浅谈南水北调工程建设管理文书工作

于云

【摘 要】概括介绍了南水北调工程建设管理文书工作的方法及经验，总结了自身从事文书工作的感悟和领会，对比了现代化文书管理工作和以往文书管理工作的优越性。

【关键词】南水北调；建设管理；文书工作

文书工作的历史源远流长，自秦汉开始，封建文书制度就逐渐建立和完备，后来经过多次文书工作改革，直至演变成今天大家都知道的文书。虽然有不少关于文书和文书工作的论著，但是个人认为，文书工作是一份实践性很强的工作，从事文书工作的人需要根据工作实际情况在实践中慢慢探索、慢慢积累经验之后才能运用科学的思维方法使文书工作更好地为大家服务，尤其是工程建设管理文书工作，更需要对工程的全面了解及建立创新模式管理。

根据我从事工程建设管理文书的工作经验，浅谈一下南水北调工程建设管理文书工作。

1.工程建设管理文书工作的基本要求

工程建设管理文书工作的基本要求是实事求是、规范统一、安全保密、准确及时。

实事求是是文书工作的根本前提，规范统一是文书工作应坚持的基本原则，安全保密是文书工作的最基本的要求，准确及时是对文书工作提出的准确、严密、高效率的全面质量要求。

2.工程建设管理文书的主要对象是工程建设管理文件，包括文件的制发、收办和管理

2.1文件的制发包括拟稿、核稿、审签、印制等程序

拟稿即根据工程建设的需要，就某一问题起草文件，一般坚持一事一文的原则。要正确表述所要解决的问题、简洁明了、开门见山，选择正确的公文形式。公文起草完毕之后需要领导审核然后签发，如果公文内容涉及多个部门则需要其他部门会签完毕之后再签发，签发后的公文需要编号印发，然后分发。

2.2文件的收办顾名思义就是公文的收取和办理

收取公文之后应先进行登记，然后进行分流筛选，将需要办理的文件根据内容和领导同志的分工分送领导同志进行批示；然后再按照部门职能分工，直接注请有关部门办理。

2.3文件的管理

要做好南水北调工程建设管理文书工作，首先要对南水北调工程了解，我对文件的分类整理分为几个方面：

第一根据文件的年度。

每一年度的的文件都单独存放，这样查找的时候先查年度，再有年度查到盒子，最后查到文件这样由大到小非常方便。

第二根据编号、内容进行分类。

每一年的文件进一步细化分为南水北调东线山东干线公司发文、山东省南水北调工程建设管理局发文、建设管理处办理文件、国务院南水北调办来文文件、安全生产文件、会议纪要、会议通知等几大类，根据需要另行增加。

干线公司发文主要内容为本年度工程部印发的文件及收到的部分其他部门文件。2004年9月，山东省南水北调工程建设管理局发文《山东省南水北调工程建设管理局关于规范发文文号的通知》（鲁调水局办字【2004】17号）规范了省指挥部、省南水北调局、干线责任公司筹备领导小组及干线责任公司的发文文号，其中干线责任公司的文号格式为“鲁调水企字【20××】×号”。2008年4月，南水北调山东干线公司参照《国家行政机关公文处理办法》，结合南水北调山东干线有限责任公司实际，下发了《关于规范各部（办、直属机构）发文文号的通知》（鲁调水企字【2008】40号），进一步规范并细化了干线公司的发文文号。

文号格式主要为鲁调水企×字【20××】×号。

比如2012年南水北调东线山东干线公司工程部发的20号文件，文号即为鲁调水企工字【2012】20号。

建管局发文主要内容为本年度建管处印发的文件及收到的部分其他处室文件。文号格式为“鲁调水×字【20××】×号，意义基本与公司发文文号相同。举个例子，2012年山东段南水北调工程建设管理局建管处发的20号文件，文号即为鲁调水建字【2012】20号。

干线公司发文和建管局发文两种都是按照文件命名顺序进行存档，这样命名和整理之后的文件会变得非常整齐，也方便归档、查找及微机检索。

建设管理处办理文件主要包括建设管理处收办的除国调办以外的文件。其中上级单位发来的文件都统一编号为甲字××号，其他单位来文都统一编号为乙字××号。统一的编号使文件科学规范，井井有条。

