煤炭企业供应商协同管理信息平台研究

崔 超 丁 雷

（1.中国矿业大学（北京）管理学院，北京市海淀区，100083；2.北京中矿通软科技有限责任公司，北京市海淀区，100083）

物资采购业务是煤炭企业产、供、销业务链条中一个十分重要的环节，为了提高煤炭企业物资采购效率，煤炭企业必须进一步改变物资采购管理的模式和对供应商粗放式的管理手段，以降低企业整体采购成本和完善供应商结构为目标，以提升采购行为和供应商的协同合作层次为核心，在对供应商进行科学选择和动态考核的基础上，通过与供应商在资质信用、供需信息、采购流程与业务执行各方面的协同工作，最终实现煤炭企业和供应商双方的效益最大化。

1 传统供应商管理存在的问题

在传统的合作关系模式下，煤炭企业往往是寻找几家供应商进行招标比价，挑选具有价格优势的供应商进行合作。在合作期间，煤炭企业会不断更换供应商，同时也会与多家供应商进行交易，以强化价格竞争的压力，并不断寻求最佳供应商。这种短期合作模式存在以下几种弊端：

（1）煤炭企业难以了解供应商真实的资质和供货能力。由于供应商的主体资质及产品资质均由单方面提供，导致煤炭企业难以了解其真实的供货能力，容易出现供应商为获得订单做出虚假承诺而无法按期交货，最终影响煤炭企业的物资供应和正常生产。

（2）供应商难以及时获得煤炭企业真实的物资需求。在信息共享上，煤炭企业与供应商之间的业务往来信息十分缓滞。当煤炭企业物资需求增加时，供应商不能及时增加物资生产，反之亦然。根本原因在于供需双方之间需求信息不能同步共享，使得供应商缺乏应对煤炭企业物资需求变化的能力。

（3）供应商不能及时了解代储代销物资的使用动态。由于煤炭企业有成百上千家供应商和数以万计的物资品种，代储代销管理难度很大。煤炭企业难以向所有供应商及时通报代储物资的消耗情况，造成供应商不能及时安排生产、补充库存和处理超储物资，资金结算的延后也会影响供应商的资金周转。

（4）煤炭企业与临时性供应商之间的短期行为不确定性大。煤炭物资采购是从多个供应商中选择一个价低质优的供应商签订合同，这种供需合作关系大都是临时性的和短期的。由于缺乏长期合作和协调机制，双方大部分精力消耗在解决日常问题和价格谈判上，这种缺乏深度的合作增加了每次采购行为的不确定性。

（5）煤炭企业与供应商之间缺乏有效信息沟通渠道。采供双方的沟通大多局限在订货、催货和服务上，常规沟通方式无法满足海量信息沟通的需求，并且双方很少会在生产、经营、技术和战略等深层方面进行沟通，因此彼此间了解不足且无法深度合作，阻碍双方发展成为相互依存和共同发展的合作伙伴关系。

（6）供应商绩效评价体系及反馈机制不健全。建立绩效评价体系可以实现对供应商动态的控制和监督，而目前煤炭企业在供应商评价方面存在着指标不完整、评价不具体、事实不到位和反馈不及时等问题，大大削弱了供应商绩效评价对物资采购的指导作用。

2 供应商协同管理信息平台建设思路及系统架构

2.1 信息平台建设思路

鉴于煤炭企业在供应商管理环节的种种问题，建立企业与供应商间的物资采购协同管理信息平台已经成为煤炭企业物资供应管理迫在眉睫的任务，这也是众多供应商所迫切希望的一项双赢工程。煤炭企业供应商协同管理信息平台是一个以公平竞争、信息共享、协同管理和利益共赢为建设总体目标的、服务于物资采购业务的电子商务平台。平台以现代供应链管理理念和协同管理理论为指导，采用计算机、网络通讯及智能手持终端、GPRS移动通信以及RFID 识别等物联网技术，建设一套包含供应商注册、产品信息展示、电子招标投标、网上询报价、网签合同和供应商协同管理等功能，集安全性、科学性和先进性于一体的物资采购电子商务平台。该信息平台对外将架起煤炭企业与供应商间采购需求、招标谈判、信息沟通和数据共享等方面的信息桥梁，对内将实现发货到货、产品质量追踪和供应商评价等方面的深化管理，延伸现有物资信息系统的管理触角，从而实现物资管理在外部、内部、横向和纵向各方面管理内容的进一步扩展。

