浅谈如何加强高校院系图书资料室的管理和创新

道日娜

摘要：资料室在知识创新、技术创新、服务创新体系中是不可或缺的，是系教学、科研发展的助力器，是信息资源的发源地。院系资料室参与教学、科研具有其他部门无法比拟的优势。院系图书资料室是专业资料室，拥有丰富的信息资源，保存有大量珍贵的专业图书，其资料具有专业性。阐明了高校院系图书资料室的作用，就如何加强高校院系图书资料室的管理和创新提出了一些建议。认为院系图书资料室可以从建立专业特色数据库、资源共享、规范管理及人员培训等方面着手，来更好地发挥院系图书资料室的作用。

关键词：院系图书资料室 管理 创新

资料室的收集与整理工作使资料相对集中，可为教师及时提供新的信息并节约大量时间，从而便于教师进行教学科研的前期准备工作。院系图书资料室可为全院教师、学生提供良好的读书环境，专、快、准的信息服务，使得院系图书资料室成为教学科研工作中不可缺少的一部分，同时也便于师生共同参与资料室建设。

一、社会可持续发展对图书资料室的要求

可持续发展战略是当今社会广泛认同的一种全新发展模式，其宗旨是保证人类社会具有长远的持续发展能力。持续发展观是一种全面发展观，主张以持续最佳发展取代单纯追求眼前利益的短视发展，提出“发展=经济发展+社会发展+人的发展+自然发展”的观点，谋求社会的全面进步，强调社会发展的整体性和综合性。同时，其模式应该由传统的依靠自然资源的开发而转向依靠自然、经济、教育、文化的整合。持续发展是人类发展观由传统的工业文明向现代的生态文明的一次历史性跨越，它不仅要求人们的经济意识和环境意识发生根本的转变，还要求人类的发展观发生转变，不仅需要经济及生态环境的优化，还需要社会人文环境的优化。从社会大环境而言，图书资料室作为社会科技教育文化领域的重要组成部分，必须与社会协调共进，因此，图书资料室的可持续发展是社会发展的现实要求。

图书资料室的信息中心地位说明社会的持续发展不能失去图书资料室的支持，图书资料室自身也要与社会紧密结合，根据社会需求的持续变化，不断地改变服务方式和管理机制，以适应时代对图书资料室的要求。

图书资料室的可持续发展可以理解为能够达到与社会协调发展，始终保持自身与社会的同步，保持并促进社会发展优势的发展战略与模式，真正实现与社会的协调、和谐与共进。

二、高校系级图书资料室的现状

（一）管理脱节。高校系级图书资料室是高校图书情报组织的一部分，是高校各系教学和科研工作必不可少的辅助机构。系级图书资料室行政上隶属于各系，但因各系对图书资料具体业务工作不懂如何指导，而形成领导不太过问，图书馆也无人管这项工作，导致系级图书资料室成为名副其实的“两不管”。

（二）服务不协调。有些部门存在情报意识淡薄问题。一方面，只把图书资料室看成“图书资料储藏室”，是借书还书的场所，其建设与发展成了被校系遗忘的角落。另一方面，文献资料不对外，开发利用不够；文献采集随意性大，重复率高，造成文献品种少，利用率低，人力、物力、财力严重浪费。同时也存在藏书数量不够与质量不高，没有充分认识到发展藏书是图书资料室的内在需要。图书资料室之间各自为政，缺乏沟通协调，文献信息资源短缺和闲置并存，图书资料的相互封闭，不能为其他系尤其是相近学科、相近专业服务，降低了文献资料的利用价值。

（三）服务手段落后。目前，由于长期以来对图书资料人员队伍建设不够重视，缺乏必要的素质和技能培训，以至于系级图书资料室仅具有流通、阅览功能，处于“借借还还”的被动服务状态，业务的单一使图书资料室的职能萎缩，整体功能也在不断下降。主要精力都用在了应付借借还还打扫卫生上。管理不规范，一些人借书太多，长期不归还，使图书资料难以深层次管理与开发，客观上制约了系级图书资料室管理工作的创新和发展。他们只能从事简单的编目、借阅、流通登记和图书资料整理等一般性的服务工作。而对充分开展利用文献资料，编写教学科研需要的二、三级文献、专题资料和咨询服务、跟踪服务等高层次服务工作心有余而力不足，体现不出图书资料室的学术性质，也使文献资料的功能无法充分发挥出来。