国务院南水北调办来文文件是建管处办理文件中单独拿出来的一部分，因为国调办是我们的直管单位，有关工程建设的批复、整改、命令等等文件都由他们直接发文，所以将国调办来的文件单独整理非常方便查询。

安全生产是每个工程建设都要注重的，尤其像南水北调这样史无前例的浩大工程，安全生产更应该是重中之重。各级领导部门，从国务院到水利厅都非常重视，所以将这一块也单独收集整理，以便查阅方便。

会议纪要卷即是收集了一些会议的纪要，包括局党委会议纪要，局长办公会会议纪要，工程建设中需要研究的专题会议纪要等等。

会议通知则是分发和收到的各种会议的通知。

第三根据单项工程进行分类。

目前各个设计单元工程逐渐的完工，根据验收的需要，分别建立了韩庄运河段、济南至引黄济青段、东平湖至南四湖段、鲁北段工程完工验收资料。并按照验收申请、验收通知、验收鉴定书的顺序收纳归档，方便以后档案整理。

对工程建设管理文件进行分类的原则主要是方便查阅。在对文件进行立卷分类的同时，建立了电子档案，如果需要查阅文件的时候，先查电子档案再根据文号查阅纸板文件。

3.工程建设管理文书工作的OA系统

2011年下半年，南水北调工程建设管理的OA办公系统正式启用，OA系统由系统管理员控制，每个人都有自己的用户名和登录密码。系统登陆后设置首页、公文办理、日常办公、动态信息、会议管理、沟通协调、个人事务、帮助等菜单。下面简单说一下每个菜单的内容。

公文办理包括发文办理、收文办理、内部签报、会议纪要、跟踪监控、公文综合查询、传阅记录。个人认为公文办理是整个OA系统的核心。

日常办公包括内部通知、印章管理、计划总结、材料交流、在岗状况维护。

动态信息包括内部情况通报、每周要情、征迁工作情况通报、工程动态、建设管理月报、稽查报告。

会议管理则为会议议题的起草与办理。

协调沟通包括留言条、手机短信、自写短信、私人通讯录、私人短信。个人可以通过此功能发送短信或留言条以催办相关文件。

个人事务包括请假和出差、网上报修、个人常用意见。

帮助为在线帮助等。

4.心得体会

4.1要爱岗敬业，干一行爱一行

从事工程建设文书管理人员应该发挥主观能动性，忠于职守、忠实肯干、干出水平。只有这样才能将文件管的井井有条，文书科室是一个部门的窗户、眼睛，如果一个部门的文书科室乱七八糟，很容易让人质疑这个部门的办事能力及效率，而相反，如果文书科室干净利落、井井有条会给整个部门加分，让人相信这个部门，相信这个部门是个能办事、办实事的部门。

4.2要加强宣传，增加与部门其他同志的沟通

文件是一些很散的东西，有时候将他交给承办人，承办人办完了或者因为事情太多搁置了，这就需要我们文书人员积极的与其沟通以便将文件及时收回存档。要经常提醒大家文件办完后请及时归还，告诉大家文件存档的重要性及其价值意义。

4.3要实施文书管理的现代化

从南水北调工程建设管理的OA办公系统正式启用以来，我确确实实的感受到了现代化工具的便利性。首先大大节省了文件周转时间，提高了办事效率。以前一个文有时需要一个星期才能出来，现在2天就可以成文印发。第二有效控制了文件丢失，现在文件都是通过电子办公，不会存在文件搁置在个人手里以致丢失的现象。第三则是非常方便查阅，以前都是纸质文件，先得查登记再去查档案盒再找到文件，非常繁琐，现在直接输入文号或关键词，文件一目了然。第四，节省空间，纸版文件非常占用空间而且不易保管，如果保管不善，时间长了可能会发霉腐烂，而电子文件则完全不需要考虑这方面的问题。

我们从事文书管理的人员要不断学习新的技术才能与时俱进，将文书工作做的更好。