浅谈藏族干部人事档案管理存在的问题及对策

刘 瑜

（甘南州卫生学校，甘肃 合作 747000）

人事档案是以人为单位形成的，要想历史地、全面地考察一个人，就必须把他的全部材料放在一起，不能分散开来，也不能夹杂或混入他人或与其本人无关的材料。人事档案是准确反映本人历史、为组织人事部门选准人和用好人提供依据的重要基础。笔者在藏族地区卫生学校从事档案管理工作，就整理人事档案时遇到的几个问题谈谈解决对策。

1 藏族干部人事档案管理存在的问题

1.1 重名较多的问题

在汉族地区，干部人事档案材料中同名同姓的人只有少数，而在笔者所在的藏族地区，藏族人名多是音译过来的，重名较多，常用的人名如“扎西草”、“卓玛草”、“拉毛草”、“贡保甲”、“才让”、“扎西”等一个单位就有几个，上千人中就有一二十个重名者。笔者在整理人事档案材料的过程中就发现州藏医院“卓玛草”的档案被放进了州人民医院的同名人档案中；卫生学校“贡保甲”的档案被放进了血站的同名人档案中；这个单位的“扎西草”的工资审批表是另一个单位“扎西草”的；有的档案书写随心所欲，用字不规范，如将“德吉拉姆”写成“代吉拉毛”，甄别起来很是费劲，这就势必造成档案的错装、漏装，从而出现人事档案材料的缺失现象，造成档案材料的失真。

1.2 “三龄一历”前后不符问题

“三龄”指年龄、工龄和党龄，“一历”是指学历。在整理干部人事档案时，鉴别档案材料的真实性和完整性是一个重要的环节。但是笔者发现，有的工作人员在填写履历表时将年龄的时间向后推移，有的甚至填小了八九岁；有的工作人员却将工龄越填越长，工龄按年龄推算一下，竟然在十一二岁就参加了工作，并且这样的情况并不是个别现象，各单位的档案材料中都有出现；有些工作人员前后填的出生年月不相符，甚至有四五种，无法确定到底哪个才是真实的。

1.3 档案材料不全的问题

人事档案是随着人员的流动而不断在不同单位之间传递的。有的干部由于工作调动或因当年分配工作时的临时改派，致使档案在传递过程中不知遗留在了哪个地方，造成档案材料的丢失；又或者因职务晋升、工资调整、奖罚材料、考核材料等原因，人事档案管理人员没有及时归档，也造成了归档材料的不全、缺失。

人事档案建立后是动态的而不是静态的，它需要及时补充新的材料以适应人事工作发展的需要。人事档案所涉及的当事人主要是现职干部、工人或专业技术人员，他们仍在从事一定的社会活动，并或多或少地发生着与人事管理工作相联系的变化，从而不断产生新的个人档案材料，所以这就决定了人事档案必须根据当事人的变化而不断增加新的内容。可是一些管理人事档案的人员对人事档案的重要性认识不足，责任心不强，加之业务能力差、懒惰，把几个单位的人事档案材料任意堆放在一起，不及时进行整理归档，加上藏族同胞重名的情况较多，由此造成档案材料的归属鉴别困难，致使人事档案材料丢失，甚至张冠李戴。

2 藏族干部人事档案管理对策

2.1 判断人事档案材料收集的准确性

人事档案以姓名为标准，以人为单位进行整理保存。藏族同胞重名多、同音异名、一人多名的情况比较普遍，在藏族地区从事档案管理工作，更要树立以人为本，精益求精的思想理念。有关单位的材料移交到人事档案管理部门时，人事档案管理人员要与相关单位的档案管理人员主动联系，判断材料的完整性、真实性、准确性，及时归档。而需要继续查清的材料，应转交有关单位查清后再归档，无法查清的，应抽出后另立专卷待查。人事档案材料的内容必须真实准确，实事求是，不能有虚假，不能含糊不清，不能自相矛盾。如果发现存在上述问题的文件材料，应及时退回原单位进行核实改写。每一份材料都应齐全、准确，特别要注意藏族同胞同音异名、同名异人等的现象，避免张冠李戴，也不能因一人多名或者用字不规范而将材料分散。所以，鉴别人事档案材料时必须弄清楚是谁的档案材料，不要因为同名而将他人的材料装给另一个同名人，这就要求人事档案管理人员与相关单位的档案管理人员多沟通，加强业务学习，具备高度的档案管理意识，随时接收、随时归档，及时整理收集来的档案材料。

