普通高校函授站学籍管理工作中存在的问题及对策

朱玲　段小平

摘要：普通高校的函授站是成人高等教育体系中的一个重要组成部分，是学校实施函授教育教学的主要窗口，在函授生的教学管理方面起到了关键作用。文章对普通高校函授站在学籍管理工作中存在的问题进行探究，进而探寻解决问题的对策，对指导高校函授站做好学籍管理工作具有积极意义。

关键词：高校函授站；学籍管理；问题；对策

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1009-4156{2013）02-094-02

函授教育是成人高等教育的一种重要教育形式，其灵活机动、富有特色、适合成人特点、理论联系实际的办学方式吸引了越来越多的有志之士加入其中。高校与函授站发挥各自优势、挖掘联合办学潜力，有利于共同发展。因函授教育立足本地生源，既能与高校教学资源共享，又能在实践性教学环节上得到当地高校师资和辅导教师的指导。因此，在新形式下普通高校的函授站在为社会培养人才方面有着不可替代的作用。

近年来，函授站的办学规模和教学质量呈下滑趋势，严重影响到成人高等教育的生存和发展。究其原因，除了普通全日制教育扩招带来的生源减少影响，函授站自身教学质量有待提高也是问题的关键。函授站的每一项工作都关系到学生和社会对于成人高等教育教学质量的信心，特别是教育部实行网上新生学籍注册和毕业生学历电子注册以来，学生学籍信息的管理变得非常严格。工作要求的变化，各函授站点所面临的任务也更加艰巨，要求在学籍管理工作中更加细致，学籍工作要坚持以人为本，尽量减少工作失误、切实体现对学生的人文关怀和服务宗旨。

一、目前高校函授站在学籍管理工作中存在的问题

（一）重生源，轻管理

在生源下滑的情况下，部分函授站为了提高自身的经济效益，重招生，轻在校生的管理，工作人员甚至与学生长期无法取得联系，导致学生在学习过程中无法获得课程教学信息和毕业指导信息，学习过程中遇到的问题也无法及时得到辅导答疑或与任课教师和同班同学得不到沟通交流和提高。正因为各函授站长期缺乏跟学生沟通与交流，管理工作无法到位，造成学生对函授点的不满和不信任，无形之中造成了许多的生源流失。

（二）学籍异动多，信息变更不及时

函授生的学籍异动是学籍管理的一个重要方面，它包括函授生专业变更、身份信息变更、学习形式变更、转学、休学等诸多方面，根据中南林业科技大学继续教育学院近几年统计的数据看来，每一年级在校生学籍异动近占总人数的10%左右。这些异动大部分是学生的意愿，但也有部分是函授站工作人员的失误造成的，如报考时学生的专业出错、姓名出错、身份证号码出错等。由于管理不到位，更正不及时，造成很多的异动信息没有及时地修正，从而使学生在毕业时无法进行网上学历注册或者网上学历信息出错等现象，不仅给学籍管理工作带来麻烦，也给学生的正常工作带来不便。

（三）工作不认真，文件不规范

成人高等教育学生学籍管理都是按上级主管部门下达的文件进行管理，也有专门的业务表格，有的函授站在学籍管理工作中不按要求办事，工作人员的工作态度不认真，有的未经允许私自改变有关文件要求填写的相关信息和必须提供的有关材料，工作敷衍塞责。亦有一些函授站的工作人员设按根据上级主管部门或主办学校学籍管理的要求去核对学生信息，或者是核对不仔细，导致学生毕业上网信息有误。

（四）办公软件操作不熟练，缺乏主动思考和学习

目前，学籍的管理工作全部在互联网操作，数据的上报与核实均为电子数据，函授站与高校进行数据汇总与交流时，必须采用统一的格式才能最有效地管理。在数据格式定义、数据输入中，由于数据的庞杂，在输入时难免出现失误，如何熟练掌握数据软件，保障数据输入的准确与快捷，是函授站工作人员亟待掌握的基本技能。以WORD、EXCEL为代表的办公软件的使用，是提交文件申请、消息发布等方面的基本工具，但有些函授站工作人员由于对这两个软件不熟，造成传送文件不规范，从而引起文件内容重复修改。

