新《船员教育与培训机构质量管理规则》下质量管理体系建设的再思考

於 健

(江苏海事职业技术学院，南京 211170)

自从履行STCW78/95 公约以来，我国的船员教育与培训机构都建立了质量管理体系，这对船员教育与培训的健康发展和质量提高均起到了重要的保障作用。目前，为履行STCW 公约马尼拉修正案，新的《船员教育与培训机构质量管理规则》正式出台并已生效，根据新规则对原有的质量体系进行修改和完善，是各船员教育与培训机构所面临的共同任务。回顾和反思十多年来质量管理体系建设和运行情况，对于机构更好地建设质量管理体系，无疑有着十分重要的意义。

一、我国航海教育质量管理体系建设和运行的回顾与反思

我国的船员教育与培训质量管理体系已建设和运行了十余年，航海教育与培训机构在质量意识的树立、教学与培训质量的提高以及工作过程与工作效率的改进等方面都有了长足的进步，其主要特征有以下两点。

一是形成了以体系文件规范教学与培训的组织行为、管理行为和工作行为的新模式，增强了工作的规范性和全员的质量意识。质量管理体系是依赖于规范性文件建设基础上的，它是将教学与培训的组织过程进行梳理归纳，转化成对质量具有关键影响的基本要素和基本环节(如教学和培训计划、招生与学生管理、教学和训练的检查与评估等)，通过质量手册和程序文件的方式加以规范，并辅以支持性文件，从而形成完整的文件体系。经过多年来质量管理体系的实施，航海院校及培训机构教职员工对质量体系均有了全面的认识，对采用质量管理体系规范教学与培训的组织行为、管理行为和工作行为有了广泛的认同，都能自觉地为质量目标的达成而努力，全员的质量意识普遍增强。随着认同度的不断提高，职工在各自的岗位上均能严格按照体系文件要求操作，工作质量也不断提高。

二是形成了以质量记录为载体的评价模式和内外审相结合的监督管理机制，切实提高了工作效率。质量管理体系的主要特征就是以规范的形式明确职责和强化过程管理，其主要手段是内部和外部的审核;同时在质量管理体系的实施过程中，做与不做、做好与做坏都必须留有质量记录，没有记录就没有行动，从而使各项工作更加规范、更加完善。因为在质量管理体系文件中对部门职责、个人职责和工作接口规定得明晰准确，且每一工作环节都必须留下质量记录，事事有部门或有人负责，因而工作中推诿扯皮的现象大大减少，工作效率明显提高。另外通过经常性的内审与外审，可以发现体系本身的设计缺陷或执行过程中的偏差(即不符合项)，若是文件规定不合理，则修改体系文件，若为具体工作人员的失误，则要求当事人引起重视并加以改进。这样就使得教育与管理过程始终处于受控状态，使体系得以持续改进。

但在体系的运行与维护过程当中，依然存在一些不足之处，其主要原因就是没有真正认识到质量管理体系的内在本质，只是为体系而体系，其具体表现如下。

一是存在着重形式大于重内容的情况，出现了文件规定与实际管理相脱节的现象。如有的教育与培训机构没有认真分析各要素的内涵，对同一要素根据以往的管理习惯人为地分开，满足于从形式上加以覆盖，使得程序文件达几十个之多，而实际内容空泛，操作实施有难度、有断点;有的教育与培训机构只是开展一些基本的培训项目，但程序文件和管理规定却很多，有些程序文件的某些要求和管理规定根本没有实施的载体，使相应的程序文件和管理规定成为一纸空文;有的教育与培训机构的质量记录表格繁多，有的重复，有的没有实际意义，使质量记录流于形式，既增加了工作负荷，同时又给体系的有效运行带来负面影响。

二是存在着对持续改进关注度不够的情况，出现了过分关注工作过程中不合格项的数量和过分强调质量记录的现象。对于质量管理体系，无论是内审还是外审，总体情况看，其关注点大多集中在工作过程与程序文件的符合性、质量记录与程序文件的符合性以及质量记录的完整性等方面，开具的不符合项也限于上述几个方面，很少涉及教学检查与评估工作中发现问题的整改以及其他对质量改进有较大影响问题的响应，有的教育与培训机构甚至将内外审开具不符合项的数量作为衡量质量管理体系改进的指标，有的教育与培训机构自质量管理体系建立以来质量记录的表格没有变化过。这均说明对质量管理体系持续改进的关注度还有相当大的差距。

二、新《船员教育与培训机构质量管理规则》下的质量管理体系建设

新的《船员教育与培训机构质量管理规则》的正式颁布实施，为重新审视和完善已运行多年的质量管理体系提供了一个极好的契机，航海教育机构应从以下几个方面来加强质量体系的建设。

