当前医院档案管理工作刍议

王伟 郝飞

档案，是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人，从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。医院档案是医院在工作活动中形成的文件、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的档案，包括文书档案、病历档案、科技档案、基建档案、设备档案、会计档案、特殊载体档案等。医院档案是医院建设和发展过程中形成的宝贵财富，加强当前医院档案管理工作显得十分重要。

一、当前医院档案管理工作存在的问题

1.对档案管理工作的重视不够

档案是医院的重要资源，但不少医院都存在“重临床医疗、轻档案管理”的思想，认为档案工作可有可无，档案管理不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足。责任心的缺失致使医院档案信息资源开发不足，档案利用率不高，制约了医院档案管理工作的发展。

2.档案管理制度不健全，归档范围不明确

当前，在我国的医院管理工作中，有关档案工作的制度相对于其他管理制度而言，尚显不健全，不少医院尚未形成关于档案立卷归档、保管存放、开发利用等一系列完整系统的制度和规定，管理模式不规范，管理体系不严谨。有的医院虽有管理制度，但缺乏监督和检查措施，在医院考核工作中，一般也没有将档案管理工作纳入考核目标，导致规章制度难以严格落实。

随着医疗卫生事业的快速发展，医院档案的种类和数量也在不断增加，但由于相关主管部门对新型档案的管理没有做出统一要求，造成医院档案的归档范围并不明确。目前，大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的界定，各医院根据自己的理解进行管理，许多重要资料并未纳入档案管理的范围。例如，对于医务人员在医务活动中形成的各种资料、参加学术活动、发表论文论著、承担科研项目等相关资料，有些档案管理者认为属于医务人员自己的成果，没必要收集归档；另外，随着医院的不断发展而形成的计算机数据库等新型档案，往往也被疏于归档。因此，很多重要的档案资料流失，很多医院的档案收集不全。

3.档案管理设施不完善，现代化水平偏低

由于医疗用房紧张，当前很多医院都存在档案库房面积狭小、设施陈旧、安全保管不到位、档案管理工作手段落后等问题。当前，虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医院管理工作，但大部分医院的档案工作未能实现管理手段现代化的及时转变，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，与档案管理的信息化趋势还有较大差距，致使档案的广泛开发和利用受到限制。

4.档案管理人员专业素质有待提高

在当前的医院人才培养工作中，普遍存在只重视卫生专业技术人员培养、忽视管理人员尤其是档案管理人员培养的现象。不少医院的档案管理人员都不是档案学专业出身，专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业知识和管理技能的培训，知识结构不合理；有的医院甚至不配备专职档案管理人员，而将其他岗位的管理人员作为兼职档案员。这种现状显然已不能适应医院档案管理工作现代化发展的趋势，致使档案工作缺乏活力、后劲不足、止步不前。

二、加强当前医院档案管理工作的实施途径

1.树立新的档案管理理念

树立档案管理的价值观。必须充分认识档案的价值和作用，特别是要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，也能够更好地服务于患者，提高广大人民的健康水平。

树立档案管理的效率观。在医院参与医疗市场竞争的环境下，档案管理人员应树立效率观念，使档案在利用和管理过程中的效率更高，及时、准确地为利用者提供档案，为医院建设发展出力。

树立档案管理的现代化观念。计算机和互联网等现代技术的快速发展，促使档案信息的处理手段有了很大飞跃，因此，必须树立强烈的档案信息意识，加大对档案信息的收集、存储、加工、传输等环节的工作力度，以适应档案现代化管理工作的需要。

2.加强档案管理制度建设

完善岗位管理制度。明确分管领导的责任和档案工作人员的岗位职责，督促档案工作者认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。

完善档案的保密制度。凡属密级档案，必须正确地标明密级，妥善存放，定期检查，对违反保密规定造成不良后果者追究责任。

完善档案归档制度。明确各类档案资料的归档范围、归档时间、保管期限和其他相关要求。

完善档案鉴定、销毁制度。对保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案，应该定期鉴定和销毁。销毁档案应坚持审慎原则，并严格执行审批程序和保密规定。

完善档案借阅制度。明确档案借阅的审批、登记程序，在确保档案安全和保密工作的前提下，充分发挥档案资料的服务功能，促进医院业务的正常发展。

完善档案库房管理制度。无关人员一律禁止入内，同时要加强防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防虫、防尘等工作，确保档案库房的安全。

3.加强档案管理设施建设，提高档案设施现代化水平

现代化的设备和技术手段是实现档案管理现代化的物质基础，所以必须加强医院档案管理基础设施建设。

要及时配备档案现代化所必需的计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等办公设施，购置保护档案所必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控器等设备装置。

要充分利用多媒体技术、数据库技术、缩微技术、互联网技术等现代技术手段，并购置引进或设计开发具有通用性和稳定性的档案信息管理软件，加快档案管理数字化的步伐，实现软件系统与硬件设施的融合贯通，提高档案管理的工作效率和现代化水平。

4.加强档案管理人才的培养，全面提高档案管理人员素质

档案管理人员是医院档案工作的具体实施者，档案管理人员的素质直接关系到档案管理工作的水平。加强档案管理人才的培养，全面提高档案管理人员素质，是促进医院档案管理工作可持续发展的动力。

通过专业培训、继续教育、进修学习等途径提高档案管理人员的业务能力和知识水平。许多医院对档案管理人员都缺乏培训，或采取随机培训的方式，这不利于档案管理人员素质的提高。医院可以考虑将培训工作纳入医院发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作。为确保培训取得实效，还要及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察、评估、奖惩等相关制度，及时巩固培训成果。

重视培养档案管理人员的敬业精神和创新精神。敬业精神是做好档案工作的基础，只有爱岗敬业、求真务实、埋头苦干、甘于奉献，才有可能把档案工作做好。档案管理工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，以创新的精神洞察档案事业发展的新规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。

5.加强档案开发和编研工作，创造档案的社会效益

档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案更好地为医疗、教学、科研、管理等各项工作服务。要积极开展多种编研活动，对档案信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，还要加强对档案利用反馈信息的管理，建立各级医院之间信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学、科研、管理工作的需求，从而最大限度地提高医院档案的利用率，充分创造其社会效益。

（作者单位：唐山市中医医院 唐山市人民医院）