人事档案管理工作的几点思考

摘 要：人事档案管理工作是组织人事部门培养人才、发现人才、重用人才的重要依据，人事档案是考察和了解干部的重要依据，是考证个人历史和澄清问题的凭证。本文就如何强化人事档案管理意识，建立健全科学、合理的人事档案管理制度，如何加强人事档案管理工作的信息化建设对当代人事管理工作提出了更高的要求。

关键词：人事档案管理；思考

1 人事档案管理工作的必要性

1.1 人事档案为开发和使用人才提供信息

人事档案工作与人才培养，对组织人事部门来讲，已经提到了重要地位。组织人事部门把培养人才、发现人才、重用人才列为重中之重，更加明确了用人事档案来培养、发现、使用人才工作机制。人事档案以它独特的方式记载个人成长过程，是印记史实的信息依据。作为人才信息缩影的人事档案，为组织人事部门进行人才预测、人才培养、制定计划提供信息，充分显示出人事档案工作在人才培养工作中重要和突出的地位和作用。

1.2 人事档案是考察和了解干部的重要依据

要合理使用人，就要了解人，做到知人善任。真正做到知人，就要全面地、历史地了解人。除从组织上直接考核外，还必须查阅人事档案，从德、能、勤、绩等方面进行了解，不但要了解观在，还要了解其过去，从中发现有用人才，以利于在干部使用上把思想品德好、有领导能力，理论水平、业务水平高的优秀人才安排在重要岗位上，以充分发挥其聪明才智。人事档案是反映干部个人历史的见证材料，内容真实可靠，是各级组织人事部门考察了解干部和选人用人的重要依据。

1.3 人事档案是考证个人历史和澄清问题的凭证

人事档案是历史的真凭实据，有法律效用。作为个人档案，它忠实地反映了个人的生平业绩，是个人身份的象征。特别为落实个人政策、平反冤假错案、调整工资、改善生活待遇、确定更改参加工作时间，解决个人历史遗留问题等工作，提供了可靠的线索和凭证，是组织上了解和处理问题的佐证，这一作为已被越来越多的人所认识利用，并从中受益。

2 人事档案管理工作存在的问题

2.1 人事档案管理机制不健全

人才引进和输出不规范，造成人事档案管理混乱。其原因：一是部分单位领导对新时期的人事档案管理认识模糊，重视不够，认为人事部门把人员招进来工作就行了，什么档案不档案都不重要。二是引进人才的职能部门办事敷衍，只要是档案，不管材料齐不齐全，拿回来就行了。三是当事人为“跳槽”满足个人需要“弃档而走”“人档分离”，把档案留在原单位保存，再也不来过问自己档案的事情了。

2.2 人事档案内容缺乏统一性

人事档案内容比较广泛，需要填写的表册很多，有时产生一表与另一表内容不相符现象，有时甚至连重要的出生日期、参加工作时间、入党团时间等内容都填写不一致。再比如“职务”一栏，有时填写行政职务，有时填写党务职务，造成这种情况的原因，一是填写人没有认真对待，在填写档案材料时不严肃认真，填写的档案材料内容前后不一致造成档案内容不详实。二是人事部门在积累档案和接收人事档案过程中，没有有效的监督机制，人为地给人事档案管理工作带来了不必要的麻烦，这些都对人事档案工作存在着严重的影响。

2.3 人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着技术手段的不断更新，人事挡案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位只是把个人信息、档案目录输入微机、资料检索等仍习惯用手工操作，无纸化全文扫描阅档基本没有实施，重管理、轻服务。方法烦琐，不易操作，反应较慢，信息化、现代化管理水平不高，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

3 完善人事档案管理工作的对策

3.1 强化人事档案管理意识

人事档案是党和国家的宝贵财富。人事档案管理工作是我们日常人力资源管理工作不可缺少的重要组成部分。在实际工作中单位领导应提高认识，把人事档案工作提上议事日程，对人事档案工作要足够重视和支持，对人事档案工作存在的问题及时解决。各级领导和人事档案管理人员要认清形势、更新观念，深入进行人事档案管理工作，满足现代人力资源管理工作的需要。人事档案管理人员要热爱这份工作，努力学习业务知识，提高对工作重要性认识。做好人事档案管理工作，为职工服务。

3.2 建立健全科学、合理的人事档案管理制度

在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须进行改革，改掉旧的传统的人事档案管理制度，及时建立新的更为科学合理的人事档案管理制度，完善管理办法，加强规章制度的落实，不断修改人事档案管理措施，打破旧的观念，积极地做好新时期人事档案材料的收集、整理、归档工作，使人事档案管理工作发展到一个新的水平。

3.3 提升人事档案管理人员的素质

人事档案管理工作的顺利开展离不开高素质的人力资源。人事档案管理从业人员素质的提高，管理风险意识的加强，可以有效地控制档案管理风险的出现，使人事档案管理工作得以顺利开展。各单位都要重视全面提高档案管理人员素质，从现有的从业人员出发，充分利用教育、科研机构的力量，针对我国人事档案管理发展的需要开设相应的课程，让工作人员脱产进修，增进技能，单位也可有计划地开展多层次、多形式的业务、技能培训，增加工作人员的专业知识。对一些管理人员，应加强他们的学历教育，增强他们的理论知识，提高管理能力的同时，要面向社会公开招聘历史、计算机等专业人才，积极为录用人才提供必要的条件，使其能安心工作并作出应有的贡献。

3.4 完善鉴别能力，确保档案材料的完整真实

按照中共中央组织部《干部档案整理工作细则》的精神，人事档案管理部门要建立定期整理、集中整理与经常整理相结合，以经常性整理为主的工作制度，要增强档案人员的责任心。对每卷档案要认真鉴别，做到不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的档案不归档。杜绝不正之风，只有这样才能维护人事档案材料的完整真实。

3.5 加强人事档案管理工作的信息化建设

为了深化人事档案信息资源的开发利用，提高档案利用效率，要建立人事档案全文数据库，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据化形式并存，利用人可根据需要，通过电脑查阅有关内容。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，从而实现人事档案信息化，现代化管理。同时，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备，为人才的脱颖而出创造良好的外部环境，不断培养造就一支现代化的档案管理队伍。

参考文献

[1]刘琴 人事制度改革对人事档案管理的影响[J]档案学通讯 2005 （5）

[2]任胜云 范利 从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J]云南档案2009 （7）

作者简介

睢壮，男，本科，档案馆员。