应用于电子政务系统搭建的流程管理思想

徐敬仙

摘 要：本文基于笔者多年从事信息管理系统设计与实现的相关工作经验，以面向电子政务的流程管理系统设计为研究对象，论文首先分析了电子政务发展面临的瓶颈，进而提出了该流程管理系统中各功能模块的设计思路，全文是笔者长期工作实践基础上的理论升华，相信对从事相关工作的同行有着重要的参考价值和借鉴意义。

关键词：电子政务 流程管理 模块功能设计

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）03（c）-0015-02

1 电子政务发展现状与瓶颈

经过十余年的发展，中国电子政务的建设已进入实质阶段，从中央到地方的电子政务建设都是突飞猛进，“两网、一站、十二金”建设取得了明显进展，全国257个地市级城市中己经有90%的城市建立了自己的政府网站，NC下注册的域名数、网站数分别达到38万和62，7万，其中政府网站建设快速推进，总数量突破2万个。与此同时，网络技术与基础设施也飞速发展，网络国际出口带宽增长飞速，总数达到53.9G，而国内，不管是政府部门还是企业、个人，基本都已从拔号上网方式，进入到宽带时代。电子政务建设己经从网络基础建设向功能应用层面和社会服务层面转变。来自赛迪顾问的数据显示，2004年中国电子政务市场规模将达到400亿元，其中用于软件及信息服务的投资将超过140亿元。

我们在为电子政务的内外部环境取得可喜成绩而高兴的同时，也应该看到，在推进电子政务过程中，也存在着一些问题，主要有以下几个方面。

（1）重复建设问题。

随着电子政务的发展，各级政府，上至国家部委下至街道办事处，都有自己的网上办事网站，不仅如此公安、民政、工商、税务等职能部门也在不断推出自己的电子政务网站，同时出于安全性考虑，各家的网络硬件还要求自成体系，有的甚至要求物理隔离，这样造成硬件、软件的巨大重复建设，同时也为各企业和个人用户造成诸多不便，面对诸多入口，不知从哪开始。因此首先有必要将各职能部门的业务流程进行规范，特别是联合办理、协同办理的一些业务流程需要规范化。其次是要统一入口，目前很多地方开设了办事大厅，各职能部门集中办公，有效解决了这一问题，这也为网上政务办理提供了思路。

（2）对电子政务的认识问题。

目前，我国的政府上网工程虽然呈现星火燎原之势，但许多己建立的政府网站都存在着短期效应的弊端。一些地区为了赶时髦、走过场，仓促地建立网站、注册域名、配备硬件设备，但热过一阵子后，那投资几十万甚至上百万元的网站便再也无人问津。这不仅有悖于国家提倡政府上网的初衷，而且造成了人、财、物等资源的极大浪费。还有一些地区盲目投资兴建政府信息网络的基础设施，由于缺乏长远的战略计划，造成地区内网络基础设施的重复性建设，既给各政府垂直机构之间的信息沟通造成了不必要的麻烦，又违背了区域性网络的“一个大脑和一套神经系统”原则，从而增大了建设地区性统一政府网络的难度。

政府网站的建设是我国推行电子政务的起点，它不是要给上级领导和普通老百姓“作秀”，而是要在因特网上真正建设一个内容丰富、服务快捷、实用性强的电子政府，而这需要一个循序渐进的过程。

（3）数据来源的复杂性问题。

在我国的电子政府逐步构建完成以后，政府的网上应用会越来越广泛，数据库的信息来源也会越来越复杂。如果在推行电子政务的初期，政府对形形色色的数据库缺乏统一的规划，就会造成相同信息在不同数据库中的重复，并且彼此无法相互连接。在这种情况下，如果某一个人的数据稍有变化，就需要到政府的各个部门逐一进行修改，这不仅没有提高政府的办事效率，反倒给公众服务带来了极大不便。因此，在我国构建电子政府的初级阶段，我们必须重视数据来源的复杂性问题，注意加强政府各部门以及地方政府间的协调，争取把数据库应用系统建設得既能彼此相互独立又能彼此相互连接，从而有效避免因重复建设而造成的重复投资。也只有建成这样的信息数据库系统，才能使电子政府的公众服务体系名副其实地发挥作用。

（4）缺少实用软件问题。

当今世界，信息技术的发展可谓日新月异，信息技术水平自然成为决定一个国家能否顺利实现电子政务战略计划的关键性因素。一些单位投入巨资购置了先进的硬件设备，却因没有实用的软件而致使设备常年闲置于尘土之中；还有些单位尽管采购到或者开发出了一些应用软件，但最终还是由于易用性不甚过硬而将设备束之高阁。因此需要大量以工作流为核心的应用系统代替单位原有的手工业务办理。

以上这些是目前阻碍电子政务发展的共性问题。如何恰当地解决这些问题，将是电子政务建设能否良性发展的关键。通过对以上这些问题的分析发现：开展网上办事（GTOC和GTOB）、公文流转（GTOG）是解决这些问题的关键点，而它们都与工作流技术密切相关的。只有流程规范化了并投入到使用中，其它配套措施和技术才能及时跟上，另外随着以工作流为核心的电子政务的推广，也将会带动观念的转变和其它瓶颈的解决。

