人事档案管理存在的问题及建议浅谈

文/延边红十字中心血站 崔英姬

一、人事档案管理存在的问题

（一）人事档案内容失真，质量不高

当前许多单位的人事档案内容缺乏利用价值，其人事档案材料空洞、形式性的多、实际性的少，反应个人经历、学历、政治面貌等一般情况多，反映业务能力、技术专长的少，反映过去情况的多，反映当前情况的少，尤其一些材料定性结论多，定量描述少，霍志江有点，避谈缺点。内容空乏，而且许多档案材料存在前后不符的现象，甚至个别干部的入党、入团时间前后不一致，基础学历越来越高。

（二）档案材料不齐全，收集力度不够

由于收集档案工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集档案工作被动、不及时，材料也不全面，而且一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，有时只将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档。甚至有些单位的人事部门只注重收集单位领导及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象，这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

（三）人事档案管理的信息化程度不高，管理方式落后

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，甚至有些单位人事档案工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类，信息化水平比较低，这些问题存在不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

二、人事档案管理的建议

（一）完善档案管理制度

进一步规范档案资料管理，实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理，以及档案的日常保管、借阅、利用，都制定一套严格的制度。

（二）加强领导，提高档案工作重要性的认识

建立档案领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，同时，按照人事档案达标的要求，制定和完善人事档案管理的整体规划，是档案工作顺利进行。

（三）注重人事档案的收集，提高人事档案质量

随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革，考察、考核、学历、各种培训、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集，带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料。认真整理、细致鉴别，做到取之有据，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整，手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（四）提高人事档案管理人员的素质

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规、用新的人事工作知识武装头脑、开阔眼界、指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求，同事，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。

（五）加强人事档案管理信息化

把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。是实现整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需要日渐增强的客观需求。要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者，又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高了档案的利用率。

（六）加大对硬件设施的投入，进一步夯实人事档案工作基础

按照人事档案管理规定、标准，配置足够面积的档案室、阅览室、微机室、档案柜、电脑、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施，搞好通风、采光、防火器、防潮等配套保护措施。

通过人事档案管理工作的不断完善，使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

[1]方堃.浅谈人事档案管理工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案,2011(3).

[2]王玉萍.信息化时代背景下人事档案管理现状与对策浅谈——以甘肃人事档案管理为例[J].中国城市经济,2011(18).