信息公开背景下加强高职院校档案服务的思考

吴君君

信息公开背景下加强高职院校档案服务的思考

吴君君

漳州卫生职业学院

在信息公开背景下，公民对信息需求更具有主动权意识。由于高职院校领导对档案工作重视不够、不同类别的档案利用率参差不齐、查档手续繁琐，高职院校档案服务工作成效难尽人意。该文通过深层次的分析，提出从提高高职院校领导的档案意识、丰富档案馆（室）藏资源、制定和完善规章制度、科学处理档案服务中保密与公开的关系等方面加强高职院校档案服务工作，充分开发利用档案信息资源。

信息公开 高职院校 档案服务

21世纪是以信息为主导的世纪，在信息公开背景下，公民对信息的需求更具有主动权意识，在我国高等教育改革日益深化的前提下，高职院校日常各项工作也稳步开展。如何紧跟形势，在信息公开背景下充分开发档案信息资源，充分发挥档案的利用价值，实现信息资源共享，使全单位、全社会受益，形成公平、公正的信息服务体系，是高职院校档案工作者、领导者必须面对并解决的一个重要课题。

1 信息公开背景下强化高职院校档案服务功能的意义

我国已进入信息化社会，《中华人民共和国政府信息公开条例》第十六条规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。档案机构可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息机构可以要设立公告栏、电子信息屏等场所和设施。”①因此，在信息公开背景下加强高职院校档案的服务功能有着重要的意义。

1.1 有利于高职院校的各项改革

高职院校档案记录的是院校真实的历史过程，管理者可以根据以往的各项工作经验为今天各项类似的工作提供参考，以深化改革的力度和提高改革的可行性。如教学类档案能体现过去某个时期教学管理和学生管理的情况，可根据以前的专业设置、学习计划、培养目标、教学进度等为今日的教学管理作参考；可根据以往的招生专业、招生计划申请、招生计划批复、报到情况、就业情况等为今日的申请新增招生专业、制定分专业招生数、为学生就业准备等工作做铺垫和提供参考依据。

1.2 促进高职院校档案管理工作的发展

高职院校档案服务工作是建立在扎实完成档案基本工作的基础之上，如果没有以做好档案基本工作为前提，档案服务工作就成为“无源之水，无米之炊”，服务工作便无从谈起。高职院校通过开展档案服务工作，根据日常档案的利用情况来判断平时档案工作是否做得完善，检验规章制度是否制定得科学、合理，同时可以查缺补漏，及时发现档案工作中的不足和薄弱环节，如档案收集是否齐全、按时，档案整理是否科学、细致，档案鉴定是否合理、严格，档案保管是否安全、有效，档案服务是否周到。在工作实践中发现问题，以便有针对性地促进档案基本工作的改进，从而提高高职院校档案管理工作。

1.3 提高社会对高职院校档案的了解

高职院校是事业单位，经费来源于财政拨款。知情权是公民的基本权利，特别是在信息公开的背景下。在统治阶级时期，只有达到一定阶层的人才能享受档案服务；在现代社会，获得档案信息不再是贵族专享的VIP服务，而是全社会都可以享受到的服务。这标志着国家各级档案机构承担了向社会服务的义务，也是社会文明进步的体现。这既是公民充分享受国家宪法赋予权利的具体体现，又是国家法制健全、政治文明的具体体现。

2 当前高职院校档案服务工作中存在的问题

高职院校档案服务工作是指高职院校档案部门为了满足社会各领域对档案信息的需要而采取各种服务途径和方式的总称。充分发挥档案的服务功能，是档案管理工作的目的和意义，也是档案存在的价值，但是在高职院校的日常管理中，档案服务工作面临着困境，使得档案工作举步维艰、停滞不前，主要体现在：

2.1 高职院校领导对档案工作重视不够

当前，上级档案主管部门取消对档案管理的硬性评估、评比、升级，取而代之的是各单位根据实际情况自主提出申请要求。这使习惯接受上级硬性检查的高职院校领导错误地认为可以等上级下发评估、评比、升级的文件后，再来落实整改档案室（馆）的工作。殊不知在领导缺乏档案意识的情况下，对档案各项工作不闻不问，没有对学校的档案发展进行科学、合理的规划；再者，受传统观念的影响，领导以为档案管理是一项没有技术含量的工作，仅仅是收集文件材料，一份份按时间顺序叠好放进档案盒，然后再把档案盒放进档案柜里，工作轻松、简便。可见领导对档案管理缺乏深刻的认识，没有把档案管理工作上升到必要的位置。

2.2 不同类别的档案利用率参差不齐

党群类、产品生产类、财会类、实物类档案一般是红头文件或各类报表类，专业性比较强，利用范围窄，只有专业人员考究时才用到，一般的业务人员不熟悉专业知识，不会查阅这几类。而教学档案中的教学任务书、各专业教学计划表、考试安排表、申请新专业文件和批复、分专业招生计划、招生花名册、学籍卡等等材料实用性高，在以教学质量和学生素质培养为重的形势下，对教师提高教学质量和做好教学计划，证明学生的学历、协助人事部门招聘的人员资格认定、学生办理出国手续等起着至关重要的作用，利用率极高。