2 工作流系统与电子政务结合的优势

2.1 简化开发

主要是针对应用软件开发而言，它可以。

（l）降低开发风险：业务分析师和开发人员使用相同语言交谈，如状态和动作术语，这意味着开发人员没有必要将用户需求转化成软件设计。（2）集中实现：业务流程经常变化，使用工作流系统的最大好处是：实现不再是散落在各种系统中模糊整合的软件片断。（3）加快应用开发：因为工作流系统提供大量底层API，使得实现开发应用软件只需要关注交互界面，而且成熟工作流系统的代码都久经考验，使得我们开发更快，代码更容易维护。

2.2 促进政务流程管理

主要是针对系统应用级而言，通过对政务流程分析并创建规范化描述，最终将具体流程用统一的流程定义语言来描述，是一件艰苦但会有很好回报的工作，具体的优势是。

（1）提高效率：许多业务流程自动化的结果是去除许多不必要的步骤。（2）更好的流程控制：通过标准的工作方法和跟踪审计，提高了业务流程的管理。（3）改进客户服务：流程的一致性，提高了各层次对用户响应的可预见性。（4）灵活性：基于流程的软件控制，使得可以重新设计以符合业务需要的变化。

2.3 信息交换的统一

由于各级政府各级部门流程众多，而电子政务的一个重要任务就是促进它们之间信息的交流，以及联合办公，协同审批等，这就要求各职能部门之间必须要做到信息统一，这样交互才有基础。同时也有利于各级政府，不同地区之间流程。

3 系统各模块功能设计（见图1）

3.1 流程定制

流程定制模块的功能主要包括。

（1）可视化流程自定义：如用图标表示流程元素；流程图可放大、缩小、自适应显示全图；绘制流程图时可拷贝、剪切、粘贴。（2）设置流程属性：如指定流程拥有者为个人或角色；指定流程时限；指定流程为自由流或预定义流程等。（3）流程的输入输出：如将在其它系统中定制的XPDL流程文件导入本系统；在本系统中从图形化流程图生成XPDL文件；定制的流程图可打印；验证流程的有效性；版本管理，己定义的流程可修改，草稿可暂存服务器端；基于浏览器远程定制流程等。

3.2 流程解释

流程解释模块的功能主要包括。

（1）将XPDL流程定义文件解释到数据库流程定义的相关字段。（2）将运行状态的数据字段构造成XPDL流程描述文件。

3.3 流程控制

流程控制模块的功能主要包括。

（1）流程控制：如直流控制，这是最基本的应用；分流控制，它应支持多种可能流向的选择；自循环控制；辅流控制，它主要应用于主办、协办相互协作的活动；会流控制，它主要用于多部门网上审批或协同办公，如会签、会办；子流控制；自由流控制；条件流转控制等。（2）支持各类特殊流程模型：如：回退，可退回到以前的任何一步；抄送，它与分流的区别是不签意见，分支不要求汇聚；取回，当某节点的下一节点还没有开始处理时，本节点用户有权取回，重新修改。（3）中间处理结果保存，对一些重要步骤可留待以后查询。（4）操作控制：如必备与必读文档，在流程过程中，资料夹内常会加上附件，承办人员必需阅读附件资料后才可办理。事实上手工方法对这一点很难控制，而通过工作流自动化软件可以设定未阅读附件则不能继续流程。（5）权限控制：如相同角色或具有一定权限可取得他人的任务：同一流程中，可以限制不同处理者能够查看和输入的内容。（6）启动与结束控制：如手工启动；设定条件启动（如周期启动）；其他程序启动（如E-mail启动）；结束也一样。

3.4 流程监控

（l）可视化流程监控：如有权限用户可通过流程状态图查询流程运转情况；工作负荷量显示，显示所有员工目前的工作负荷，能将指定工作或任务临时调派给其它人员处理。（2）异常查询：如监控者可以查看流程办理是否超过办理时限，如是发出催办通知。（3）流程查询：如本用户已审批工作查询；己申请项目查询等。

3.5 流程辦理

（1）工作列表显示：它主要是显示待处理工作项的相关信息，如待审批工作列表；可申请项目列表。（2）察看和填写审批意见：包括协办等，它出现在辅流中，协办无权修改表单。（3）历史记录保留：如支持原件版本跟踪、痕迹保留技术。可以保存文章、公文的所有修改、批改痕迹，并可以根据需要显示“干净”文档（最后版本的文档）和“花脸”文档（显示修改痕迹的文档），便于跟踪文件的修改历史和确认字句的修改责任人。（4）提醒报警：如根据工作时限与任务到达时间报警，时间排除非工作日。

3.6 用户管理

（1）用户的建立：如新建用户或从其它系统中导入用户。（2）用户的改变：如用户资料的改变；授权代理人和代理期限，在本人出差或其它原因不在时使用。（3）用户的管理：如多级角色管理；用户、角色与组织关系管理。

3.7 流程统计与查询

（l）日志查询：如每一流程实例运行日志查询；每月每季日志查询和历史记录查询等。（2）办理数量质量统计：如超期任务情况分析；任务平均办结周期分析；任务参与者办理时间分析等。

4 结论

本文从电子政务的特殊需求出发，介绍了一个应用于该领域的专用工作流程管理系统的功能设计，介绍了国产数据库如何与JZEE开发平台WSAD的结合；XPDL在系统中的应用等。

参考文献

[1]王长胜.电子政务蓝皮书：中国电子政务发展报告[R].社会科学文献出版社，2003.

[2]董亚波，贺清洲，鲁东明.从国产数据库的现状看其发展方向[EB/OL].中国国产数据库发展技术论坛，2004.