（四）经费严重短缺。经费是保证系级图书资料室各项工作目标实现的重要手段之一。长期以来，由于认识上的偏差，特别是近年来图书资料大幅度涨价，学校所拨经费更显短缺，严重影响图书资料的数量和质量，图书资料入藏量的逐年递减和图书资料陈旧率与日俱增，满足读者的需要越来越困难。资金短缺也影响相关设备购置，制约着图书资料室实现自动化管理的进程，影响着图书信息服务质量和工作效率的提高。

三、图书资料室可持续发展之策略

（一）建立具有专业特色的数据库。院系图书资料室作为具有专业特长的读者与专业资料之间的桥梁，在开展信息服务时，要把搜集来的大量资料进行研究、综合、分析、归纳、提取、加工，分门别类地把有价值的资料集中并加以推广或储存备用[3]，建立具有本专业特色的数据库。这样既可以提高信息检索的速度，又便于与其他数据库资源共享，实现文献的自动化管理。

（二）开展资源共享。现代信息技术，尤其是网络通信技术的应用，使文献情报工作能够在一个弱化了时空概念的、虚拟化的电脑空间中运行，这就使相应的管理从内涵到外延都发生了很大的变化。院系图书资料室与学校图书馆联网，不但可以实现资源共享，更可以提高工作效率，更好地为读者服务。读者通过网络查询，就可以知道哪个院系图书资料室藏有图书馆未曾收藏的专业性较强的图书或期刊。如果能够实现各院系间的资料共享，可以进行资料的互借，那么将能使图书资源得到更好的利用。

（三）重视藏书建设。院系图书资料室作为专业性强的服务机构，要重视藏书建设。要多渠道筹措购书资金，解决经费不足的问题。在学校拨给院系有限的购书经费以外，还应在本单位的创收基金、科研经费中拨给资料室一定的经费作为藏书基金。要改革图书资料的采集模式，多听取教学科研人员的建议，确定购买图书资料的重点和方向，提高资料采集的针对性和工作效率。

（四）加强现报阅览管理。现报阅览也是院系图书资料室服务内容的一部分，现报的管理服务工作应紧跟时代发展的脚步，注意调整投入力度，加强贴近时代贴近读者的报纸的征订工作适时调整结构加大管理制度的改革力度，努力提高服务质量，并不断，满足读者日益提高的要求。现报阅览服务应紧紧地围绕着开放性、时效性、针对性、多元化和以人为本的原则，为读者提供高效的立体服务，从而使学院图书资料室整体服务功能得以完整，乃至进一步的完善。

报纸文献的开发服务必须遵循时效性原则，最大限度地“节省读者的时间”，以最快的速度、最短的时间，将最新的报纸文献传递给读者。因此，报纸文献的每日更新成为现报阅览服务工作的主要特点。更新与整理要注意的就是报纸目录的顺序不要混淆，单种报纸不要漏版，版次要清楚。整理报纸是比较麻烦的事情，也是馆员比较头疼的事情。在这些环节与细节上，馆员要有耐心，以免影响服务质量。

（五）规范借阅制度。院系图书资料室要想更好地为师生服务，没有健全的借阅制度是不可能顺利开展的。比如借阅数量、借阅时间、超期或丢失损坏图书的罚款规定等都必须有章可循、有法可依。通过建立规范的借阅制度，来提高期刊、图书的利用效率。

参考文献：

[1] 朱祖庆.未来的图书情报管理和服务问题.未来图书馆，2008.09.04.

[2] 冯镜.浅谈多媒体信息技术与图书馆情报管理.计算机科学，2008.09.25.

[3] 尚祖业，李旭.浅谈公关意识与图书馆情报管理.2009.08.06.