计算机信息存储系统的应用管理

朱静怡

（合肥工业大学 管理学院，安徽 合肥 230009）

办公自动化初期采用了人工处理信息的方式，此种操作不仅效率低下，且录入的数据容易出现各种错误，误导了其它部门的事务办公决策.计算机应用技术融入日常办公之后，开创了办公自动化系统作为支撑，设计信息存储系统更是提供了优越的数据信息处理平台.不仅要借助信息存储系统完善自动化办公体系，还要强化信息系统的应用管理力度，使其更好地服务于企业信息化建设.

1 信息丢失的不利影响

数据信息是企业从事经营规划的关键性资源，其涉及到产品销售、客户信息、营销策划等多个方面的内容，利用好信息资料有助于经营者执行科学的市场战略.相反，数据信息丢失也会给企业带来较大的经济损失，破坏了原先制定的经营秩序.以客户信息为例，客户是产品供应及销售的主要对象，客户资源则是创造收益的重要条件.丢失客户信息导致产品失去了销售渠道，产品滞销后引起了诸多不良反应，如图1，严重影响了内部的生产与销售模式.

图1 客户信息丢失的不良反应

我国市场经济进入了新一轮的变革趋势，以信息科技为支撑的办公自动化系统应用更加广泛，这在很大程度上解决了传统经营模式的不足.针对企业办公信息丢失造成的不利影响，经营者应建立技术开发小组，研发出全新的信息存储系统辅助管理.

2 新型存储系统的应用优势

2011年经济报告显示，我国约50%-60%的中小企业及80%-90%的大型企业实现了办公自动化，各个行业均开始以计算机设备为中心建立自动办公系统.经过一段时间的营运，凭借计算机信息系统调控作用的发挥，无论是生产型或营销型企业企业实现了17.4%左右的收益增长幅度；其中，以信息科技为核心的新兴产业收益增长幅度最高达30%.行业数据充分说明了计算机办公系统的应用价值，创建信息存储系统在效益创收过程中发挥了极大的作用.

2.1 安全性

信息存储系统并非单一的存储器控制，同时也配备了专用的信息检测系统，由办公人员执行存储指令后自动运行，从而提高了信息存储的安全系数.数据库存储功能的应用，其常作为大量信息录入存储的仓库，办公期间产生的任何数据都可存储于数据库中[1].如：内部数据库信息使用必须要经过身份认证，登录数据库窗口后输入特定的账户、密码等综合认证，确认管理员身份后才可调用信息资源，这就避免了非管理人员盗用、篡改数据行为的发生.

2.2 交替性

随着经营规模及业务数量的扩大，办公系统每天需要处理的信息量越来越大，信息存储系统承接的任务量更多，这就要求考虑信息存储工作模式的优化转变.新型存储系统具备了较强的交通互换功能，可根据用户数据操作流量的持续增加，自动更新存储系统的应用功能，满足大流量数据处理的使用需求.如：信息存储系统配备了自升级模块，当数据信息流量超过限定标准后，启动自升级方案对存储器容量进行交替更换，及时调配新存储器用以数据的录入.

2.3 自动性

计算机办公模式推广于行业经营，为办公人员提供了广阔的操作平台，信息存储系统作为计算机的组成结构，最显著的功能优势在于存储操作自动化，如图2.手工存储信息需经过多道操作工序，如：收集、校对、运算等，最后以手工书写方式记录信息资源，此种方式不仅耗时长且错误率高.基于计算机平台的信息存储系统，可根据用户指令要求自动完成存储前后的一系列操作，一般仅有少部分文件需手动处理，其它均可通过存储系统自动化完成任务.

图2 信息存储系统的构成

3 计算机存储系统的应用管理

计算机存储系统为企业提供了广阔的办公平台，对经营阶段产生的数据进行自动化处理，方便了数据资源录入与存储的可操作性.计算机信息存储系统需要配备高科技处理装置，特备是在硬件设备上都有严格的要求，否则难以直接体现出新型存储系统的功能优势.另一方面，引入信息存储系统也要求企业投入一笔不小的成本资金，对资金收支调配造成了相应的压力.因此，从系统功能及经营收益角度考虑，必须对信息存储系统实施应用管理决策.