2.2 信息平台系统架构

煤炭企业供应商协同管理信息平台主要由物资采购信息平台、电子招标投标平台和业务协同管理平台3个部分构成。物资采购信息平台是一个公共信息的发布和共享平台，所有合法企业都可以成为潜在供应商，通过平台注册获取采购方发布的公共信息。电子招标投标平台是物资采购公开招标的网上办理方式，可以大大节省采供双方的交易成本。供应商协同管理平台是物资采购方和合作供应商间的信息交互和业务协同平台，也是物资采购业务执行的关键环节，通过业务数据的共享和互通实现物资采购全过程的信息协同。煤炭企业供应商协同管理信息平台架构如图1所示。

2.3 共赢式发展模式

煤炭企业供应商协同管理信息平台架构是根据煤炭企业供应商协同管理信息平台的功能划分和用户受众群体设计的，3个部分形成逐步递进的系统层次，与此同时，供应商用户也将随着自身物资供应业务的开展，逐步发展为不同等级的供应商，从而实现共赢式的发展。第一个层次供应商通过免费注册申请、查询公开信息和产品免费展示等方式成为潜在供应商，采购企业也可以通过公开信息平台扩大采购范围。第二个层次供应商在通过资质审核认证后，可以通过查询招标内容和参与招标投标等方式成为认证供应商，采购企业则可以通过电子招标投标平台规范采购程序，实现公平、公正和透明的招标过程。第三个层次供应商成为准入供应商，并与采购企业展开业务层面的协同操作，采购企业也通过与供应商的协同进一步实现物资采购-供应全过程的控制。采购企业-供应商共赢式发展模式如图2所示。

3 供应商协同管理信息平台需求分析

3.1 物资采购信息平台

物资采购信息平台是一个公共信息的发布和共享平台，采购方可以在信息平台及时发布采购需求及招议标等公共信息，合法供应商可以通过网络在信息平台上申请注册，并上传企业资质及产品信息。该平台可使采购方快速获取所需信息和拓宽潜在供应商范围，并可实现与电子招标投标平台和业务协同管理平台之间的信息交换和资源共享。物资采购信息平台包括以下5个模块：

（1）供应商信息注册模块。该模块采用向导式注册流程实现供应商信息注册，借助互联网优势建立开放注册模式吸引更多的国内外优质供应商，实现市场公平和有序竞争。

（2）产品信息展示模块。注册供应商可以在该模块上传和维护产品信息，使采购方人员了解产品基本情况。

（3）采购需求信息模块。采购企业可以在该模块发布权威和直接的采购需求信息，注册供应商可以第一时间准确响应采购需求。

（4）招标投标信息模块。该模块与电子招标投标平台实现信息共享，同步更新招标公告和中标公示等信息，注册供应商可以查看招投标信息。

（5）供应商资质认证模块。供应商管理部门可以通过该模块对注册供应商进行工商信息和各类资质的资质审核，符合采购要求的供应商给与认证通过，通过认证后的供应商可以参与网上招投标和业务协同等。

3.2 电子招标投标平台

电子招标投标平台属于第三方电子招投标平台，平台架构、基本功能、信息交换体系和技术保障按照国家发改委发布的 《电子招标投标办法》要求进行设计，该平台主要包括以下9个模块：

（1）用户注册模块。该模块提供招标人注册、招标代理机构注册和投标人注册功能，该模块可以从物资采购信息平台数据库交换投标人注册信息，已认证供应商可以直接参与网上投标。

（2）招标项目发布模块。该模块的功能是建立招标项目、发布招标公告与资格预审公告以及选择进行公开招标或邀请招标。

（3）发标模块。该模块提供招标文件和资格预审文件的编辑、提交、审核、确认、备案和发出功能。

（4）在线投标模块。该模块提供投标人在线上传资格预审文件和招标文件功能，该模块具有文件防篡改功能，投标人按照招标文件约定的加密方式按标段分段或整体加密递交文件。

（5）开标模块。参加开标的人员通过网络可以在该模块远程办理电子签到，该模块在开标时验证投标单位是否满足法定数量，并根据实际情况启动开标，同时按开标时间规定控制投标文件解密。

