浅析我国档案信息化建设的现状及问题对策

文/山东理工大学科技信息研究所 付秀颖 孙绍慧

一、引言

随着社会的发展，信息化技术已经影响到我们社会生活的各个方面，随着计算机网络信息技术已应用到社会各层面的管理事业中，我国档案信息化建设也显示出强劲的发展势头。档案信息化即在档案管理中，以信息科学技术为基础，以档案信息的资源化为发展方向，以实现档案信息资源共享为目的的档案管理活动。我国的许多省市已经把信息化建设作为档案事业管理的重要组成部分。

二、我国档案信息化建设取得的成绩

（一）各地档案信息化建设普遍开展

近些年来，各地政府相关部门逐渐对档案信息化建设工作进行部署，并且做出了一定的成绩。随着我国开通了国家档案局网站，在我国的各个地区都相继采取了相应的措施，档案信息建设工作开展的如火如荼，就目前情况看，我们可以在我国不同的档案信息网站中找到几千万条公开的档案目录。在我国的许多机关事业单位的档案馆已经建立了档案信息网站和局域网，在许多地区，档案数字化工作也取得了很理想的进展。

（二）档案信息化建设对政务信息公开的推进起到了一定作用

在档案信息化建设过程中，各地区的档案管理部门在电子政务建设工作方面热情高涨，他们都在努力把档案信息化建设作为发展当地经济、改善当地民生的重要工作之一。在档案信息化建设大潮的影响下，许多地区投入了大量的资金来建设档案信息化工程，如长春市档案信息网络工程，青岛市数字档案馆工程等。

（三）全国档案信息化环境得到改善

档案信息化环境包括软件环境、硬件环境、档案信息资源和人才等方面。在软件方面，相关的政策法规进一步健全，相关部门的档案信息化意识也有了大幅度的提高。在硬件方面，国内很多地区的档案馆建立了档案信息网站，也有许多档案馆建立了相应的局域网络。在档案信息化建设过程中，档案信息资源结构也有所改善，相关方面的人才不论在数量和质量方面都有所增加。

三、我国档案信息化建设中存在的问题

（一）档案信息化建设缺少规划

在国内，各个地区的档案系统联系性和统一性较差，这不利于国家对全国的档案信息工作作统一安排，很多地区的档案管理部门在档案信息化建设规划中目标不清晰、目光短浅，通常只是想着解决一些眼前的问题。全国的档案信息化建设没有运用统一的标准，各个地方的档案信息管理部门只是顾及自身的档案信息建设，缺乏与其他地区的联系和交流，这给全国的一些档案的传输和接收工作带来许多负面影响。

（二）档案信息化在电子政务中的重要地位与作用未充分显示

当前在网络散播的信息中，政府掌握着八成的信息，而政府又把大量的信息放在档案里。档案信息化建设有利于政府信息的公开，有利于推动我国档案管理工作的发展。但是目前在国内，档案信息化在电子政务中的地位还不太凸显，相关部门还没有采取相应的措施以开发利用政府的信息资源。在我国的档案信息建设中，出现的问题还有数字档案资源结构不合理，档案信息化专门人才缺乏，档案信息化立法和规范化管理体系不健全等。

四、档案信息化建设应采取的对策

（一）档案信息化建设要统一原则、统一规划

为了有效的开展我国档案信息化建设工作，在建设过程中，要统一规范、统一规划、统一标准，加强不同地区的联系，改变原来的各干各的情况。使得我国的档案信息资源能够被有效的整合，以达到档案信息资源共享的目的。在档案信息建设过程中，相关部门要努力认清档案信息建设工作的特点及其原则，努力的将各项工作做好。

（二）调整馆藏结构，加快数字档案馆建设

在档案信息化建设中，要加快数字档案馆的建设，合理对馆藏结构进行调整，努力充实数字档案馆藏，使馆藏档案信息数字化的进程加快，使馆藏数字化信息的数量不断增加。数字档案馆要整合各方面的信息，并建立相应的信息数据库，然后利用各种网络平台实现我国档案信息资源的共享。在数字档案馆的建设中，要努力克服传统档案管理的弊端，在信息方面服务方面，提供更高质量的服务。

（三）档案信息化建设必须与电子政务结合起来

对电子政务建设来说，档案信息资源是重要的公共信息资源。在档案信息化建设中，应该把档案信息资源的开发利用作为电子政务的一部分，应该将我国的档案信息化建设工作融入到电子政务的建设中。在档案建设过程中，要加强与电子政务部门的联系，统一进行信息化建设，使信息化建设的工作能够有效开展。

五、结语

档案信息化建设工作是一项巨大的工程，在档案信息化建设中，各个地区各个部门之间要加强联系，共同努力，不断地的探索研究，以高度的职业责任感去对待档案信息化建设工作，使档案信息化建设工作能够有效进行。

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