浅谈医药行业档案管理现代化建设的策略研究

张秀文

【摘 要】随着社会的发展和医疗行业自身的发展，医疗行业的档案资料管理内容和工作内容都发生了极大的变化，传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要。因而，作为储存并提供利用的档案工作，特别是档案管理工作的现代化，其重要性日益显现出来。为此，本文中，主要探究了医疗行业档案资料管理的现代化相关问题，希望能促进档案管理的工作发展。

【关键词】医疗行业；档案管理；现代化；策略

【中图分类号】R169.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0362-01

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行 、管理方法和手段，以达到预期目的 面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。

一、提高人员素质，强化档案管理意识

在医疗企业，特别是小企业，档案管理人员还没有完全实现专业化、规范化的操作，一些档案员素质较低，很多都不是档案专业人士，他们知识结构陈旧，工作思想落后，服务意识较差，对其档案管理工作不能很好的创新和优化，只会按部就班的重复工作。企业对其档案员入口把关不严，进来后也缺乏必要的培训，为此造成人员素质参差不齐，服务意识和责任意识较差。对于医疗行业的档案管理工作来说，由于工作的特殊性、复杂性和多样性，就需要提高档案管理人员的综合素质，不仅要提高他们的业务素质和工作能力，还要提高他们的职业操守和道德品质。作为医疗行业来说，加大教育培训的力度，努力培养素质高、业务精、作风硬的档案工作人员才能应对新形势下档案管理工作的需要。企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理人员应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。在现代社会，要想实现档案管理工作的现代化，需要做好方方面面的工作，但是，作为重要保障的制度建设尤为重要，为此，只有建立规范化的制度才能使得档案工作有章可循，有责遵守，这是优化档案管理的硬性标准。对于档案管理人员来说，还要看重自身的工作，强化档案管理的重要性，要不断的提高自身的品德，注重职业操守的提高。总之，实现档案管理的现代化，首先必须实现档案工作人员的现代化。

二、强化制度建设，实现规范化操作

在现代社会，要想实现档案管理工作的现代化，需要做好方方面面的工作，但是，作为重要保障的制度建设尤为重要，为此，只有建立规范化的制度才能使得档案工作有章可循，有责遵守，这是优化档案管理的硬性标准。在现代管理理念之中，对企业的管理更多的是实现制度的约束，只有有了明确的制度才会让管理活动更科学、更客观、更规范。如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我馆岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。社会实践证明，制度建设是做好各项工作的根本和关键。邓小平同志曾极其不止一次的这样论述过：“制度问题带有根本性、全局性、稳定性和长期性，制度好可以使坏人无法任意横行，制度不好可以使好人无法充分做好事，甚至会走向反面。”这确实充分说明了制度建设的重要性。医疗保险的档案管理制度是规范，是标准，是要求，它明确告诉我们行为的许可或者禁止，对医疗保险的档案管理工作的质量有着直接的影响。制度建设，必须以提高优质的服务，提高优质的工作效率为基础前提，以《档案法》为基本要求，结合实际，制定切合实际的制度。每项制度做到阐述明确，切实可行，依据法律，又具有特色。规章制度要建立起来必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用；档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

三、明确职责，实现档案管理的标准化

实现医疗行业档案管理工作的现代化，不仅仅需要硬件的支持，如先进的工作设备，优越的工作环境，还包括卓越的管理技术和现代化的管理理念，标准化的工作考核。对于企业的档案资料员来说，明确自己的职责也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明确工作目标。企业档案资料管理人员的职责主要是收集企业一切的活动，做好相关的事务记录，收集企业发展的相关信息等，并做好备案，以便所需之时拿出来查阅和利用。企业档案资料管理人员要明确自己职责同时，要在工作中很好的落实自己的职责。工作质量的保障离不开档案资料员对工作资料的汇总和整理，档案资料管理员做好自己的工作是工作质量得到保障的前提。新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。

四、完善人才管理制度，加强人文关怀

对于档案管理工作来说，工作内容复杂，工作环境压抑，很多的企业员工对此存在很大的抱怨，一旦他们从事档案管理工作就消极怠工，觉得没有前途，没有干劲，这就需要我们医疗行业的相关企业，改变现在的人才管理模式，强化档案管理工作的重要性，给与档案管理人员适当的人文关怀。档案管理对于医疗企业来说尤为重要，所以，医疗企业要不断地完善本企业的管理制度，在竞争机制，激励机制等方面给以加强，从而实现企业管理的职业化、专业化。如引进相应的竞争优势，也可以对档案管理人才实行聘用制度，加强他们的竞争意识。同时制定一定的人才业绩评价标准，完善人才流动机制，实现人力资源的合理配置。企业要对档案管理人才的评测手段进行调整，改变单一的评价方式，进一步提高人才引进质量，依据档案管理人员的能力给予相应的资金鼓励，确定合理、实际的人才工资待遇，对那些具有突出贡献的人才给以重奖。另外，在人才的思想素质上，应该及时给以提升的空间，为其发展提供更多的培训和锻炼机会。加强对人才的人文关怀，除了物质上实现公平、合理之外，注重企业对员工的凝聚力和吸引力，让员工在本企业找到归属感，增强他们工作的信心和动力。

参考文献

[1]林祝娥.我国档案管理现代化建设的现状及对策研究[J].兰台世界，2010（4）

[2]宋璐.档案管理现代化问题与对策分析[J].城市建设理论研究，2011（21）