3.1 设备管理

计算机的主存储器不能同时满足存取速度快、存储容量大和成本低的要求，在计算机中必须有速度由慢到快、容量由大到小的多级层次存储器，以最优的控制调度算法和合理的成本，构成具有性能可接受的存储系统，如：FCFS算法按照“先来先服务”的原则，有秩序地对录入数据进行智能处理，保证的数据存储的便捷性.当企业结合办公使用要求建立信息存储系统之后，必须要从软硬件设备强化管理力度，避免设备功能缺陷而影响到系统功能的发挥.

3.2 系统管理

企业信息系统作为一个系统，它可以分解为一组相互关联的子系统，这些子系统各自有起独立的功能，有起其边界，输入与输出，也是存储系统应用管理的重点对象.如：用户按照使用需要分配了主、次系统，对其管理可先拟定控制方案，通过数据端口用主系统对子系统实施调度，灵活地控制数据信息之间的调配，解决子系统运行存在的各种性能隐患，为现代化办公系统提供了良好的运作空间[2].

3.3 用户管理

注重用户信息的管理工作，只有用户使用方便满意的系统才称得上是好的系统，而为一个用户所接受、在实际工作中真正服务于用户的成功的信息系统.计算机信息存储系统管理时，要联系具体的客户作为参考，从最初的总体规划的制定，到系统分析、系统设计，以及最后的系统实施的全过程，都需要用户与系统开发人员的真诚合作，这对提升信息存储系统的功能价值大有帮助.一般情况下，信息存储系统管理首先考虑用户信息的存储要求，如：选用客户关系管理（CRM）软件，该软件根据客户群完成定位处理，改善了数据处理的运算效率.

3.4 开发管理

企业信息系统的战略规划是非常重要的，应当严格控制系统的开发流程，如图3.严格区分企业信息系统开发工作的阶段性，每个阶段必须规定明确的任务，提供相应的文档资料，作为下一个阶段的依据，这些原则都是企业信息系统的开发过程中所积累的工作经验和教训[3].例如，产品信息存储系统在应用阶段，要考虑新产品信息的录入与存储，选用多功能存储器作为管理工具，对产品信息的研发、销售、成本、质量等数据自动化处理，也为存储系统的管理工作提供便捷.

图3 系统开发的流程

3.5 检修管理

伴随着经营规模的扩大发展，企业办公系统需要处理的信息数量、信息内容均变得更加复杂化，信息存储系统软硬件设施承当的工作荷载更高，设备故障率也有明显的增加[4].因此，日常检修工作也是信息存储系统应用管理的重要内容，应安排计算机技术人员定期对办公系统进行检修.主要检修内容：一是故障方面，检查存储器在功能使用方面是否存在异常，如：内存量是否配套等，做好软硬件设施的连接管理；二是更新方面，必要时应更换高配置存储器调整系统，增强其存储信息的使用功能.

4 结论

总之，新科技系统引入产业经营，在为经营者提供诸多便捷操作的过程中，也面临着诸多管理方面的困境，处理不当亦会对企业发展造成许多不利影响.实现办公自动化工作模式，必须注重信息存储系统的应用管理，带动日常办公效率的全面提升.

〔1〕朱云霞.谈企业实现办公自动化是行业发展的趋势[J].计算机应用技术，2011，16（3）：22-24.

〔2〕陈庆.计算机信息存储系统应用期间的管理研究[J].计算机时代，2010，30（16）：43-45.

〔3〕王军平.新时代计算机办公模式推广的必要性[J].中国科技信息，2011，29（5）：15-17.

〔4〕李明.信息存储系统应用阶段的综合管理方案[J].管理观察，2011，32（7）：49-51.