一种属性。首先就表现在职业道德上，学院办公室工作的人员因为工作对象大都是老师和学生，并且大多数时间也都在学校象牙塔度过，这就要求工作人员能够掌握与老师、学生进行交流的独特的方式方法，而且还需要具有相应层次的文化水平，否则在工作中就会处于被动。因此学院办公室工作人员就应该由技能型向学术型或者学者型转变，即不能满足与只掌握办公活动的基本程序、基本方法和基本技能，而是要学会与老师和学生进行学术交流和探讨；由静态型向动态型转变，即不能满足于坐在办公室等待事务的处理，按照老常规处理问题，而是应该经常深入教学，走进课堂，倾听师生的心声，不断的更新管理理念，切实为教育教学服务。同时，作为学院办公室人员还应具有较强的业务能力，能够具有较强的办事能力、交际能力和表达能力以及具体的操作能力。

（二）学院办公室管理体制方面

1.优化考核机制。在办公室管理中，由于工作的性质，有时候很难对从事办公室工作的人员进行定性或者定量考核，特别是在高校学院办公室中更难进行考核。由于每一个人我们都实行定岗设置，因此我们应该基本上采用一种目标考核的方法，并且从定量、定性两个方面共同来进行考核来提高工作实效。⑥在实际工作中，根据各自岗位科学的制定考核方法以及考核内容，但是在实际操作中要特别的强调要以人为本，切不可那政策，考核制度来压人，那样是不符合实际的，也是不科学的。当然在实际考核中也可以在最后评定考核成绩时，采取办公室人员内部自评、同行测评以及师生代表评议来综合考虑，这样会变得更加科学一点，也体现出考核制度的合理化和人性化。

2.优化管理环境，提升办公室管理效能。办公室作为社会组织的内部机构，是与外界保持密切联系的系统。而高校的办公室在处理内外关系时所形成的一种独有的管理环境对整个学校的发展都有着很重要的影响。例如:有的学校管理环境比较轻松、有的学校管理环境比较严谨甚至是很严肃。这些都会对学校整个的人文气息以及风格产生一定的影响。而这些影响就集中表现在从事办公室工作的人员身上，因此塑造良好的管理环境在高校管理中也显得尤为重要。作为基层的管理机构，学院办公室就更能直接的反映出管理环境，有可能对真个学校的发展产生积极或者消极的影响。在实际的工作中，作为学院办公室就要把握好管理环境度的问题，应该根据工作对象是老师和学生这样的特殊性，合理的规划或者表现管理环境要素。例如我们平时说话的用语，因为是高校就应该讲普通话，对老师和学生就应该允许学术讨论自由，而不能呆板的教条，一味的从管理或者制度的执行力方面来武断处理。因此高校学院办公室管理环境应根据高校以及师生特点科学的设定。

3.优化办公室信息机制。当今世界，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。在新的技术革命中，信息既是新技术革命的起点，又是人类从工业化社会走向信息化社会的动力和桥梁。⑦信息在高校管理中主要体现在办公室的管理职能上，而作为基层的学院办公室则更应该从事信息的管理工作，充分做好信息收集、分析、处理以及反馈等工作，给学校、学院领导、任课教师、学生提供对等的、优质的信息服务。这就需要学院办公室在常规工作中及时做好师生信息的收集、等级、筛选以及分析等工作，并且要做到信息加工和提炼，得出科学的信息预判，这样才能为学校提供最准确的信息服务。

总之，在实际的学院办公室工作中，还应始终坚持一种创新的精神。创新是一个民族进步灵魂，也是一个国家兴旺发达的不竭动力。而高等教育的发展程度一定程度上影响着整个社会的文明程度以及社会的进步，因此创新在高校更为显得重要，而这些创新理念和思想要靠高校的管理来具体体现，因此在实际的生活中，作为基层的管理机构，学院办公室应该不断的改革创新，做好领导的“助听器”、“智囊团”和“执行军”⑧，不断的寻求新的管理理念，特别是在实际工作中，从管理和服务两方面加强创新能力培养，以提高工作质量和效益，从而推进学校的各项事业的快速发展。

注释:

①⑦胡鸿杰,马仁杰,魏芬.办公室管理[M].合肥:安徽大学出版社,2005.1,208.

②⑥谢安邦,唐安国,戚业国.中国高等教育教育研究新进展[M].上海:华东师范大学出版社,2005,845,963.

③⑤王德.怎样当好办公室主任[M].北京:中国人事出版社,2010.54.84.

④曲明贵.新形势下高等学校行政管理工作探讨[J].教学研究,2007,(3).

⑧李庭.党委秘书如何当好领导身边人[J].办公室业务,2013,(5).