如何建立、维护和改善办公环境

马蔚然

摘要：办公区的环境、办公室的布局以及工作场所的健康、安全、保密状况对工作人员的身心健康都有直接影响，进而对单位的办公效率、效益产生影响。那么，怎样建立、维护和改进企业的办公环境呢？做好办公室的设计和布局，为建立、维护和改进办公环境奠定良好的基础；坚守十项基本要求，为建立、维护和改进办公环境创建可靠保障；把好紧急情况处理关，筑起企业健康、安全、保密环境的最后一道防线。

关键词：办公环境；布局；基本要求处理

任何一个企业无不追求效率和效益，而良好的办公环境是实现效率和效益的基本条件。所以，企业特别重视创建、维护和改进有效的工作环境。因为，办公区的环境、办公室的布局以及工作场所的健康、安全、保密状况对工作人员的身心健康都有直接影响，进而对单位的办公效率、效益产生影响。那么，怎样建立、维护和改进企业的办公环境呢？

一、做好办公室的设计和布局，为建立、维护和改进办公环境奠定良好的基础

办公室的设计和布局，本身就是创建良好的办公环境的过程。科学、合理的办公室布局，应该符合健康、安全、保密的企业标准和体现团队形象。

现代企业办公室，是一个群体空间和个体空间相结合的场所。影响现代办公室设计和布局的因素较多，主要应该重视的是： 有利于信息交流和传递；有利于办公效率的提高；有利于办公自动化；有利于提高工作人员的集中力；办公空间分配合理；办公环境的布局和美化给人以心理上的满足；入口处的布置和整体布局要保持完整、统一。

办公室是产生创新成果的场所，一个企业能否创造出新产品、新技术、新方法，关键在于工作在办公室中的人能否充分发挥他们的创造性。因此，做好办公环境的设计和布局，借以调动和挖掘办公室工作人员的创新能量，成为企业提高市场竞争力的重要手段。

办公室也是企业形象的具体体现。一个科学、合理且美观、自然办公环境，能给客户带来亲切感和提高信任度，对于改善企业的经营环境有着不可或缺的意义。

（一）办公室的设计和布局应满足的四个基本要素

1.秩序性。没有一个企业不追求办公环境的秩序性要求，一个没有秩序的办公室也不可能产生优良的工作成果，因此秩序性是办公环境设计、布局中的基本要素之一。要实现办公室的设计和布局具有秩序性，需要考虑的因素是：办公家具型号、尺寸和颜色；办公区间平面尺寸、形状和结构；间隔物的材质、尺寸与颜色；天花、地板和墙面的装修和彩色；办公环境中人员流动的方向。

2.明快性。企业办公环境中，要求灯光布置要合理、光线要充足、装修的色调要给人以明快愉悦的心情，这也是办公环境设计布局的基本要素之一。办公环境的洁净明快性，会给人一种良好的视觉效果，从而创造一种春意。

3.现代性。企业为了提高员工之间的信息沟通，增进民主化管理的水平和有效利用办公空间，大多采用开放式办公室布局，这种办公环境布局具有鲜明的现代办公环境的概念。现代办公室设计还注重于将自然环境引入室内，绿化室内外的环境，这也给人带来一种现代性的感觉。

4.人机结合性。现代办公设备的大量使用，尤其是计算机在工作中的普及，大大地提高了办公效率，也明显的改变了办公方式、方法和程序。同时也提出了办公室的设计和布局必须满足人机结合的要求，按着办公设备的功能、性质和尺寸来设计和布置办公室，成为办公室设计的必须考虑的因素。

（二）为建立、维护和改进办公环境的设计和布局的要求

1.办公室的设计和布局，要达到健康标准。工作时有座位和桌椅；每个工作人员占有的工作面积不应少于标准（比如普通员工不少于5.6平方米）；办公场所的采光，应保证工作人员具有清晰的可见度和眼部健康，光线过暗应使用日光效果的灯具照明，光线过强应使用窗帘遮挡。办公场所的窗帘，应该用非易燃材料制作，一旦发生燃烧时不能释放有害气体；工作场所的温度，应保持在16-26℃。在非集中供暖时间之外或集中供暖系统不良，超出控制温度时，应使用设备或自然条件进行调解；办公场所应保持良好的空气流通，在天气允许的条件下，每天应开窗通风半小时。在不能使用自然通风的房间和不能正常开窗通风的条件下，应采取人为的措施保证空气的流通。

2.办公室的设计和布局，要达到安全和保密标准。办公家具，包括办公桌、椅和橱柜，一律使用非易燃材料制作，没有锋利的边缘；办公桌的抽屉，一次只能拉开一个，防止联动伤害使用者。至少有一个加锁的抽屉，以供保存机密文件、个人重要物品和零钱；办公橱柜，所有柜门都应加锁。使用人员离开时，必须将办公橱柜锁好；办公椅子座位上的坐垫和覆盖物，应该用非易燃材料制作，不能释放有害气体；办公椅子，应具有调节高度和靠背的功能。且基座稳定，不易翻倒；办公桌与办公桌之间的距离不少于0.9米，进出人较多的主要通道两桌之间的距离不少于1.5米。任何人员至房门的通道，都要保证通畅无阻；办公室的房门，应具有反锁功能，工作人员离开办公室必须将房门反锁。

3.办公室的设计和布局，要体现团队形象。按照不同的办公需要，用不同的方法来间隔和管理办公室的空间。在确保满足工作需要，符合健康要求和安全标准的前提下，要装饰和美化办公环境。办公室装饰专业化及认真工作的外观会给来访者和客户一个良好的印象；愉快的工作环境对员工有一定的激励作用；特定的颜色促进平静的工作气氛；植物会使办公室让人感到受欢迎；墙上悬挂的有关团队的鼓励标语和成果图片能促进员工的团队精神等等。适时合理的调整办公设施（如电器设备的插座、百叶窗、信息板、存储架、邮件箱、防静电地毯时钟等）的摆放位置和方向，给外来人员一种新鲜感，是体现团队创新形象的方法之一。