其一，认真学习ISO9000 族现行标准和文件(特别是ISO9000:2005、ISO9001:2008)与新的《船员教育与培训机构质量管理规则》，真正理解质量管理的内涵与实质，结合教育与培训机构的工作任务、工作性质和实际状况，编写出符合实际的质量管理体系文件。新规则对质量管理的基本要求进行了规范，明确指出要通过质量手册、程序文件和支持性文件，在质量方针和质量目标、职责、权限和沟通、教学和培训计划、招生和学生管理、教学与管理人员、场地、设施和设备、教学和训练的实施、教学和训练的检查与评估、质量记录控制、纠正和预防措施、文件控制、内部审核和管理评审等12 个方面指挥和控制组织的协调的活动，以达到质量控制、质量保证和质量改进。作为教育与培训机构，教育与培训是中心工作，因而所有工作都必须围绕着教学与培训质量的达成与提高而开展，因此在质量管理体系的文件组成中，要充分考虑教育与培训的固有特性，既要有刚性原则的规定，同时也要有柔性灵活的要求。

在建立质量管理体系时，首先要明确质量方针和质量目标，这要和教育与培训机构的工作性质与工作任务相契合，要有可操作性;对于从事航海教育的院校来说，质量方针和质量目标要兼顾国家的教育方针与质量目标;对于从事船员培训的培训机构来说，质量方针和质量目标主要是满足国家法规的要求和送培单位的要求。

其次，程序文件要原则、简化，把质量方针和质量目标以及职责、权限与沟通融合在程序文件中，相同的要素要尽可能合并，不要使程序文件的结构过于庞大，且一定要与机构的工作任务相吻合，有些工作非常具体和重要，可以通过业务指导书的形式加以补充。

第三，质量记录一定要简化，一定是质量管理必不可少的证明，一定是教学与培训组织工作的提炼，不能为记录而记录，从而阻碍了工作效率的提高，且如果质量记录过多，有时反而会使得质量管理显得不真实。

第四，对于教师的标准与考核、设备实施的标准与配备、教学检查与评估、纠正与预防措施的实施等，要规定刚性原则，而对于教学的实际实施则可以有一定的灵活性，因为教育与培训的根本目标是完成教学内容，达到预期的教学效果，其基本方法是因人施教，如果过分强调实施计划的刚性，就与现行的教育理论有冲突，同时也背离了质量管理的初衷。

其二，把关注点真正放在PDCA 循环上，通过内外审制度，不断推进质量改进。质量管理体系的要义在于规范化、标准化和强化过程管理，但其本质和宗旨是致力于增强组织满足质量要求的能力，确保其工作的有效性和效率，推进质量的持续改进，因而质量管理体系建设的关注点应该是针对有可能产生不合格项的环节进行分析，并采取合理的纠正措施加以改进，对于院校来说，关注点应集中在教学检查与评估中发现问题的整改上，集中在伴随着航海技术发展过程中师资与设施设备的准备上，集中在培训纲要变化后质量策划与教学的组织应对上。PDCA 循环关键在于行动，在质量管理体系的建设过程中，内外审的作用就是检查行动、推动行动，在某种意义上讲，外审还带有评价、准入的性质。海事局在推进新一轮质量管理体系的要求中，对外审的作用与意义进行了新的诠释，其目的就在于充分发挥外审的作用，推进质量管理体系的持续改进。在这一点上，国外高等教育在质量管理体系建设方面的成功经验值得借鉴。如英国高等教育评估体系对学校进行外审时，主要考察学校内部用于保证教学质量的结构和机制是否有效，用于保持合理的学术标准和提高课程质量的各项措施是否有效，基于内部外部信息和反馈而对于提高教学质量所采取的措施是否有效等，这与我国质量管理体系外审时关注质量改进、推进PDCA 循环的出发点是一致的。

其三，加强支持性文件的建设与管理，为质量管理提供依据和保障。支持性文件是质量管理体系的重要组成部分，包括外来文件、内部管理规定以及特定工作的业务指导书。及时获取外来文件，并迅速纳入质量管理体系中，是保持体系运行有效性的基本前提，这需要管理机构发布通告覆盖的全面性，也需要教育与培训机构对外部变化跟踪的及时性。对于与教育和培训的质量密切相关的纲要、标准等外来文件，要有相应的包含质量目标、质量保证和质量改进的质量策划。内部管理规定不仅在于建设，更重要的是在于管理与控制，在于与实际工作相契合，在于提高工作效率和工作质量。要对内部管理规定定期整理，始终保持有效文件运行的有效性和连续性。

三、结 语

质量是社会发展和经济发展的战略问题。教育与教学质量水平的高低，不仅反映了教育与培训机构的整体素质，同时也是教育与培训机构的生存之本，质量管理是兴校之道、治校之策。质量管理体系最具魅力的是能在机构内建立起自我发现、自我改进、自我完善的管理机制，从策划、计划、实施到检查、反馈、改进，形成自成一体的管理体系，从而保障和优化了管理机制。实践证明，质量管理是教育与培训机构中切实可行、行之有效的管理手段。航海教育机构要借履行STCW 公约马尼拉修正案和部海事局一系列履约文件为契机，结合新的《船员教育与培训机构质量管理规则》，完善质量管理体系，使管理水平更上一层楼。

［1］高德毅，赵伟建，沈 方．论基于ISO 质量标准的高等航海院校质量管理体系建设［J］．航海教育研究，2002(1)．

［2］马正友．建筑类高职院校引入ISO9000 质量管理体系的理论研究与实践［D］．重庆: 重庆大学硕士论文，2007．

［3］蔡启茂，袁美华．实施ISO9000 标准构建高职教育质量保证体系［J］．中国培训，2007(5)．