浅谈民营企业档案工作

刘威威

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1673-5811（2013）03-0052-01

摘要：近年来，我国的档案事业有了长足的发展。国家在对国有企业的档案工作进行有效地管理的同时，也开始关注民营企业的档案工作。笔者从民营企业档案存在问题和成因及推进民营企业档案工作的几点意见对民营企业档案的管理情况进行了分析。

关键词：民营企业 档案 存在问题 成因 解决对策

党的十一届三中全会以来，我国进行了全面的经济体制改革。随着我国社会主义市场经济的建立和发展，民营企业开始在我国经济发展中占据重要的位置。党的十六大也指出：“必须毫不动摇地鼓励、支持和引导非公有制经济的发展”。伴随着民营企业的不断发展壮大，民营企业家们开始对诸如档案管理之类的基础性工作越来越看重。民营企业档案管理问题也成为近十多年档案界关注的热点问题之一。

近些年，不论是有关部门和档案学术界，都提高了对民营企业档案的管理工作的关注度，一些的文件也在相续出台。国家档案局在2007年还举办了“剑南春杯”档案与法制知识有奖竞赛，以此来提高全社会的档案意识和档案法律意识，并促进学术界、国有企业的档案部门与民营企业的共同进步。但由于历史、经济、体制等原因，我国的这种档案意识在民营企业中萌生较晚，民营企业的档案工作起步相对落后。因此，并没有形成完善的管理机制。致使民营企业的档案管理工作整体处于滞后状态，民营企业管理中仍存在这一系列的问题。以下笔者将对民营企业档案的管理存在问题及解决措施进行分析。

一、民营企业档案存在问题及成因

（一）档案管理水平存在差异。因为我国的特殊国情，民营企业形成的途径比较复杂，这在某种程度上也反应在了企业的档案管理情况上。一些有传统的国有企业的改制的大型民营企业，由于其有档案管理的基础，整个企业的工作也比较规范。此外一些沿海的民营企业，有更多的机会接触和了解国外的企业发展状况，相关的部门也比较重视，因此企业的档案的管理工作也相对规范很多。相反，一些从无到有的民营企业，大多都是家长式管理模，因此包含着家族企业的种种弊端。有些民营企业主受教育的程度较低，习惯于传统的家庭式的管理理念，目光短浅， 他们看不到管理的重要性，档案的管理工作就更不可能提上日程。

（二）档案意识薄弱。我国民营企业是在市场经济的早期秩序化和法制化过程中发展起来的，这种以经济建设为主，效率第一的观点深入人心，使多数民营企业主以追求短期利润为主要目标。一些档案领导只顾眼前利益，现代的管理意识不强。在这种经营理念指导下，他们很难把资金投入到效益不能即见的档案管理上。因此造成档案管理很难能与企业的发展保持同步。

（三）档案管理机构及制度不健全。首先我国并没有相关的机构对民营企业的档案管理工作进行有效的指导并提出针对民营企业档案管理的相关规范制度。也因为我国民营企业和国有企业的巨大差别而无从寻找可以遵照模式和相应制度。因此在民营企业内部也很少设立专门的档案部门管理企业档案工作，有档案部门，也无法提出适应本企业档案工作的管理制度。

二、推进民营企业档案工作的意见

加强民营企业档案工作，既是民营企业自身发展的需要，也应该是我国档案部门应该关注和解决的问题。所以加强民营企业档案工作应该涉及两方面问题：第一国家档案管理机构应该怎样介入到民营企业的档案管理问题中；第二，民营企业自身应该怎么加强内部的档案管理工作。下面我们从四个方面具体谈一下这两个方面。

（一）作为国家档案管理机构必须主动介入到民营企业的管理工作中。但与此同时我们应该注意到，民营企业是企业主自己兴办的企业，其在管理上有很大程度的自主权。因此，档案部门的介入必须 做到“适度”原则，绝对不可影响民营企业的正常经营活动。档案部门可以通过以下方式对民营企业的档案工作进行管理：

首先，相关部门应该为民营企业更多的提供宏观上的策略和技术指导。例如：档案部门可以编写一些民营企业档案管理方面的指南，来指导民营企业的建档工作；通过档案网站等宣传手段加强企业主的档案意识，让民营企业主充分认识到档案工作的重要性，树立企业的档案观；派业务精通的档案人员到民营企业内部指导工作，也可根据民营企业的意愿，为企业挑选和培训档案管理人员。

其次，档案部门应该意识到民营企业的档案管理的自主，必须是法律框架下的自主。前国家档案局局长毛福民就提出过： “要针对民营企业档案管理中存在的问题和违法行为加大执法检查和查处力度，突出在监督重点，确保档案安全。”第一，各级档案行政部门要依据档案法等法律法规，尽快建立健全适合民营企业单位档案管理办法和档案工作规章制度。第二，在统一必要的管理办法和规章制度外，还应该根据企业的档案管理特点，形成具有特色、方便民营企业操作的业务规范标准。

（二）作为民营企业自身，必须做到知法、守法、执法，履行《档案法》规定的义务，确保企业档案的安全，依法做好企业的档案工作。并在相关法律法法规的基础上制定适应本企业档案管理工作的各项规章制度，确保档案归档齐全、整理规范、保管安全、利用便捷。民营企业还要逐步加强企业的档案意识，树立档案管理与企业竞争需要相适应的观念。围绕企业的生产、经营和管理等各项工作，积极开发档案信息资源，主动提供利用，为企业增强竞争能力、提高经济效益。有条件的民营企业还应该积极采用现代信息技术，倡导企业实行档案、信息、图书、资料四位一体管理的新方式，逐步建立与企业信息化建设水平相适应的企业档案信息化管理，充分发挥企业信息整体的优势。

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