浅析企业办公自动化系统应用

占娜

摘要：在计算机技术飞速发展的今天，办公自动化系统已经在各类企业中得到了广泛的应用。这种变化也对企业的信息化管理提出了新的课题，顺应这种变化需要企业在管理方面做出适当的调整。

关键词：办公自动化；应用；管理

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）08-2005-03

计算机技术的快速发展与广泛应用，推动了以计算机网络技术和数据库技术为基础的办公自动化系统的发展和普及。办公自动化（Office Automation）是通过计算机技术在现代化办公流程中的应用，达到提高企业内的信息沟通效率、增强协同办公能力的目的。

1 办公自动化软件系统

1.1 OA系统概述

狭义的办公自动化即OA，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。

关于OA系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。最上层为表示层，主要是向OA的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，HTML表单、JPS、java Applet等。中间层为应用层，是OA的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术上主要利用Java语言、Servlet和Beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心API，为表示层的访问提供确切的接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。

一直以来，OA技术都在不断发展之中。最初的net+关系型数据库（RDB）技术，其办公平台以简单灵活为主要特点。SUN的JAVA+RDB技术以其平台的开放性帮助OA系统的应用门类迅速扩大。Lotus于 1989年推出的IBM Lotus Domino技术实现了协同办公应用。基于SOA设计理念，以J2EE+Domino搭建的OA平台，在门户型的应用框架中支持实时协同办公，帮助用户实现了一体化决策，极大地提高了工作效率。

1.2 广义办公自动化系统模式

广义的办公自动化系统模式包括办公自动化系统OA、管理信息系统MIS、决策支持系统DSS。在实际运行中，这三个系统是相互渗透、相互支撑的关系。其中，办公自动化系统OA主要偏重于事务性的工作任务；管理信息系统MIS强调以信息为加工对象的人机协调管理；决策支持系统DSS是MIS向更高级应用发展的产物，通过调用信息资源和分析工具，为决策者提供具有智能作用的人机系统。

1.3 工作流技术

工作流是针对日常办公流程中具有固定操作程序的业务提出的概念。工作流管理联盟给出的工作流定义是：工作流是一类能够完全或者部分在计算机的支持下自动和半自动执行的业务过程网。随着工作流技术在办公自动化系统中的繁荣，更多的计算机技术被集成到工作流管理系统之中，比如，数据库技术、网络服务技术、云技术等。从而形成了四种主要的系统模式。一是以文件为基础、以共享文件为主要方式的工作流系统。二是以消息为基础的工作流系统，主要通过电子邮件传递文档信息。三是以WEB为基础的工作流系统，通过WEB服务实现写作办公。四是将上述三种系统通过整合、嵌套，而形成的一个新的完整的应用开发环境。

2 企业办公自动化系统应用

对于广大企业而言，引入办公自动化系统有助于改变传统的纸介质办公模式，提高企业整体的工作效率。企业中办公自动化系统的应用主要在于以下几个方面。

2.1 信息共享

企业可以通过建立信息中心来提高信息传递与沟通的质量，减少因企业内部信息沟通问题对企业发展造成的不利影响。信息中心可以包括内部论坛、下载中心、公告管理三大部分功能。

内部论坛可以为企业内部员工提供讨论交流的平台和新的沟通路径。内部论坛的栏目设置可以灵活多样，以提高内部沟通效率为目的。下载中心包含日常办公中所需要的模板、软件、报表、格式等，有助于快速准确获得标准化的办公信息。公告管理主要用于企业内部的通知和查询。

2.2 文档管理

办公自动化中的文档管理并不是简单的针对工作结果的管理，而是包括工作计划、工作过程和工作报告三大部分。尤其要强调对工作过程的规范管理，从而增强企业内部的团队协作能力、强化对工作过程的控制和监督。

其中，工作计划要求办公自动化系统支持对计划进行进一步再分解的操作，以便于整个团队中任务与责任由总到分的安排与管理。工作过程要求办公自动化系统支持对工作进度的跟踪，以及对工作问题的反馈和查询，从而实现企业内部精准的监控管理。工作报告要求办公自动化系统支持实时提交和反馈，并同时存档，作为对将来工作考评的依据。

