关于城建档案管理存在问题的探讨

方新

【摘 要】随着城市化水平的不断提高，城市建设档案的作用也将越来越得到凸显，在两种标准并行的前提下，城市建设档案的困境在相当长的时间内依然会存在。两种标准的立足点尽管不同，但都是为建设工程项目档案管理服务，其核心是一致的，只有档案行政管理部门、城市建设管理部门、建设单位相互协同，共同应对，才能真正意义上消除“壁垒”，实现城市建设档案的规范化、系统化管理。

【关键词】城市建设；档案管理

1、城市建设档案在管理中存在的问题

1.1标准的差异导致实际工作中档案管理更加混乱

对工程建设项目档案，分别有国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》及行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，从效力上讲，国家标准大于行业标准，但随着档案行政管理部门对重大建设项目档案验收力度的加强及建设单位自身档案管理意识的提高，两种标准的并存给参建单位的档案管理带来极大的困扰。这里，我们简单说明两种规范的差异。

1.2适用范围及相关术语的差异

国家标准GB/T50328-2001中明确规定“适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收”，适用于一切工程；而《行业标准DA/T28-2002则规定为“适用于大、中型及限额以上的基本建设的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收”，主要适用于大、中型重点工程建设项目。

国家标准GB/T50328-2001中对“单位工程”定义为：单位工程（single project）指具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。行业标准DA/T28-2002中则引入了“单项工程”的概念：单项工程（unit ofproject）指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程；单位工程则定义为：单位工程（subunitofproject）指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。概念的差异导致建设单位在进行项目的单位、分部、分项工程划分时存在偏差，大多数城市建设工程以单位、子单位工程出现。单项工程的概念对单一的建设项目意义不大，当一个建设项目包含若干独立立项的项目时，单项工程的划分则显得尤为重要。

1.3案卷构成及组卷方式的差异

国家标准GB/T50328-2001对档案装具规格规定为：尺寸310×220，厚度有20、30、40、50mm四种，档案盒填写内容有案卷题名、编制日期、编制单位、保管期限、共几卷、第几卷等；而行业标准DA/T28-2002对档案装具规格则严格按照GB/T11822-2000《科学技术案卷构成的一般要求》进行规范，尺寸为305×220，厚度分别有10、20、30、40、50、60mm六种，档案盒填写内容有案卷题名、立卷单位、立卷日期、保管期限等。可以看出，国家标准GB/T50328-2001在装具的规格上未按照国标GB/T11822-2000进行规范，而行业标准DA/T28-2002则严格按照国标执行，细节上的差异给档案的管理造成不必要的麻烦。

在组卷方式上，国家标准GB/T50328-2001规定“监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷”，行业标准DA/T28-2002规定“监理文件按文种组卷”，两者差异较大。在竣工图章的格式上，国家标准GB/T50328-2001规定其规格为80mm×50mm，图章内容主要有：施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理八项；行业标准DA/T28-2002规定其规格为80mm×60mm，图章内容主要有：编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人六项。图章差异导致城建部门与档案行政管理部门“互不相认”的现象，给建设单位的档案管理带来诸多不便。

1.4档案验收的差异

在项目档案验收方面，国家标准GB/T50328-2001明文规定“建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收”，行业标准DA/T28-2002在档案验收上没有明确规定，但随后，国家发改委、国家档案局在《重大建设项目档案验收办法》中第七条规定了项目档案验收组的组成：

○1国家档案局组织的项目档案验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。○2中央主管部门档案机构组织的项目档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。○3省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收，验收组由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。○4凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。○5项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第十七条规定，项目档案验收应根据行业标准DA/T28-2002，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

第二十一条规定，项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前，对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

可见，对于同一工程项目，城建部门和档案行政管理部门都要组织验收，参照的标准也不同。这些差异的存在，极大困扰着建设单位的档案管理工作。

2、建设单位对档案管理偏重一方，存在较大的局限性

笔者也对几个大型国有房地产企业作过了解，几乎所有的企业都存在该现象：购房合同档案与客户资料档案保存都比较完整，房产项目档案的归档则参差不齐。实际上，城建档案馆所接收的档案只是整个建设项目过程中的一部分，有大量的项目文件都需要建设单位归档保存，建立一套完整、系统的项目档案才是建设单位应充分给予重视的。

房地产企业出现该现象的原因，一方面，是由于单位自身档案意识比较淡薄，另一方面，也是相关档案法规、制度强制执行的结果。根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》，凡在城市规划范围以内的建设项目，须向本地城建档案馆移交部分项目文件，而国家标准GB/T50328-2001又明确规定“建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收”，这就使得建设单位只对移交城建馆的那部分资料比较重视。但是，对行业标准DA/T28-2002，多数单位比较陌生，而且，此标准仅仅针对大、中型项目，几乎所有的房产项目不在此标准的验收范围，在一定程度上使得建设单位在执行力度上大打折扣。

3、对城市建设档案管理存在问题的建议

3.1城市建设档案应一分为二，取长补短

我们对需要移交进城建档案馆的部分，按照国家标准GB/T50328-2001的要求进行整理、移交；对建设单位本身归档的部分，按照行业标准DA/T28-2002的要求进行整理。虽需付出较大的管理成本，浪费较多的资源，也是不得已而为之。

3.2建设单位应转变思路，做好自身档案的收集归档工作

建设单位应切实做好自身档案的收集、整理工作，切不可偏废一方。行业标准DA/T28-2002对项目性质的限制，使得档案行政管理部门在项目档案管理中留下死角，档案行政管理部门应经常监督、督促建设单位做好综合档案室的管理工作，加强对项目档案的管理力度。

3.3积极探讨档案管理的新模式

作为档案行政管理部门，应积极探讨档案管理的新模式，尽可能减少城市建设档案在管理过程中的标准不一现象。在验收前，档案行政管理部门与城市建设管理部门应充分沟通，统一标准，实现“一次性验收”，这对减轻建设单位负担，减少管理成本意义重大。

4、结语

国家社会主义经济建设突飞猛进，城市建设飞速发展，城建档案也将对城市建设规范发挥越来越大的作用。在当前大好形势下，抓紧时机，完善城市建设档案的管理机制，建立巩固而又扎实的城市档案资源，开发利用，以现代化数字化信息手段增强城建档案的使用功能。与国际惯例接轨，创造出世界一流的城市建设档案管理运行机制，永久地全面地为国家建设事业服务。

参考文献：

[1]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学2012

[2]靳晶.问题、原因、对策：我国档案信息资源开放利用研究[D].内蒙古大学2012