档案现代化管理过程中存在的问题与对策

张冬娥

（永州市农业科学研究所，湖南 永州 425199）

《中华人民共和国档案法》第十三条明确规定，各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。这既是对实现档案管理现代化提出的法律要求，同时也反映了我国社会 经济发展对档案事业的客观需要。档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有不可替代的作用。随着经济与社会的不断发展，档案的数量成几何级数在增长，对各种档案进行有效的管理就愈加显得重要。档案管理工作不仅是一项政策性极强的工作，而且也是一项专业技术性很强的工作，在新的历史条件下，如何采用现代化科学技术先进装备和手段管理档案，创新档案管理观念，采取科学的有效措施，探索档案管理的现代化模式，使档案更好地服务于经济和社会的发展是一项十分紧迫的艰巨任务。

一 档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理现代化的意识不强

由于档案管理工作不能给单位带来直接的经济利益，轻视档案工作的思想在相当一部分干部职工中、甚至在部分领导干部中普遍存在。《中华人民共和国档案法》已经颁布实施20多年，但是，还未受到社会的普遍重视，广大干部职工对《档案法》的认识依旧不深刻，贯彻落实《档案法》往往是被动执行，最直接的表现就是工作中档案的自觉意识不强。许多单位还没有将档案工作纳入本单位的长远工作发展规划，仅仅把档案工作当作简单的保管性、事务性工作，导致档案工作的发展远远滞后于其他工作的发展，存在“档案归档案，科研归科研”，档案与科研互不联系的错误认识，重文书档案，轻专业科技档案；重纸质档案，轻特殊载体档案；重形式，轻内容的现象十分普遍。

（二）档案管理必需的现代化的人才紧缺

从目前人员现状来看，各单位档案人员普遍学历较浅，大部分管理人员，几乎没有经过系统的档案专业培训，文化程度、专业素质等方面参差不齐，对档案管理的基本业务知识和基本技能掌握不够，档案收集意识淡薄，哪些资料应该归档的概念模糊，现代化设备的操作技能低，服务意识和工作责任心不强，缺乏创新精神。有的单位档案管理人员更换频繁，有的单位档案管理人员编制严重不足，有的单位档案管理人员身兼多职，没有充足的时间和精力从事档案管理工作。这些因素往往导致档案资料收集不完整，重要的档案资料损毁、丢失的现象时有发生，大大降低了档案资料的利用价值。既懂现代计算机技术又熟悉档案专业知识的复合型人才十分缺乏，难以适应档案现代化管理的迫切需要。

（三）资金短缺，严重阻碍档案现代化进程

在市场经济条件下，我国的各行各业迅猛发展，项目增多，档案卷册也越来越多，档案管理的压力越来越大。由于档案意识普遍偏低，导致资金投入严重不足，很多单位档案管理的物质条件远不能适应。库房小，设施差，手段落后，设备老化，直接影响档案保密、安全和开发利用。档案部门经费普遍紧缺，由于单独立项，很多单位的领导又重建设，轻档案管理，先进的档案设备和装具难以到位，购置微机、复印机、录像机、密集架、缩微、光盘等设备、安装电子文件存储系统等设备提不到议事日程。经费不足，是造成档案现代化相对滞后的主要原因，能不能保证档案经费，是能否实现档案现代化的重要前提。

（四）实现档案现代化管理的基础工作差

现代化的技术与设备是档案管理高质量、高效率的重要手段和工具。运用计算机技术以实现档案管理现代化；运用现代化通讯技术以实现档案信息传递数字化；运用光学技术以实现档案缩微化等等。因此，现代化的技术与设备基础工作强不强，直接影响实现档案管理现代化。采用计算机技术管理档案已成为一种趋势，并成为衡量档案工作科学化与现代化水平的一个重要标志，如果档案人员管理不了计算机等现代化技术的基本技能和实现操作，做不好计算机管理档案的前处理工作，不能掌握档案的著录、标引，即使有了计算机等先进设备，也难于实现档案管理的现代化。

（五）资料收集困难，完整性欠缺

许多单位档案收集往往缺乏行之有效的制约手段，各部门之间对档案的管理的权限不是十分明确，一些职能部门经常打自己的小算盘，以方便工作为由，把一部分按要求应该归的资料留在本部门，没有及时交档案室统一管理。一部分人员缺乏档案意识，再加上对知识产权保护的片面理解，认为个人的论文和著作是个人的研究成果，与单位没有关系，就应该由自己亲自保管，不愿意将一些核心的资料交档案室，严重影响了档案的系统性和完整性。

（六）档案管理制度不健全

首先，档案管理形式不规范。没有严格遵守《中华人民共和国档案法》等法律法规的要求，存在比较严重的混乱现象。其次，档案管理的内容不规范。在收集、整理、保管、借阅、保密、利用等档案管理的各个环节，没有完善的规章制度，存在各种明显的管理漏洞。再次，有的单位虽然建立了一些管理制度，但却执行不严或者制度本身还有许多需要完善的地方。