（6）评标模块。该模块的功能是建立专家库并依法组建评标委员会，按招标文件约定的评标方法、评审因素、标准设置、评审表格和评审项目进行评标，并出具评标报告。

（7）定标模块。该模块的功能是确认中标人、发布中标候选人公示和中标结果公告以及向中标单位递交中标通知书。

（8）费用管理模块。该模块提供包括招标文件费用、投标保证金及其利息、交易服务费和评标专家咨询费等招投标过程中各类费用的支付结算和退还的管理功能。

（9）招标存档归档模块。按照有关规定和招标文件的要求，该模块提供对招标投标数据、文件以及活动记录进行存档功能。

3.3 业务协同管理平台

业务协同管理平台是物资采购方和各个供应商间的信息交互和业务协同平台，能够向供应商传达公司最新动态和未来物资需求等信息。该平台可以建立完整的供应商档案管理体系，形成动态的供应商信息库和产品资料库，实现资质有效期的自动预警；该平台也可以通过网上询价报价、网签合同、发货收货跟踪和库存数据共享实现采供业务的全面衔接与协同；该平台还可以建立供应商评价体系，实现供应商的科学化选择，从而与优质供应商建立长期战略采供合作。业务协同管理平台主要包括以下8个模块：

（1）供应商资质信息管理模块。该模块对供应商会员提供资质管理服务，资质证书到期自动提醒功能有效杜绝了供应商资质缺失、资质过期、资质文件不符合要求以及资质年检到期等情况的发生，保证采购业务的有效进行。平台中供应商资质变更记录可实现追溯，方便查询历史变更记录并追溯企业原始信息，防止弄虚作假并保证资质的一致性。

（2）供应商产品信息管理模块。该模块可以通过资质管理功能建立完整的产品图片资料库。供应商可以通过该模块上传包括产品外观、主要部件以及产品铭牌等产品的相关图片信息，方便采购人员足不出户就可以直观了解产品的基本情况。根据煤炭物资的特殊性建立产品证书信息库，物资采购方可以根据物资种类和用途的不同设置不同物资的“必传资质列表”，如生产许可证、MA 矿用产品安全标志证书以及EX 防爆合格证等，以满足矿用物资采购和招标的特殊要求。准入供应商按照要求添加产品目录中所需的资质证书，并上传电子资质文件或证照扫描图片。

（3）网上询价报价模块。采购方在线发布物资采购询价单后，符合要求的准入供应商可通过该模块进行实时报价，从而保证价格的时效性。比价动态汇总功能根据各个供应商的有效报价信息，自动汇总生成报价比价结果，并且依据供应商信用等级推荐优先供应商。

（4）网上签署合同模块。该模块集成了CA 数字证书，可远程签署电子合同和电子订单等电子文书，并与纸质文书具有同等法律效力。网签模式彻底改变了原有的面对面的合同签署模式，大大节省了双方因不同所在地而浪费的费用和时间。

（5）收发货协同管理模块。该模块在物资运输、仓储和配送等各个物流环节应用物联网技术，实现收发货业务的动态跟踪和协同管理，采供双方通过该模块可以实时了解物流状态。收发货环节利用手持终端和RFID 电子标签实现发货和验收入库的自动化处理，运输环节利用GPS对物资的运输进行监控和跟踪，实现全过程的协同管理。收发货协同管理物联网技术应用示意图如图3所示。

（6）计划库存数据共享模块。基于VMI物资管理模式，供应商可以及时了解物资采购需求计划、代储代销物资库存和发放等信息，适时调整采购方物资库存水平，降低双方库存成本，减少物资积压和浪费。

（7）供应商分级评价体系模块。该模块实行供应商评分和定级管理模式，构建严格的供应商准入、评级和退出机制，评定产品性能、质量、价格以及服务等要素，努力构建以名优大厂商为主、中小供应商为辅的供应商管理网络。

图3 收发货协同管理物联网技术应用示意图

（8）供应商会员服务模块。供应商根据业务需要可针对不同用户 （如销售人员、财务人员和业务主管等）设置多账号，并根据职能设定不同的操作权限，实现供应商产品销售业务的流程化管理。通过手机短信和电子邮件实现多重提醒，防止信息遗漏，当供应商主体资质或产品资质证件即将到期时，该模块会自动向注册会员发送手机短信或电子邮件，提示到期的证件名称和有效期限等信息，以便供应商及时进行信息变更。

4 结语

通过对供应商协同管理理论和供应商管理中的实际问题进行分析，在以煤炭企业与供应商共赢模式发展的建设思路基础上，提出了以物资采购信息平台、电子招标投标平台以及业务协同管理平台为主要构成部分的煤炭企业供应商协同管理信息平台架构。通过建立煤炭物资采购信息的公共信息平台，解决了煤炭企业与供应商相互间的沟通问题，实现了双方的信息实时沟通。通过建立网上招标、询价报价、网签合同、业务执行协同以及绩效评价等方面的深度协同合作，使煤炭企业与供应商建立了长期高效的协同合作关系，实现了采购全过程的协同，从而大幅降低了采供双方的沟通和交易成本，提高了物资采购效率。

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