4.办公室布局和位置的安排有利于单位工作流程、便于提高工作效率的能力。设计办公室的布局和位置，一要有利于建立有效率的工作流程。要仔细计划不同工作人员、不同部门之间的工作流动和工作任务，尽量减少人员、文件不得不流动的次数和距离。二要有利于分配工作。考虑分配工作任务的多少、人员和部门之间的工作衔接和传递次序、方便工作人员交流等因素。三要有利于优质、高效地完成工作。考虑改进管理人员对工作人员执行任务的监督和控制、减少工作人员需要离开工作位置的次数、减少文件在企业中流动的次数和时间、改进工作人员的注意力以减少错误、提高工作人员的积极性等因素。

二、坚守十二项基本要求，为建立、维护和改进办公环境创建可靠保障

中国政府长期重视企业员工的安全和健康，早在1956年中国政府就制定并发表了《工厂安全卫生规程》，明确规定了“工作场所应该保持整齐清洁”、“工作场所的光线应该充足”、要有“取暖或降温措施”、“工作场所应该备有急救箱”等。随着办公设备和办公手段的进步，对办公环境的要求也在不断演进。根据国内外的经验，这里总结出以下十二项基本要求：

1.建筑要坚固。

2.光线要充足。

3.温度要适宜。

4.空间要适当。

5.噪声要低。

6.办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

7.办公用品和办公设备要满足工作所需并符合健康、安全要求。

8.办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

9.办公室要提供饮水并符合健康、安全要求；

10.办公区或办公室要设置急救药品和设施。（上转第239页）

11.建立安全、健康和保密的规章制度。

12.室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

企业坚持执行这些基本要求，就会建立起建立、维护和改进企业办公环境的可靠保障。为提高企业的办公效率，树立企业良好的社会形象，增强企业的竞争力提供有力的支撑。

三、把好紧急情况处理关，筑起企业健康、安全、保密环境的最后一道防线

在任何一个企业中，都可能发生紧急情况，这些紧急情况往往会打破正常的工作秩序，甚至危及生命、财产安全，引起动荡和恐慌。企业管理人员一旦遇到紧急情况，必须冷静，不能慌乱，按着自己的职权范围和单位的工作制度，及时采取有效措施，果断处理。

工作现场出现的紧急情况主要包括：生病、意外事件、火灾、需要疏散、泄密等五个方面。

企业中突发疾病是非常常见的一种现象。例如有人突发心脑血管病、高烧、昏厥、呕吐等急症。还有2003年发生的“非典”和后来多次出现的“禽流感”，都曾给企业带来不同程度的冲击。

意外事件，企业也可能发生不可预见的足以使工作环境遭受损失、破坏的事件。如：群体食物中毒、群殴事件。

火灾，是企业中最多发的一种紧急情况。火灾多由电火和明火引起，电火主要因为短路、超负荷运行、线路老化、滥用电炉子等设备引起。明火，因管治不严，如乱扔烟头、床上吸烟、室外玩火等引发火灾。

需要疏散，企业有时候因为遇到意外事件需要将人员疏散到安全地带。如：炸弹威胁。

泄密，企业可能发生秘密泄露事件。企业参与市场竞争，发展战略、新产品开发、人事变动等都会成为竞争对手觊觎的秘密。

对于紧急情况应坚持预防为主的方针，从明确职责、组织指挥、思想教育、技能培训、预案制定到物资储备等方面做好预防和准备。一旦出现紧急情况，要根据企业制度规定及时、冷静和有效地采取措施。具体应做好以下10项工作：

1.建立预防和处理紧急情况的组织，负责预防和处理突发的紧急事件。如防火委员会、卫生所。

2.储备预防和处理紧急事件的物资。如急救药箱、消防器材。

3.制定书面的火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐怖威胁等紧急情况的处理预案。

4.定期对员工进行紧急情况处理预案的培训。

5.编制紧急情况的演练程序，并按程序组织演练。

6.工作现场要配备满足需要的急救设备，并定期检查和更换，保证任何时间都处于完好状态，平素任何人不得动用，急救时由经过培训的人员使用。

7.紧急情况的疏散线路必须明确的标示，疏散道路必须畅通。火灾疏散，应尽量关闭门窗，以减少火势蔓延。工作人员应尽量留下物品以保证人员迅速脱离火灾现场；炸弹疏散，应尽量打开门窗，以减少碎玻璃飞溅的危险。工作人员应尽量拿走个人物品，以便检查余下的可疑物品。

8.显著位置张贴紧急情况处理提醒布告。

9.加强对工作环境中隐患检查和情势分析，发现问题及时解决。自己职权范围内不能解决的问题，按程序向上级汇报。对存在的问题和处理的结果做好记录。

10.一旦发生紧急情况，及时、冷静和有效地采取处理措施。每个员工必须坚守岗位，各负其责，积极实施自救和互救。凡是对人员生命的抢救，分秒必争，在现场最高行政领导的指挥下，由经过急救技术培训合格的人员实施。（作者单位：辽宁经济职业技术学院）

参考书目：

[1]李建华、滕宝红：企业行政管理经理实操细节广东经济出版社 2009.4

[2]罗建华、游金梅：企业行政管理机械工业出版社 2010.8

[3]黄安心：企业行政管理概论华中理工大学出版社2010.9

[4]刘楠：创建绿色办公环境-办公室空气污染的危害及防治对策《生活经济》2009年第3期