二 实现档案管理现代化的对策与建议

（一）解放思想，更新观念

要实现档案管理现代化，首先是各级领导应从思想上提高对档案工作现代化的认识，特别是主管领导和有关部门的领导，应站在对历史负责的高度，用全新的角度去看待和对待新形势下的档案工作，充分认识档案现代化对于提高档案工作水平、发展档案事业的必要性和迫切性。各级领导要带头学习，并深入、持久地宣传和贯彻落实《中华人民共和国档案法》，端正对档案工作的模糊认识，把档案工作列入单位的发展规划和工作计划之中，并要采取具体的落实措施，作为领导任职的一项考核内容，切实给档案工作现代化创造一个良好的环境，使档案管理在法制轨道上有序运行。其次要加强档案工作人员思想意识教育，提高他们的法制观念和服务意识，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，激发他们从传统的档案业务工作中探索新方法的热情和潜能。鼓励他们认真研究档案管理中出现的新情况，积极探索档案管理工作的新方法，想方设法拓展服务范围、创新服务方式，改被动式服务为主动服务，力争把传统的档案管理模式与现代管理理念和现代化技术手段有机结合起来，使档案管理工作适应现代化社会与经济发展的需要。

（二）加大培训力度，提高档案管理人员的综合素质

档案内容涉及广泛的知识领域，档案管理是一门技术性非常强的工作，这就要求档案工作者具有系统的档案学基础理论专业知识，掌握档案管理的基本技能，能熟练运用计算机开展管理工作。因此，加强档案队伍建设已成为当务之急。在设岗配员时，要坚持按“队伍精、效率高、素质好”的原则配备人员，切实把好入口关，要选择政治可靠、工作责任心强、热爱档案管理工作的人员充实、加强档案管理人员的队伍，在职称评定、工资晋级、奖金福利等方面做到档案工作者享受同级专业技术人员的同等待遇，以充分调动档案工作者工作的积极性、主动性和创造性。在生活上，一如既往地关心、爱护他们；在政治上，对他们加强思想意识教育，树立“为党管档，为国守史”的神圣责任感。在业务上，加强专业素质教育，要求他们在掌握好档案管理基本功的同时，认真研究档案管理中出现的新情况，积极探索档案管理工作的新方法，想方设法拓展服务范围、创新服务方式，力争把传统的档案管理模式与现代管理理念和现代化技术手段有机结合起来。要在档案工作者中养成一种深厚的学术氛围，研讨问题、撰写论文、交流经验、开阔视野，造就一批有理论素养又能实干的档案工作者。

（三）加大投入，实现装备和技术的现代化

进行档案的现代化管理，除了必须有单独的基础设施（库房、阅览室、办公室、档案箱柜）、还必须配置照相机、录音机、复印机、装订机、空调设备、计算机等现代化的先进办公设备。因此，各级领导都要站在全新的高度，在单位条件许可的情况下，要舍得花力气、下功夫为档案现代化创造物质条件，加大档案管理工作的资金投入力度，在设施、场地等方面提供充分有力的保障，加大硬件设施建设，从根本上解决保管条件的硬件环境，采用先进技术提高档案信息资源开发能力，全面提高档案管理的现代化水平，才能夯实档案工作基础，才会有更大的突破

（四）实行标准化的档案管理

首先，加强规范化管理。认真贯彻落实相关法律法规，推进档案管理的规范化、标准化操作，实现管理工作事事有标准、件件有规范，多渠道地做好不同门类、不同载体、不同时期以及其它具有鲜明行业、地域特色的档案资料的接收工作，提高档案资料收集的完整性和准确性，进一步丰富档案信息资源。其次，健全和完善管理规章制度。以科学管理的原则和方法为依据，制定档案工作管理目标，建立符合单位性质、工作特点和档案管理实际状况的档案管理体系，明确职责，规范档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、移交、保密、销毁、利用等各项工作程序，提高工作效率，减少档案管理的随意性，使档案管理工作始终有章可循，保证档案管理规范有序。在规章制度的执行过程中，要建立合理、高效的监督机制，充分保证各项制度的权威性和严肃性，坚决做到一视同仁，奖罚分明。

（五）实现档案的计算机管理

近年来，应用计算机管理档案已经取得了很大成效，但要进一步使计算机在档案管理中发挥作用：首先，要有合理的管理体制。在档案行政管理部门设立分管现代化的机构，对档案计算机管理工作进行统一规划，对有关问题进行深入研究和论证。各档案部门在具体应用计算机管理档案中要充分地研究，做好可行性分析。其次，加强档案的信息化管理。随着科技的进步与发展，实现档案工作的信息化管理是大势所趋，要尽最大可能地运用当今社会最新的信息化技术手段，改变传统的手工操作，大力提高档案管理工作的效率和水平。

总之，档案管理工作是一项具有连续性、复杂性、系统性特点的工作，受经济条件、人员素质、档案意识强弱、领导重视程度等问题的制约，决定了档案管理现代化是一个循序渐进的过程，不能一蹴而就，需要有计划、有步骤地根据本系统、本地区、本单位实际情况，创造条件向现代化作努力。在当前形势下，档案现代化管理的问题已经摆在我们面前，合理高效地解决问题成为档案部门当前最主要的任务。档案管理工作也要与时俱进，紧密联系时代发展的需求，把传统的档案管理模式与现代管理理念有机结合，充分运用各种技术手段，积极探索适应新的形势的现代档案管理模式。档案管理工作人员要清醒地认识到自己的历史责任，充分发挥自己的主观能动性，让档案在科研活动中发挥更重要、更广泛的作用，更好地为科技进步服务，为服务社会经济发展和构建和谐社会做出更大的贡献。