浅谈云计算在高职院校档案信息化管理中的应用

摘要：高职院校档案信息化管理是一项复杂的系统工程，目前档案管理正从以往的档案实体保管向档案信息化管理转变，而云计算的迅速发展和“云”技术的日益成熟使其在档案信息化管理中的应用为越来越多人所认可，云计算给日常办公和档案管理工作带来了质的变革。近年来，高职院校纷纷考虑依托现有的硬件和网络设备，构建云计算平台，从而实现对海量档案信息的统一管理，本文就此进行了粗浅的分析，希望能给同仁起到抛砖引玉的作用。如有不当之处，敬请批评指正。

关键词：云计算 档案信息化管理 资源池

1 概述

云计算迅速发展和普及使得低成本超级计算时代到来，云计算具有超强的计算性能、海量的数据存储能力，以低成本、高效率、安全可靠等优势将人们引入一个超共享时代，高职院校档案的信息化建设也随之进入了质的变革。近年来，高职院校纷纷考虑依托现有的硬件和网络设施，构建云计算平台，使大量的档案服务器协同工作，进而实现海量档案信息的统一管理，进一步提升档案管理的服务水平和工作效率。

2 云计算的概念及其分类

云计算（Cloud Computing）是一种基于网络的超级计算模式，由计算机集群、并行处理、分布式计算、网格计算、虚拟资源管理等多种技术集中起来形成动态、可度量的共享资源池，最终提供给用户终端健壮（Robust）、稳定的服务，这里的“云”是云计算服务模式和其实现技术的形象比喻。

云计算从服务方式的角度可分为三种：公有云、私有云和混合云。公有云是能够为所有人提供开放的计算、存储等资源的云计算服务；私有云则是某个特定组织自行部署的、仅为组织内部成员提供相应资源的云计算服务；将以上两种服务方式进行结合，在提供私有云服务的同时，又能提供公有云服务的方式就是混合云。而从技术的角度来划分，云计算也可以分为三种，即IaaS（基础设施即服务）、PaaS（平台即服务）和SaaS（软件即服务），在以下的论述中，我主要从技术角度来进行讨论。

3 云计算在高职院校档案信息化管理应用中的优势

3.1 节约软硬件的投入，利于打造绿色安全的档案管理系统

云计算通过特殊的容错机制采用极其廉价的计算和存储节点来构成云。“云”又能将众多计算节点、应用软件、开发平台、存储设备等基础设施通过虚拟化技术进行封装，转化为档案管理系统所需的各种服务。这些服务包括可直接在云平台上进行远程开发、配置、部署，以及通过Web应用来进行管理。不仅于此，它还能与其他业务系统共用云平台，节省能耗及设备的投资和维护费用。云计算简单易用，用户只需知道“怎么用”，而无需了解更深层次的技术问题，从而也降低了用户的技术门槛，减少了人员培训费用。

档案信息数据的管理需要海量存储，云存储打破了原来传统存储各自为阵的现状，建立统一的存储资源池，根据需求动态分配存储资源，具备弹性扩展、动态分配和资源共享的特点，使整个存储资源利用率达到最大化。

3.2 充分发挥档案价值，实现同平台多用户管理和资源共享

科学的管理理念对于档案管理的成功与否至关重要，基于云计算，可以对档案信息资源实行“云管理”。横向上，档案的来源不再局限传统的纸质档案，电子邮件、網站、数据库文件等都纳入档案管理范畴。纵向上，所有档案都采取数字化处理，纸质档案在接收时通过扫描变成电子档案，电子档案在生成之后就能够被捕获，在档案移交、归档、保存、利用、销毁等生命周期中全程接受监控和管理。深度上，高职院校的各二级单位可对电子档案实行集中存储，学校一级可以直接监控二级单位的档案信息，真正实现档案的科学一体化“云管理”。

在档案信息利用方面，可建立统一的档案信息管理入口，被授予特定权限的用户，可在自己权限范围内查询相应的档案信息。档案需求者得到的是“云服务”，无须关心档案信息存储在哪里，就像通常我们不知道家里自来水的水源在哪里一样。这样，通过云服务，能更好地发挥出档案信息的支撑作用，提高档案的应用价值。