2.3 人力资源管理

办公自动化系统支持的人力资源管理主要包含人事管理、考勤管理和培训管理三部分功能。通过借助办公自动化系统，实现企业内部人力资源的优化配置。

人事管理要求办公自动化系统支持对企业员工的档案、岗位变动信息、入职离职信息的查询统计功能，以及对于特定事项的提示功能。考勤管理要求办公自动化系统支持对各类考勤信息的查询，同时有灵活的接口可以实现与其他考勤系统，比如打卡式考勤机的对接。

关于培训管理的办公自动化系统又可以进一步分为培训计划、培训过程和培训结果。培训计划方面需要办公自动化系统支持内部员工的计划提交和计划申请。培训过程重在对培训的日程安排以及监督。培训结果则要求办公自动化系统支持对培训结果的反馈，以及对新的培训计划的修正。

2.4 财务管理

企业利用办公自动化系统进行财务管理，主要包括对资产的管理和对费用的管理两个方面。对资产的管理，从办公自动化的角度，重在对各类资产建立档案，根据不同资产的使用特点，分不同的模块建立资产使用情况登记，并支持统计功能、查询功能和预警功能，使各类资产的使用情况公开化、透明化，从而有效杜绝浪费和资产流失的情况。

对于费用的管理，旨在使企业的各种用款规范化、高效化。因此，需要办公自动化系统支持在线提交申请、审批、用款登记的管理功能。同时提供与计划任务模块的接口，并支持统计、查询功能，对于费用的使用情况、是否超支便可一目了然。同时，也可以帮助降低财务部门在费用报销、用款申请方面的工作强度。

2.5 决策管理

利用办公自动化系统支持企业的决策管理，需要具备数据分析、情境模拟，以及决策过程记录的功能。

在数据分析，以及情境模拟方面，强调企业内各相关部门的协同办公，汇集多方面的数据、设计多因素的情境模拟。在制定决策的过程中嵌入节点设计，便于过程记录，以及后期跟踪。

2.6 秘书领域应用

办公自动化系统在秘书领域的应用主要体现在收发文处理、整理归档、会议组织三个方面。

在收发文方面，主要是利用网络传输，避免传统纸介质办公流程中可能出现的问题，并同时达到节约成本、提高效率的目的。在整理归档方面，除了前文所述的相关功能之外，还需要添加检索、编研的功能。在保存原件的前提下，提升资料调用的速度。在会议组织方面，可以借助办公自动化系统，把人工速记与电子速录相结合，以达到更好的会议记录效果。同时，可以通过网络技术，规避掉传统会议受时间空间限制的缺陷，从而节约会议成本。

3 企业办公自动化系统管理

在企业的日常办公流程中应用办公自动化系统，在为企业增强协同办公能力、提高整体工作效率的同时，也需要针对办公自动化系统的应用加强管理。

3.1 创造良好的应用环境

为企业的办公自动化应用创造良好的环境，首先要在企业培养适宜于办公自动化应用的企业文化。即鼓励企业内部信息共享，改造传统的纸介质办公流程下的企业信息管理模式，建立有利于知识共享的新型企业文化。这也是企业能够在知识经济时代不断发展的关键。具体而言，就是要建立学习型的组织，不仅仅是信息共享或员工培训的形式，而是要强调在办公自动化系统支持的各个领域的日常工作中注重过程学习和团队学习。

其次，是要建立相应的管理基础。引入办公自动化系统之后，企业的办公流程就不再是简单的文档处理或者行政事务，而是要通过信息共享和知识的再利用提高整个企业的协同运作效率。因此，知识管理就显得尤为重要。企业的知识管理意味着企业借助办公自动化系统平台，通过建立知识库、促进员工知识交流、把知识作为资产进行管理。在知识管理框架中，办公自动化系统可以充分发挥其优势，帮助企业提高知识创造和知识转换的能力。