2.2 鉴别人事档案材料收集的真实性

随着时间的推移，人事档案材料不断会有新的材料补充进来，所以人事档案材料必须在来源、形成和内容等方面都保持真实性，必须要符合客观事实，不能有虚假成分。凡是来源不明、内容不实的材料，都不能归入本人的档案之中，对已经归档的不实材料要按有关规定予以剔除。出生时间根据2006年10月15日中组部、人事部、公安部联合下发的《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》中的明确规定，对档案中更改出生日期的材料，应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复，否则，应以最早的材料记载为准。以身份证记载的出生年月为准；对参加工作时间不一致的，应严格按照人事部门及中组部有关规定查阅最初单位的原始档案予以确认；对入党时间记载不一致的，应以入党志愿书中记载的时间为依据确定；档案材料中对学历、学位记载不一致的情况可通过省级以上教育行政主管部门网络协助认定，并将相关材料及时装入本人档案。真实性是干部人事档案的生命线，也是发挥其现实作用的基础和前提。目前人事档案的内容成分已基本规范，对哪些材料应归入人事档案，哪些材料不应归入人事档案都有统一规定。在人事档案的收集和管理中，要特别注意人事档案的真实性和可靠性。要加强人事档案材料的鉴别和清理工作，维护人事档案的真实性和可靠性，真实、准确、恰如其分地记载和反映人的真实历史状况，使人事管理建立在可靠的人事档案基础上。

2.3 确保人事档案材料的完整性

人事档案管理人员在管辖范围内要求有关部门按规定送交材料，一般应在材料形成后的一个月内完成送交工作，与非管辖范围内的相关业务主管部门建立联系网络，及时收集人事档案材料，适时安排所管干部员工填写或补充填写个人履历表。及时与有关单位和人员联系，补送、补办不齐全、不符合要求的档案材料。人事档案管理人员要把好“接受”和“归档”关，对新录用的职工和调入的职工档案要认真审核，保证以前的档案材料无遗漏、无错误。此后还要同相关单位人员时常联系，要求他们及时收集、整理新产生的档案材料。经过认真鉴别后，属于归档的材料应真实、完整、齐全，同时要文字清楚、对象明确、手续完备，如有头尾不清、来源不明、时间模糊的材料要查清注明后才可归档。

2.4 增强人事档案管理员的责任心

档案管理人员要对人事档案的重要性有明确的认识，要对人事档案进行规范化管理。提高自身综合素质，提高工作主动性，做到科学、规范地收集、整理、鉴定和保管档案，从根本上确保人事档案材料的准确完备。此外，要建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全、完整，内容真实、可靠。本着对每个人负责的态度，及时补充材料，及时归档，以提高档案的利用价值。

2.5 提高人事档案管理员的业务素质

人事档案管理人员必须加强业务能力锻炼，不断改进工作方式、方法，创新工作模式，提高工作效率和业务素质。努力学习专业知识，不断提升完善自己，拓宽专业基础的知识面，完善知识结构。培养研究问题、分析问题的能力，能够明辨是非，不断提高鉴别能力，坚决把虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性和准确性。档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理员必须熟悉相关的政策和法律法规，钻研业务，提高收集、整理、管理和利用档案的能力。同时还要不断学习新知识，学习先进的管理经验，提高人事档案的管理质量，为组织人事部门发现人才、培养人才和利用人才奠定信息基础。■