3.3 服务模式科学完善，安全性、健壮性和通用性更好

云计算作为一种服务模式，具有海量的数据信息处理能力，能方便地调控用户的资源信息，提供更加完善的服务，将其运用于档案信息化管理，可充分发挥出云计算的优势：一是可提供差异化服务。云计算的本质是将资源进行整合虚拟化再进行合理分配，用户在选择服务时只需考虑自身需求和应用的操作方式，用户之间、应用之间是“沙盒”式的，对外不可见，从而不必考虑系统兼容性等问题。二是云计算将资源集中存储于数据中心，数据中心由多个甚至海量的计算和存储节点组成（比如达到上百万个节点的谷歌数据中心），各节点间硬件和软件实行冗余机制，节点同构可互换，数据多副本容错，通过同步备份的方式，可充分保障数据的安全性和可靠性。

3.4 更容易实现“智慧化”档案

档案信息化的推广，加上云计算向生活的各个方面不断渗透，档案也越来越智能化。由于手机、平板电脑、超级本、上网本等移动便携式智能设备越来越普及，用户可以通过此类智能设备方便地使用云服务，快速检索档案和建立档案，使得基于云计算的档案管理表现出智能化的特点。

4 基于云计算的档案信息化管理实现机制分析

4.1 档案信息化管理系统三层式“云”架构设计

基于云计算的信息化档案管理系统主要由基础硬件设施，云平台管理系统及档案管理云应用程序组成。基础硬件设施包括计算节点（可以是刀片式服务器、机架式服务器或普通PC）、网络交换设备、网络安全防火墙等；云平台管理系统是实现基础硬件设备管理的各个功能的集成；档案管理云应用程序则是基于云平台，面向用户，对档案实现直接操作相关管理软件。可以下图来展示其三层式的架构：

如图所示，基于云计算的档案信息化管理系统与云计算的基础架构区别在于：PaaS和SaaS针对档案管理作出了对应的调整，增加了相应功能，云计算可以实现动态可伸缩的系统架构，充分利用资源，避免重复投资。

4.2 数字化档案在云环境下的资源整合及业务实现机制

云环境下，数字化档案资源整合的目的是充分实现资源的共享，因此，高校档案信息化管理系统的构建要为用户提供便捷的部署和易用服务，对异构的服务平台和应用进行整合，开放应用程度接口，统一认证。针对高职院校档案信息化管理的特点，用户的业务实现机制可以采用C/C模式，即云端（Cloud）和客户端（Client）模式。云端就是通過云计算管理平台整合的所有基础设施、支撑平台、海量数据和业务应用软件，相当于传统C/S架构的服务器端；客户端是所有能使用标准化浏览器或可安装终端应用软件的智能设备，包括PC、智能手机等。用户能使用客户端通过宽带、移动、WIFI网络随时接入云端，经认证授权后，立即开展相关业务。

4.3 数字化档案资源的云存储机制

我们处在信息爆炸的时代，高职院校更是有着海量的数字化档案资源，这给资源的存储带来巨大挑战，云存储可以很好地解决这一问题。云存储是属于云计算的IaaS（基础设施即服务），它将各种物理存储节点整合成逻辑的虚拟存储资源池，资源池可根据资源规模的变化动态伸缩适应；通过数据接口，云存储又能方便地向管理系统提供数据存储、访问和更新等服务，可以说云存储是档案资源信息化管理的根本。

5 结束语

档案的信息化管理，是建设数字化校园的一个重要环节，高职院校应充分利用云计算超强的资源整合、共享和管理能力，基于云平台部署档案信息化管理系统，运用现代管理手段，强化服务意识，提高档案管理的整体业务能力和服务水平。

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作者简介：庾邦（1980-），广西桂林人，广西经济管理干部学院宣传部科长，讲师，研究方向：云计算、网络媒体宣传、教育管理。