最后，要注重企业的信息积累。信息积累是办公自动化的一个重要基础。通过办公自动化系统的应用，提高企业的决策效能尤为重要。而办公自动化系统处理的对象就是各种信息，因此，要从企业文化和管理基础两方面入手，注重企业的信息积累。除了基础信息、原始信息的积累、归档、统计，还应重视信息分析方法的完善。

3.2 妥善应对系统安全问题

企业在日常办公流程中应用办公自动化系统之后，可能存在的安全问题主要有互联网病毒入侵与传播、黑客信息技术的传播，以及内部信息被窃取。一旦系统出现安全问题，不仅仅会对企业的办公自动化系统造成破坏，更会对企业的运作、甚至经营决策造成风险隐患。

针对这些可能出现的安全问题，首先要对企业员工加强系统安全教育，培养员工注重信息安全的操作习惯，尽量杜绝无意的操作引发的安全风险。提高员工的计算机病毒防治意识，配合硬性的操作规范和有效的监管力度，保证办公自动化系统正常运行。考虑到互联网背景下计算机病毒的快速传播，需要为办公自动化系统安装适用于内部局域网环境的病毒查杀软件。

其次，要在技术上防止非法访问和数据丢失。根据安全级别的不同，对办公自动化系统的表示层、应用层和数据层分级实行安全保护。为此，可以在系统设计时，采取授权控制、数据加密、地址转换等技术，禁止可疑用户访问、在通信节点配备防火墙网关、将可疑的Internet地址屏蔽。在日常的系统管理维护中，要及时为系统打补丁，关闭平时很少用但容易被病毒和黑客利用的服务或端口。同时，要加强数据的恢复功能。在自动化办公系统遭到破坏之后，其数据的恢复程度依赖于之前对于数据的备份。因此，企业的自动化办公系统本身应该制定更为稳妥的数据备份方案，主要包括场点内高速度、大容量自动数据存储、背负与恢复；场点外的数据存储、备份与恢复；对系统设备的备份。

3.3 顺应办公自动化系统发展趋势

随着应用向纵深化发展，办公自动化系统未来的发展趋势将由终端的实际应用来决定。就企业而言，其大的发展趋势是进一步提高企业内部管理效率。具体来说，就是向着便携化、平台化、智能化的方向发展。所谓便携化，就是实现移动办公，在智能手机终端飞速发展的背景下，移动商务已经成为LBS的一大趋势，这与办公自动化系统的未来发展存在紧密的契合点。所谓平台化，即企业内的办公自动化系统会逐渐取消部门间的障碍，最终形成界面统一、账户统一的协同办公平台，使其提高办公效率的特点更为突出。所谓智能化，就是办公自动化系统除了支持传统的信息沟通和信息共享功能外，还支持对信息进行分析、归纳、比较、判断，进而做出相应决策的功能。将管理中“人”的因素融入到办公自动化系统之中。

针对企业中办公自动化系统未来的发展趋势，需要企业在多个方面采取顺应其发展趋势的策略。比如，在办公自动化系统的设计方面，由原来的面相业务的设计思想转变为面向用户的设计思想，使其功能更为人性化。在技术选择方面，选择与世界发展潮流相吻合的技术，以确保系统的负载轻、开放性好、维护升级更为方便。在管理理念方面，要摒弃传统的人际办公的计算机化概念，将知识管理融入办公自动化之中。

4 结束语

办公自动化系统的应用，对于提高企业协同办公的工作效率、实现一体化决策有着基础性的作用，是企业管理信息化的重要组成部分。

在了解了企业办公自动化系统的技术特点以及应用领域之后，加深对办公自动化系统本质作用的理解，进而有针对性的在管理方面进行调整。使企业的管理理念与办公自动化系统的应用环境、应用的安全性，以及未来发展趋势方面相适应。既有助于提升企业管理质量，又可以避免办公自动化系统后期成本居高不下。

参考文献：

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