试论高校学籍档案管理现状、对策及建议

方燕

摘要：做好高校学籍档案管理工作，对于提高高校的管理水平和教学质量具有重要意义。目前，高校在学籍档案管理方面还存在着很多问题，对高校的教学、管理以及学生就业等方面造成了不利影响，在社会化服务方面也不完善。本文分析了高校学籍档案管理的现状和问题，并针对存在的问题提出了相应的对策及建议。

关键词：高校学籍档案管理 问题 对策

学籍档案的建立是一个时间跨度比较长也比较复杂的过程。它真实的反应了学生在校期间的情况，也是学生及学校发展的见证。学籍档案是一种很有价值的信息资源，它具有数量多、利用率高、涉及专业广的优势，对其进行开发利用有利于提高学校的教学管理水平，在毕业分配、就业服务等方面也发挥着重要作用。

一、高校学籍档案管理的现状及问题

（一）在学籍档案管理上意识淡薄

由于学籍档案在毕业分配时起着业务档案的作用，越来越多的企业开始重视利用学籍档案来择优录取人才。但是，很多高校的学籍档案材料太单薄，用人单位不能了解到学生的实际情况，或者了解到的情况不是用人单位所关注的。这样一来就出现了“供需矛盾”，学籍档案不能满足用人单位的需求，这就会直接影响到学生的就业。

（二）管理体制及方式上存在问题

在管理体制方面，主要的表现是管理权属不清。没有明确相应的管理职责，在管理上比较随意，有时候会造成管理脱节的情况，在档案内容及相关材料的归档方面存在着比较严重的问题。在管理方式上，很多高校并没有一个统一标准，学校各部门在管理学籍档案方面都只采用自己最为习惯或最适合本部门的管理方式，这样一来在最后归档时就会比较混乱，容易造成档案资料的不完整或达不到要求的标准。

（三）档案管理人员素质不高

部分学籍档案管理人员的专业素质不高，不具备从事档案管理工作的能力及素养，同时档案管理人员也不固定。由于业务能力和素质偏低，对学籍档案的作用、特点及价值认识不清，在工作中也缺乏创新意识，主动性不强，工作效率也较低。这样一来，就发挥不了学籍档案在教学研究、学生管理方面的作用，对学校的发展也产生了一些不利的影响。

（四）学籍档案存在“失真”现象

受社会不正之风的影响，或者出于现实的需要，抑或是管理上的疏漏，高校学籍档案出现了很多虚假情况。最为明显的表现就是在就业招聘中，有时候同一个班级会出现多个班长或学生会主席，在学生档案中学生干部泛滥成灾，随意编造各种荣誉和获奖经历。这样就大大降低了学籍档案的使用价值和诚信度，其后果是十分严重的。

（五）学籍档案的信息收集不及时

高校学籍档案在产生和形成过程中具有明显的分散性，要做好档案管理工作，收集和整理是基础，也是关键。在现阶段不及时对档案进行收集的现象比较普遍。

（六）开发利用不够

对学籍档案进行开发利用主要存在以下问题：第一，在开发利用时受到条件上的限制；第二，对学籍档案的管理过于简单，没有从中提炼出对教学、管理、决策有用的结论性数据；第三，学籍档案的利用范围受到了限制。

二、提高学籍档案管理水平的对策和建议

（一）对学籍档案管理工作提高认识并加强领导

由于学籍档案涉及的人最多，涉及的面也最广，因此，要做好高校学籍档案管理，需要领导的高度重视，这样才能有效增强老师和学生的档案意识。在具体管理上，要由一名校领导分管学籍档案工作，在收集、整体档案时要有专人负责，严格按照档案管理要求进行书写和归档。学校各部门提供的档案材料要保证其及时性、准确性以及完整性。

（二）建立健全学籍档案管理体制，改善管理方式和手段

在档案管理上要做到制度化和规范化，必须做好以下两个方面的工作：其一，建立健全学籍管理体制。要形成由校领导、教务处长、学籍管理人员积极参与实施的学籍管理工作体系。其二，在学籍管理上制定统一的标准，完善操作规范和制度。在归档范围、卷内目录、表格的尺寸和形式等方面要保证科学、合理。同时在检查校对、保管保密、去假存真和管理职责上要有相应的操作规范和制度保障，实现学籍管理的制度化和规范化。

（三）加强档案管理人员的队伍建设

随着现代信息技术的发展，学籍档案已逐渐实现了电子化管理。在进行文件归档、档案管理以及数据处理工作时需要档案工作者具备较高的业务素质和管理水平，这样才能符合现代学籍档案管理的要求，才能实现管理科学化，服务优质化。因此，要加强档案管理队伍的建设，培养一批业务能力强、管理水平高的档案管理工作者。

（四）对学籍档案进行严格管理，做好信息采集工作，维护其真实性和完整性

从学生入学开始，就要对各种手续从严把关，仔细检查和保管学籍管理验证材料，通过加大处罚力度等手段杜绝乱发学历证书的现象。档案管理人员要具备良好的职业素质和敬业精神，认真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力维护学籍档案的真实性和完整性。

（五）加大开发利用力度，做好社会化服务

通过统计学生成绩的优良度和合格率、分析各专业毕业生的就业率以及分析学生的选课率等活动为高校的教学、管理提供有价值的参考信息。在学生就业方面，要做好社会化服务，为企事业单位提供完整、详尽、真实的学生档案信息，为选聘人才和学生就业创造条件。

（六）提高档案管理的现代化水平

使用计算机技术进行管理可以大大降低档案管理者的工作强度，能够有效弥补手工管理的不足和缺陷，使档案管理更加方便、准确和快捷。另外，新的管理手段必然会有新的工作流程和模式，档案管理人员要努力提高自己的工作水平和能力，在对学籍档案使用计算机管理的基础上通过上网建站等方式提高学籍档案的社会效益。

綜上所述，高校学籍档案是高校教学发展进程的原始见证，是学生在校学习和实践的真实记录。现阶段高校学籍档案管理存在着管理意识淡薄、管理体制不健全、档案失真、档案信息收集不及时、业务人员素质偏低等问题，针对这些情况，高校管理者应该采取积极有效的措施来加以解决，这样才能提高学校的教学及管理水平，完善社会化服务职能。

参考文献：

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[3]史柳萍.高校学籍档案管理存在的问题及其应对[J].兰台内外，2007（05）.