在学籍管理工作中，高校与函授站工作人员的联系除了正常的通话，还建立了专门的学籍管理QQ群，方便函授站与主办学校、函授站相互之间的交流。但有些函授站的工作人员缺乏主动学习的态度和能力，不主动向兄弟单位和他人学习，对于群中其他函授站工作人员已经提出的问题，仍不断地重复询问。

二、函授站在学籍管理工作中的对策

（一）定期对函授站工作人员进行培训

由于成人高等教育的对象复杂，人员多且具有很大的流动性，各函授站的学籍管理也充满了复杂的因素，每年的学籍管理问题都是层出不穷。因此，加强对函授站工作人员的培训工作非常必要，加强学籍管理中工作人员的主观能动性，提高对学籍管理重要性的认识，强化信息收集操作培训、强化各种必需软件的学习和使用等内容。通过培训首先可以集中传达上级主管部门的有关文件精神，其次对学籍管理中出现的新问题可进行集中交流与学习，提高工作效率，同时各函授站工作人员之间可以相互交流工作和管理经验，相互学习、取长补短。

（二）严把报考关，完善填报信息

在学生报考成人高考时就要严把报名关，对学生的基本信息一定要仔细确认。目前，省考试院规定考生均采用二代身份证扫描报考，可以避免身份证信息出错的问题，但考生其他信息（如电话、联系地址、工作单位等）要求考生本人认真填写并仔细审核，确保在任何时候能保持函授站与考生的信息互通，在报考专业等信息时必须更加慎重，学生确认信息时一定要认真，特别不能犯跨大类报错专业的错误。

（三）加强工作岗位教育，提高工作的主动性和能动性

学籍工作是一项很严谨的工作，一张看似简单的毕业证可以直接影响学生的前途和今后的发展，所以各函授站工作人员对每一个学生的基本信息都要仔细核对确认。学籍管理人员的工作素养，决定了其工作态度，而工作的态度是否端正直接影响了工作效率和学生的满意度，因此不断加强工作人员的岗位教育，提高工作人员工作的主动性和能动性，才能不断地减少工作失误，进一步提高成人高等教育的质量和水平。加大对各函授点学籍管理工作的巡查，必要时可以建立相关的学籍管理工作奖惩体系。

（四）减少学籍管理岗位人员的频繁更换

学籍工作非常烦琐，工作人员要认真、细致、负责，还要有一定的经验，为了工作的严谨和数据的准确性，必须对学籍管理岗位人员的编制减少变动，即使必须要进行人员变动时，也要做好工作交接和培训，必须熟练掌握学籍管理的整个流程和方法。

（五）建立函授点与考生的联系平台

目前，几乎每个考生都有自己的手机或QQ号码，积极地利用现代的交流工具，建立考生和函授站飞信群、短信平台或者QQ群，及时方便地发布教学考试信息或其他通知公告，多样化的联系平台的建立，不仅确保了信息的及时传达，也能减少由于某一联系方式的终端造成的信息不畅。平台的建立能使考生合理地安排自己的时间，也有利于把各函授点学籍管理工作合理安排时间，保障学籍工作能够有条不紊地进行。

（六）建立函授点与主办学校之间的学籍管理平台

由于函授站分布在全国各个地方，信息的及时更新与共享有利于提高办公效率，减少由于文件和数据传输带来的误差。目前，互联网络已经在国内十分地完善，基于互联网的web办公系统也非常地成熟，可以根据成人教育的特点，开发基于Intemet的数据共享平台，各函授站在数据录入时直接将数据保存在服务器中，这样既能减少失误，也能有利于主办学校及时地对数据进行汇总分析。

学籍管理是成人高等教育的重要的关口，函授站是主办学校与学生之间的重要纽带，因此，在成人高等教育中把好函授点学籍管理工作，改革传统落后的学籍管理制度和方式，建立科学、现代化的学籍制度，提高对学籍管理的认识，坚持以人为本的态度推动学籍管理工作，是不断发展成人高等教育的重要措施，也是提高办学质量、提高学生素质、实践科教兴国战略的重要保障。