关于加强地税档案信息化建设的思考

王俊风

近年来，以计算机为主要载体的信息化建设取得了突飞猛进的成效，并被广泛运用于各个领域，促进了相关领域工作效率的迅速提升。如何使信息化与地税档案建设相结合，从而大幅提升地税档案管理水平、利用水平，成为当前地税系统档案管理者面对的一个重要问题。

一、当前地税档案信息化建设存在的主要问题

（一）档案信息化建设理念缺失

长期以来，地税系统信息化建設意识较强，自上而下投入大量人力、财力、物力开发各类税收征管等业务类软件，但对档案信息化建设的关注度、重视度不高，投入相对较少，尤其在制定信息化建设发展规划时，并未将档案管理信息化纳入其中，使得档案管理无法真正介入信息化全面规划和系统实施中，档案信息化依靠从事档案管理人员的不断呼吁、部门领导的重视程度去发展、去提升，难免会出现地区发展不平衡、各类系统开发的盲目和无序。

（二）电子原始凭证不完整

一是电子档案文件凭证作用缺失。目前实行的办公自动化，基本取消了手工操作，电子文件作为正式文件流转使用。二是草稿性电子文件管理失当。办公自动化软件起草处理的公文，要经过领导审阅和反复修改形成最后的正式文件，而原始的起草性文件基本被修改后的电子文件覆盖。

（三）档案信息化管理单一

目前，档案管理信息系统只是对文书档案及相关行政管理档案进行管理，而人事档案、征管档案虽然都有各自的系统软件，但各软件之间独成一体，无法对接整合，不能实现整体档案管理信息系统的有机统一。若进行整合，存在硬件重复投入、人事档案管理权限不匹配等现实问题，更为突出的是现行的税收征管系统是一项动态的数据管理，在整合时，一旦出现了新老系统难以对接的问题，数据传输就极有可能受阻，经过多年努力逐步完善纳税人涉税信息数据极有可能混乱甚至丢失，带来难以弥补的遗漏。

（四）档案信息安全保障体系有待完善

档案作为原始的历史记录发挥其参考和凭证作用，具有一定的机密性。但是由于电子档案的共享性，使电子档案安全保障系统存在一些不容忽视问题。

（五）档案管理信息化人才稀缺

地税档案工作有它自身的特性，客观上要求有更多的专业人才加入档案管理队伍，但由于种种原因，经常事与愿违，日常工作中往往出现需要时重要、不用时闲置，考核验收时紧、平常松懈等现象，加上档案管理的单一枯燥、工作中难以出成绩等因素，使很多科班出身的人不愿意从事档案工作，尤其是具备计算机和档案知识的复合人才更是少之又少，造成档案管理人员大都年龄偏大且流动频繁，影响了地税系统档案信息化工作的迅速发展。

二、加强档案管理信息化建设的对策和建议

档案信息化建设是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为税收服务能力的不可缺少的手段。但同时档案信息化也是一项长期艰苦的过程，作为重视信息化建设的地税部门，更应深刻地认识到这一点，进一步加大对档案信息化建设的投入，加强与档案业务指导部门的联系与沟通，充分考虑地税部门档案管理的需求，共同研究、提高档案信息化建设水平。

（一）加大档案软、硬件设施投入力度

信息化是档案发展的重要方向，档案信息存储和处理的数字化，收集与传递的网络化已势在必行。基础设施建设，软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段，也是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。

（二）加强地税档案安全保密工作

地税档案管理的服务性决定了档案室要更多地、尽快地开展档案信息，以便实现提供利用目的，达到档案信息利用功能的最大化，实现地税档案信息资源共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾。为此，档案管理人员必须注重保密意识，认真对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。

（三）建立适应地税信息化要求的档案管理系统

应充分重视档案信息系统的设计和管理软件的选择与开发，将目前的文书管理等行政档案管理系统和税收征管系统相衔接，遵循模块设计，分层实现的循序渐进原则，对系统的档案收集、整理流程、归档方式方法进行重新构建，实现软件开发的系统性、全面性、兼容性、规范性，同时应尽快建立地税系统电子档案管理模式，在遵守《档案法》及《税收征管法》的前提下，制定地税档案信息化管理的专门办法，规范地税电子档案的维护、管理和利用，为领导决策和各项工作开展提供优质服务。

（四）完善电子文件归档与档案信息数据库的管理

一是文件归档要严格实行两套制。基层地税部门的重要信息数据，不论计算机拟制还是手工书写，在形成、修改、审核、直至签发，归档的每一个环节，都是记录事项发展变化的重要部分，具有很高的存档价值，是保证档案文件原始记录真实、合法、规范的唯一依据。二是要确保电子档案与纸质档案内容的一致性。要严把数据录入质量关，杜绝出现漏项、缺项和错别字现象，建立准确、完整的原始数据库。三是要确保档案数据库录入档案数据的绝对安全，保证档案数据的完整性和准确性，以达到一次输入、多次利用、信息共享之目的。

（五）加强档案管理人才的培养教育

一是要持续加强保密意识的培养，牢固树立安全防范意识，熟悉涉密文件的处理和保管，确保工作不出纰漏；二是持续加强计算机系统操作的运用，熟练运用数字档案系统以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护，能够及时解决系统运行中出现的各类日常问题，确保系统的正常运转；三是要大力加强档案综合利用知识的培训。档案管理的最终目的是为税收工作所利用，如何在日常工作中分门别类的去总结、拓展，最终转化为推动工作的成果，需要归纳整理出一套理论方法，并引导、鼓励档案人员去探索、创新，最大限度拓展档案管理的作用。

【作者单位：林州市地方税务局】