电子信息技术视角下的慈善组织机构管理研究

赵汝平

（河海大学公共管理学院 江苏南京 210098）

近年来，慈善组织规模不断扩大，人为地管理已经不能够完全满足其组织机构的需要，只有加大电子信息技术的运用，在信息技术的支撑下进行智能化、自动化的管理，才能进一步让慈善管理上一个新的台阶。

1 电子信息技术管理概述

电子信息技术管理作为一项利用现代技术进行管理的手段已经被大量运用于各个组织管理中。该项技术的目的是能够解放人力、脑力等，进行信息资源的智能化、自动化管理，强化管理的力度和精确度，加强关于数据、动态化管理以及未来趋势的走向分析等。该项管理的手段主要是通过对信息技术的有效开发以及合理利用进行的。总的来说，信息技术管理就是通过信息科技实现对原先需要人为进行管理的工作，在整个信息管理的过程中，通过电子科技对信息的收集、加工和输入、输出，可以大大解放人们的劳动力，同时提升管理的精准程度。一般来说，信息管理主要包括四个方面的任务：首先是信息收集过程、然后是信息的传达运输过程，再次是信息的加工分析过程，最后是将这些信息进行储存的过程。

2 电子信息技术在慈善组织机构中的应用

电子信息技术在慈善组织机构中的应用主要包括四个方面：首先是慈善信息的收集过程、然后是慈善信息的传达运输过程，再次是慈善信息的加工分析过程，最后是将这些慈善信息进行储存的过程。下面就这几个过程进行详细的论述：

2.1 慈善组织机构的信息收集过程

信息的收集过程就是最原始的对初始数据的获取过程。这个过程是最具有复杂性的工作，需要进行人力方面的使用，并且占用的时间较长。

在慈善组织机构的管理中，需要进行的信息收集工作有慈善组织人员的工作情况、慈善物资（包括慈善基金和慈善物品）的来源情况、慈善物资的使用、输出情况等。在这里尤其需要注意的是，在慈善物资的管理中，并不是单纯的进行输入和输出的管理，还要加大对物资使用情况的跟踪跟进，以及尚未使用的慈善物资的储藏管理等。这些信息都是需要进行长时间的跟踪调查才能够得到确切的消息，所以信息收集是一个比较艰苦的、需要长时期坚持并进行及时更新的工作。该项工作是后面所有工作的基础，只有做好关于慈善信息的相关收集工作，才能将后续工作良好的开展下去。

2.2 慈善组织机构的信息传输问题

信息传输指的是在信息收集之后的后续工作中，将收集到的信息进行及时有效的传递，将信息以最快捷的方式送到信息需要者的手中。在以电子信息为主要传输工具的今天，慈善组织机构的信息传输问题主要由信息技术进行传输，这保证了信息传输的速度和精准程度，在一定程度上也加快了后续信息加工工作的进程。

需要注意的是，在慈善信息的传输过程中，要首先保证慈善信息的准确性。这是在信息收集的基础之上进行的工作，信息传输的工作人员虽然没有全程参与慈善信息收集的过程，但是在信息收集的过程中，信息传输的相关负责人最起码应该对信息收集的流程有一个大体的认知，这样在进行慈善信息的传输工作时，才会起到一个监督的作用，不至于将重要的数据或者名称等弄错。

慈善信息传输还要注意慈善信息的保密性。这是非常重要的一点，关系到整个慈善操作的稳定性。现在的慈善机构名目众多，无论是捐助者还是被捐助者，有些信息是不能随意透露的，在一般的慈善信息中，都会包括信息者的联络方式、捐助物资的数目和形式等，一旦这些信息被泄露出去，必将造成众多的困扰，甚至被不法分子利用，造成一些安全事故。在慈善信息的保密工作方面，这要求信息传输人员首先要有足够的忠心和责任心，明白自己的工作关系到众多方面的进展等；其次要具备一定的保密技术技能，比如进行文件加密、及时进行文件的销毁等等。在文件加密方面，信息技术的发展为此提供了较多的选择，可以选择用文件夹加密超级大师等软件，将这些软件进行安装后，在需要加密的文件夹上单击右键、设置密码就可以选择加密了。或者可以选用WINDOWS系统自带的加密功能，具体的操作步骤如下：对想要进行加密的慈善信息文件夹右键单击然后单击“属性”，在“常规”选项卡中进行“高级”选项的选择，然后选中“加密内容以便保护数据”复选框，就可以加密了。

