纸档与电档在保管存档及应用方面的优劣对比

钟捷楠

摘 要：纸质档案与电子档案是并存的两种档案形式。本文根据目前的档案工作实际，将两者进行对比，分析了它们各自的优势和劣势。在本文中，提出了这样的思路：纸质档案和电子档案都要受到重视、要加紧对一些价值较突出的档案进行电子化的处理，以期能够给档案工作者提供参考。

关键词：纸档；电档；保存；应用；优劣

随着技术的进步，档案处理方式也在发生着变革。纸质档案在发挥传统重要作用的同时，电子档案的应用也越来越广泛。纸质档案和电子档案各有优势，也各有劣势，在进行档案处理时要充分考虑两者的特点，以做好档案管理工作。

1 纸档与电档应用现状

纸质档案是传统的档案形式，直到目前它也是在全世界范围内普遍认同的最权威、最具有法律效用的档案形式。在一些较小的单位或档案材料不多的机构，纸质档案仍然是唯一的档案形式。即使是在一些档案应用较多的单位，纸质档案也占据了绝对的多数。比如，在我国住房管理系统，近几十年来产生的巨量房屋产权档案都是纸质档案。

纸质档案查询起来很不方便，再加上其他诸多因素，造成了它的不少缺陷，因而在实际档案工作中，越来越多地推行“双轨制”，即将需要保存的材料尽量同时进行纸质档案和电子档案处理。例如，在全国住房管理系统，“至2011年底，我国各省辖市主城区和80%的县（市、区）实现了房屋登记纸质档案数字化和历史数据的扫描录入”。电子档案与纸质档案并存，一方面有利于维护档案的原始性、真实性，另一方面有利于档案的保存和查阅使用。“在没有充分的把握完全实现电子档案的真实性、长久性、安全性之前，不能轻易放弃纸质档案载体形式”[1]，因而要在大力夯实纸质档案的基础上，逐步推行电子档案。

2 纸档与电档各自优势

纸质档案一旦形成，即使运用现代先进技术都很难进行“有效”的篡改，篡改之后通过一定的技术手段辅助很容易识别。所以纸质档案的最基本优势就是原始性、不可更改性和真实性。进而，纸质档案派生出的另一个优势是认可度高，在纸质上签字画押是国人最认可的权威方式。首先，在民间一般群众普遍对纸质档案认可，比如房产证、存单、结婚证等纸质文件是百姓最认可的档案形式，而对一些电子档案则不怎么认可或不认可，在一些较后进地区或封闭地区甚至百姓不认可银行卡等电子档案。其次，从法律的角度看，传统的纸质档案是具有高度可信性的证据，具有法律的见证作用。因而，世界各国官方也高度认可纸质档案。在缺少纸质档案的情况下，司法部门和其他官方机构对很多事实的认定都颇有难度。

电子档案是随着计算机技术和互联网技术的成熟而出现的。在1994年全面接入国际互联网之前，我国是不存在电子档案的。虽然断言“电子档案是纸质档案管理的一次创新与发展”还为时尚早，但电子档案确实在很多方面表现出了自身独特的优势，为纸质档案所不可企及。工作人员可以完全打破时间、地点和距离的限制，借助计算机和互联网以及辅助的办公软件快速地实现电子档案的制作和传递。在一个大单位甚至一个全国性的行业系统如铁路、邮电、税务等，在有统一的电子档案制作模式和保存模式的前提下，可以实现电子文件大范围便捷、迅速的共享，这是纸质档案无法做到的。档案管理人员利用计算机刻录设备，对电子文件进行通用格式的光盘存储，也可以实现档案的权威性、并可以长期保存。

因而，在实际的档案管理工作中，纸质档案和电子档案都要受到重视，要加紧对一些价值较突出的档案进行电子化的处理。国家档案局早在2005年就出台了具体的办法，对很多细节进行了详细的规定，比如要求纸质档案在进行电子档案的转换时，要“认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法”[2]。

3 纸档与电档各自劣势

纸质档案的很多劣势是共所周知的，诸如怕潮、怕火、查阅使用不便等。在计算机和网络时代，纸质档案其他的一些劣势也更加突出，比如保存时间短、保存成本高。在电子档案出现之前，人们还没有明显地感觉到纸质档案保存时间短的问题。从少量的宋版书的完好存世表明，纸质档案处理得当也可以保存上千年之久。但是电子档案却可以通过一定的技术得到永久性的保存。纸质档案保存需要大量的空间，并要求有专人进行定时的维护，保存成本较高，而电子档案的直接保存成本却要低得多，甚至可以忽略不计。

但电子档案在提供了诸多便捷的同时，也有很多致命的缺点。首先，是电子档案缺乏原始性、权威性，很多情况下真实性都存疑，一般不能够作为法律认证的凭据。其次，电子档案的安全性不高，需要很高的保密要求，电子档案的泄密造成的后果会非常严重。电子档案的存贮载体不安全，在保密措施不到位的情况下，工作人员只需轻轻一点鼠标，所有的保密内容都会被窃取。电子档案一旦泄密，一般都内容庞大，给当事单位造成的损失不可估量。如近期“棱镜门”事件的揭秘者斯诺登，根据他自己的声称就是在随身携带的电脑芯片里储存了美方的大量机密档案，并且设置了重重密码，其他机构通过最先进的技术需要十年时间才能解密。再次，电子档案的处理对技术和设备要求较高，如果某系统被破坏，电子档案也可能随之消失。

4 结论

纸质档案与电子档案是目前并存的两种档案形式，将两者进行对比，它们各有优势和劣势。纸质档案的最基本优势就是原始性、不可更改性、真实性、认可度高，劣势是保存时间短、保存成本高、使用不便。电子档案的优势是可以打破时间、地点和距离的限制，快速地实现制作和传递，使用极为方便，劣势是缺乏原始性、权威性，一般不能够作为法律认证的凭据，电子档案的安全性不高。

参考文献

[1]姜丽娟.纸质档案与电子档案共存的必要性[J].城建档案，2008（08）

[2]国家档案局.纸质档案数字化技术规范[EB/OL].http：//xxgk.jys.gov.cn/web/index.php？cat=3584&id=606