论如何编写建设工程施工索赔报告

程志雄

黄冈职业技术学院（438002）

在工程建设领域，施工索赔是承包商的一项重要合同管理内容。一般情况下，当施工索赔事项出现时，承包商应当在合同规定的期限内，先向业主或工程师提交索赔意向通知，然后再提交施工索赔报告。施工索赔报告是承包商提交的，要求发包人给予一定费用或工期补偿的正式书面文件，应当在索赔事件影响结束后的合同约定时间（市场惯例是28天）内提交给业主或工程师。

承包商在处理索赔事项时，往往会很重视索赔依据、证据的收集，组织精兵强将参与索赔谈判，对索赔费用或工期的计算也是不遗余力，但往往忽视了索赔报告的编写这一重要环节。而索赔报告编写的质量与索赔成败息息相关，高质量的索赔报告能起到事半功倍的作用。如果索赔报告编写得不好，承包商的索赔要求就很难获得有利合理的解决。

1 施工索赔报告的内容

根据索赔事项的性质和特点，索赔报告的具体内容有所不同，但从索赔报告的文字结构与必要内容方面看,一个完整的索赔报告应包括总论部分、根据部分、计算部分和证据部分，另外还可能包括附件。

1.1 总论部分

总论部分的阐述要简明扼要，说明问题，一般内容包括:序言，索赔事项概述，具体索赔要求，索赔报告编写及审核人员名单。

文中应先概要论述索赔事项的发生及持续时间、工程部位、发生的原因、影响的范围等；施工单位为该索赔事项所采取的措施和附加开支；施工单位具体索赔要求；索赔报告编写主要人员及审核人员的名单，包括有关人员的职称、职务及施工经验，以表示该索赔报告的严肃性和权威性。

1.2 论证部分

这部分是索赔报告的关键部分，其主要目的是要说明自己具有索赔权和索赔的理由。内容主要来自工程项目的合同文件和相关法律规定，编写时应该引用合同中的具体条款，说明自己理应获得的费用或工期补偿。主要包括的内容有:索赔事件的发生情况，已递交的索赔意向通知书，索赔事件的处理过程，索赔要求的合同根据，所附的证据资料等。

论证部分在写法上，要按引起索赔事件发生、发展、处理和最终解决的过程论述，并注明所引用有关资料的名称及编号,使业主和工程师能历史地、逻辑地了解索赔事项的始末及承包商在处理该事项上作出的努力和代价，充分认识到该项索赔的合理性和合法性。

1.3 计算部分

索赔计算的目的是用具体的计算方法和计算过程，明确自己应得到的费用或工期补偿。如果说论证部分的任务是解决索赔权能否成立，那么计算部分的任务是决定应该得到多少补偿。前者是定性，后者是定量。

在款额计算部分，承包商须首先表明索赔款的要求总额，然后再分述各部分的计算过程，指明各项开支的计算依据及证据资料，并应根据索赔事件的特点及自己所掌握的证据资料等因素来采用合适的计价方法。另外，计算时应该注意每项索赔款的合理性，并指出相应证据资料的名称及编号，切忌采用笼统的计价方法和不实的开支款项，否则会给人漫天要价的印象。

1.4 证据部分

证据是索赔报告的重要组成部分，没有切实可靠的证据，索赔是不会成功的。证据包括该索赔事项所涉及的一切证据资料。要注意引用的每个证据的效力和可信度,对重要的证据资料要附文字说明，必要时还要附确认件。

证据资料的范围非常广，可能包括工程项目施工过程中所涉及的有关政治经济资料，技术资料、财务资料，施工现场记录及来往函件，重大自然灾害报道等。

1.5 附件

附件包括:索赔报告中所列举事实、理由、影响等证明文件和证据；为了证明索赔金额的真实性而设置的详细计算书，可以大量采用图表表述。

2 编写索赔报告应当注意的问题

索赔报告是具有法律效力的正式书面文件，对索赔的解决有重大影响。编写索赔报告应当注意以下几个方面的问题:

2.1 索赔事项应真实

索赔报告对索赔事项的陈述应当客观准确，有确实有效的证明材料，不包含任何虚构、夸大，甚至弄虚作假的成分。否则，索赔报告就失去了真实性，没有任何说服力，难以让人相信，不仅索赔得不到支持,而且还会影响业主或工程师对承包商的信任。

2.2 责任分析应清楚、准确

索赔报告应该祥细分析索赔事项的责任，明确索赔事项是非承包商的责任，事项具有不可预见性和突发性，事项发生以后承包商为了避免和减轻该事项的影响和损失，已尽了最大努力，虽然采取了有效的措施，但仍然无法制止，从而使索赔理由更加充分，更易于对方接受。另外，还要指出索赔所依据的合同条款或法律条文，并且说明索赔是完全按照合同规定的程序进行的。

2.3 充分论证事项造成的实际损失

实际损失才可能得到赔偿。所以，在索赔报告中应该明确由于干扰事项影响使承包商在工程中所受到的费用或工期的实际损失，并充分论证干扰事项与索赔之间的直接因果关系。

2.4 计算索赔应当合理、正确

承包商要将索赔计算的依据、方法和结果详细列出，这样易于对方接受，减少争议和纠纷。对索赔值的计算，要采用合同或法规规定的合理计算方法,准确地计算出应得到的费用和工期的补偿额，不能添油加醋、狮子大开口，最终导致索赔失败。

2.5 文字要客观专业、简洁明了、条理清楚、语气中肯

索赔报告的书写要客观专业、有逻辑性、结论明确，文字要简洁明了、条理清楚。在论述索赔事项的责任及证据时，所用词语要肯定，忌用“大概”、“大约”、“也许”、“一定程度”等估计猜测性语言，造成索赔说服力不强。在提出索赔要求时，语气应尽量婉转、恳切，避免使用强硬或命令式的口气，给索赔带来不利的影响。

总之，索赔报告编写得是否专业和完善，对索赔的成败关系重大，甚至产生决定性的影响。为了确保索赔的成功，建议承包商一定要编写高质量的索赔报告，及时有效地处理索赔，避免索赔的积压、升级和复杂化。

[1]朱永祥,等.工程招投标与合同管理[M].武汉理工大学出版社,2011.

[2]刘冬峰,等.建设工程招投标与合同管理[M].南京大学出版社,2012.

[3]全国二级建造师执业资格考试用书.建设工程施工管理[M].中国建筑工业出版社,2011.

[4]全国建设工程造价员资格考试培训教材.建设工程造价管理基础知识[M].中国计划出版社,2010.