慈善信息的传输还 要注重信息的传输及时性。慈善信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。

2.3 慈善信息的加工过程

慈善信息的加工主要包括慈善信息的统一整理以及慈善信息内容的处理两个方面。在进行信息的分析之前，要首先对慈善信息进行科学的筛选和判别。在上文中提到，慈善信息的收集是后续工作的基础和后盾，虽然在进行慈善信息收集的过程中尽量利用科学合理的方式进行，但是在信息加工之前，还需要进行这些信息的筛查整理，以便于进行下一步操作。

经过信息的筛查处理，就可以进行慈善信息的分析和研究。这主要通过电子科技中的自动整理功能进行，可以为这些信息划定不同的标准，通过关键字查找等方式进行信息分类，这样，就能够方便工作人员进行信息的及时有效地利用，同时可以通过数据库中的动态监测系统看出这些信息的变化情况，了解慈善工作的走向，便于管理人员进行方针政策方面的制定等工作。

3 电子信息技术在慈善组织机构管理中出现的问题及其解决措施

3.1 电子信息系统的建立后得不到充分利用

由文章中可以看出，在慈善机构的管理中，电子信息技术系统发挥着巨大的功效，只有将这些系统建立起来然后进行充分利用，才能实现真正的信息方面的及时沟通。在一般情况下，要想在慈善机构中建立相应的电子信息系统，是需要进行大量的资金投入以及相关技术人员的支撑的。但是在现实情况中，很多慈善机构在建立信息系统之后，难以得到充分利用。最主要的原因除了缺乏相应的专业技术方面的人才之外，还因为很多慈善机构的内部管理和运营难以支撑起庞大的信息系统的运营负担，这就造成了电子信息系统的大量闲置问题。一般情况下，电子信息系统在慈善机构管理中的应用可以包括很多方面，比如慈善组织人员的工作情况、慈善物资（包括慈善基金和慈善物品）的来源情况、慈善物资的使用、输出情况等，这些方面如果能够被运用到位，就可以进行很便捷的管理工作。但是在现实中，很多工作都得不到有效的信息管理，尤其是慈善物资的使用情况，这一点是支撑一个慈善机构运转的重要工作，慈善物资的使用情况应该包括资金的投入使用、被资助人的信息情况、剩余资金物品的储存情况等。有一些物品是需要进行及时处理的，一旦没有及时处理，就有可能造成物品的积压甚至毁坏，造成人们爱心的浪费，达不到慈善的目的。电子信息系统的建立有的时候是徒有虚名的，在大量的占据财力的情况下却不能得到积极有效的运用，是对慈善组织机构财力的巨大浪费。

3.2 电子信息系统整体性较差

上文提到，电子信息系统在慈善机构管理中的应用可以包括很多方面，有的时候这些技术都是独自存在的，没有很好地进行整合和联系，比如慈善物资的输入输出情况是需要进行相互关照和对比的，但是在现实中，有时候会出现这些工作关系之间的脱节现象，使得电子信息系统在慈善组织机构中的作用减弱，整体性得不到体现，在进行相关慈善信息的输出、管理中，难以进行统一联系和分析，降低了信息分析和传达的精准程度，因为一些慈善信息无法共享，或者存在监管讯息传达不顺畅的问题，当各个独立的子系统之间没有紧密联络的时候，就会造成慈善信息不通畅的问题，既有可能造成慈善事业的运行失误，影响整体慈善机构的作用效果。

3.3 加强电子信息技术在慈善机构的应用

既然建立起整体的电子信息技术，就要进行相关的利用，不要弃之不管。慈善组织机构在接受社会人士的捐赠以后，可以运用相关的技术对捐赠人的信息进行编号，这样便于及时对捐赠数据库进行更新和管理，等捐助者进行下一次捐助的时候，可以通过调用数据库查找上次捐助的信息，可以为多次捐助的人员进行奖励。

4 结语

经过文中的探讨可以得知，在慈善组织机构的日常管理中，电子信息技术发挥了巨大的作用，并且将要渐渐成为最主流的慈善机构管理方式。电子信息技术在慈善组织机构管理的应用中，不可避免的会出现一些问题，这就需要相关的管理人员进行自我调整的同时，加强电子信息技术的发展，争取能够将组织管理尽早纳入自动化、智能化的条件中，加强组织管理的力度。为慈善组织节约人力资源等方面提供坚实的后盾。

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