2.3 查档手续繁琐

查档手续繁琐是被普遍认同的，由于国家、省、市档案主管部门对档案制定了详细的法律法规和管理细则，因此，在各个单位对档案的细节管理严格，如必须本人持单位介绍信办理查档手续，当本人无法亲自办理时必须严格按照委托与被委托的关系提供证明材料，一般情况不得将档案外借。情报学著名的穆斯定律指出：“一个情报检索系统，如果顾客感觉取得情报要比他不取得情报更伤脑筋和麻烦的话，这个系统就不会得到利用。”②即档案需求者希望查档手续越方便越好，在同等条件下，越是方便简单的手续，需求者利用的频率越高，反之则很少有需求者去利用。

3 加强高职院校档案服务的对策

3.1 提高高职院校领导的档案意识

档案工作者应该行动起来，通过多种方式向领导宣传档案工作，增强领导重视档案工作的意识，如及时让领导批阅有关档案的文件，请领导参加上级的各类档案工作会议及档案活动，向领导汇报学校档案工作的计划和总结、外出参观学习的经验和体会、其它兄弟院校的档案工作进展等等，让领导充分了解当前档案工作的发展形势和地位，加强对本校档案工作的领导。在校内开设档案知识讲座，传授档案管理知识，普及档案常识，提高教职工、学生尤其是高职院校领导的档案意识。只有让领导肯定了档案工作，才能将院校的档案工作摆上议程，重视档案馆（室）的发展，定期在行政例会上研究如何加强和改进档案信息服务工作；在档案工作遇到困难和阻力时，协调相关部门的关系，以大局为重，共同做好学校的档案工作。

3.2 丰富高职院校档案馆（室）藏资源

室（馆）藏资源应该能满足档案需求者实现信息需求，不能因为库藏档案数量不足而影响到档案信息服务的开展。另外，应该以最低限度的费用消耗来保存社会所需的最大限度的档案信息资源。第一，有条不紊地做好档案的收集、保管、整理、鉴定、销毁和开发利用，确保能体现学校活动的、有价值的材料都归档；第二，确定没有归档价值的材料，要归类存放2～3年再销毁，以防由于局势变化，材料产生价值，发挥使用潜能；第三，按移交清单认真清点各部门移交的档案材料，确保移交的档案都是有价值的档案，确保实际移交的档案与清单上所列的目录一致，确保每份材料的完整性，提防缺页、破损；第四，及时组织开展档案的销毁工作，严格按照保管期限仔细核对室（馆）藏档案，对于过期、与单位各项活动关系不大、没有使用价值的档案进行鉴定、登记、统计、销毁、登记，节约库房空间，以便将来能更容易找到目标档案；第五，加强日常室（馆）藏档案的管理，定期查看档案案卷，发现丢失应该马上查阅档案利用登记表或是监控，排查丢失的原因。

3.3 制定和完善高职院校规章制度

只有制定了切合实际的管理制度，以制度管人，凭规矩办事，才能使工作井井有条。以依法治档为根本，高职院校在严格执行档案法律、法规的基础上，应该结合本校的具体情况，制定切合实际的档案管理工作制度，以建立健全与学校办学规模相适应的高职院校档案管理制度，实现档案管理制度化、规范化、科学化。

首先，根据档案法律法规制定适合本单位的《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案工作人员岗位责任制度》、《档案信息公开管理规定》等，使各种各类材料的形成、积累、整理、立卷、归档、利用等形成制度化和规范化，做到有章可循，有据可依，按章办事③；其次，简化档案利用手续，为社会提供更便捷的服务，最大限度地发挥它们的使用价值，《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条规定：“中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。”④

3.4 科学处理高职院校档案服务中保密和公开的关系

首先，严格做好密级档案的保管工作。档案区别于其他信息资料的特点的是机密性原则，信息公开并不意味着所有的信息都要公开，为了避免触犯法律，减少没必要的冲突，高职院校档案室（馆）有必要对信息的公开进行限制，做到有所公开、有所不公开。因此，必须严格做好密级档案的保密工作。第一，强化保密意识，认真学习和遵守《档案法》、《保密法》、《专利法》、《知识产权保护法》等有关法律规定，对于不能公开的档案，绝对不能公开；其次，档案工作者要熟悉馆（室）藏资源，绝密、机密、秘密级仍在保密期的档案要继续保密，涉及不适宜公开的档案材料，一定不能开放，如个人隐私材料、学生和教职工的处分处理、不幸的个人经历，个人专利成果等等。

根据以上法律，高职院校档案工作人员应定期浏览案卷，发现即将降密或解密的档案应报告主管机关，经单位正式公布后，及时做好解密后档案的开放服务工作，同时填好备注，为后来的服务提供依据，切勿将已能开放的档案仍束之高阁，浪费资源。

注释：

①国务院．中华人民共和国政府信息公开条例, 2007-05-01．

②李洪．新时期高校档案信息服务功能的拓展[J]．云梦学刊，2011，32(4)：125-127．

③吴君君．浅议高校成教档案的管理[J]．科教文汇，2012第6期中旬刊：193-194．

④国家档案局．中华人民共和国档案法实施办法, 1999-06-07．

[1] 王磊，乔永会．高职院校档案工作信息化建设的实践及改进对策[J]．黑龙江科技信息，2012(27）: 138-139．

[2] 吴君君．浅议高校成教档案的管理[J]．科教文汇（中旬刊），2012（6）：193-194．

[3] 李章书．浅析高职院校档案信息化的主要问题及解决对策[J]．山西档案，2012(6）: 55-57．

[4] 唐红波．高校科研档案服务地方经济建设分析[J]．兰台世界，2013(17）: 104-105.