图书馆合作建设数据库的优势与建议——以辽宁省图书馆《盛京时报》数据库建设为例

张 丹

（辽宁省图书馆，辽宁 沈阳 110015）

张 丹 女，1981年生，助理馆员。

《盛京时报》以中国国内时事和评论为主，大量报道了1906～1944年东北地区金融、商贸、交通、教育、文学等许多方面的信息，具有很高的学术研究价值[1]。它是研究近现代史、民族关系史、国际关系史、北洋军阀史、东北军民抗日史极为重要的珍贵资料[2]。为适应数字图书馆的发展，辽宁省图书馆首次与清华同方公司合作建设了《盛京时报》数据库，揭示报纸所蕴涵的极其丰富的文献资源和信息，方便读者查找有关内容及长期保护与利用。

《盛京时报》是由日本人中岛真雄创办的一份中文报纸，是一部记载当时社会百态的百科全书式的东北地方文献,极具地方特色，有较强的学术价值[2]。本馆收藏的《盛京时报》比较全面，是目前国内仅存的较为完整的一套，而且早在1985年辽宁省图书馆就与辽沈书社合作，对《盛京时报》重新整理补缺，影印出版发行了141册。收录的《盛京时报》从光绪三十二年（1906）到康德十一年（1944），比较完整。该报每日出版，版面多为4到6版，后期为对开8版，1937年后,该报达到高峰期有时达14个版面，最多时加上祝词和广告有40多个版面[1]。录成题名数据库，数据量约达150万条，数据量相当庞大。

1 《盛京时报》数据库合作建设的优势

以往数据库的建设都由本馆专业部门网络数字中心来完成。但随着数字化图书馆的发展，图书馆依靠网络数字中心的十几名工作人员建设数据库已跟不上读者的需求，加上图书馆馆藏资源极其丰富，每个数据库的数据量又非常大，建设地方文献数据库需要相关专业技术及大量的人力、物力、财力，任何一个图书馆都将受到这些因素的制约，无法适应数据库建设的规模和发展的需要。于是一种新型的合作建库方式便应运而生，合作建库是建设高质量数据库发展的方向，能够充分发挥其各自优势。因此根据本馆实际情况，经过多方面调查研究，《盛京时报》数据库更适合合作建设。这样不仅能缩短建库时间，提高工作效率，后期的数据库维护和发布软件也能得到专业的技术支持。

2 合作建库的前期准备

2.1 前期准备

提供给合作公司《盛京时报》的影印版及缩微胶片，交代有关建库细则和相关技术指标，审核合作公司的地方文献资源数字化的相关资质，签订有关合同书。合作公司需无偿提供数据使用平台，提供发布系统，实现广域网发布稳定运行。经多方调研，论证辽宁省图书馆最终选择与清华同方公司合作建库，并利用TPI系统对数据进行数字加工及后期维护。

2.2 数据库的结构设计

数据库录入字段的选择是建设数据库的基础，构成了数据库的基本框架，辽宁省图书馆结合《盛京时报》文献特点，并在多方面调研讨论的基础上对《盛京时报》数据库设立了如下27个数据字段：ID、编号、报名、总期号、出版日期、公历、星期、年号、责任者团体、责任者个体、发行者团体、发行者个体、文件名、序号、题名、版号、创建者、其他责任者团体、其他责任者个体、栏目、主题、页码、说明、作品语种、出版地、馆藏代码、格式，全方面揭示文献的特征，反映报纸的各种信息。《盛京时报》栏目多样，有评论、中国时势、民国要闻、各国电讯、东三省新闻、东三省要闻、京师要闻、各省要闻、时论、批示、小说、社说、文苑、钦差行踪、专电、世界新闻、来函、市井杂俎、公文汇录、紧要专件、广告等。针对《盛京时报》的这种特点，我们特意增设“栏目”著录项。由于《盛京时报》报道多为东三省新闻，所以增设“主题”著录项，反映新闻的具体地点，即在主题项目中录入长春、吉林、安东等。所有录入字段可以按照这些项目二次排序，方便读者检索，真正实现全方位开发《盛京时报》的目的。

2.3 相关技术指标及录入规范

根据《盛京时报》的实际情况，确定图像数字化技术指标为PDF格式，色彩模式采用灰度模式，符合《国家图书馆征集数字资源建设规范》中的规定。同时录入如遇繁体字，按照《普通图书著录规则》中的“对著录的文字必须规范化”的要求，著录时需将《盛京时报》中的各项录入字段中的繁体字转换成简体字著录。根据《中国文献编目规则》的规定，著录时对出版发行年月应按原题的纪年如实著录，然后把非公元纪年转换为公元纪年，在原题的纪年后著录公元纪年并加方括号。公元纪年用4位阿拉伯数字著录，以“宣统”、“民国”、“康德”、“大同”、“大正”、“昭和”等纪年的，年号照录，并换算成公元纪年表示[6]。如1911年9月22日则著录出版日期为宣统三年（1911）九月二十二日。每条题录作为一条数据，对应一张图片，生成文章索引，实现文献资料的题名、出版日期、作者、栏目等的检索，用户接口多为菜单驱动型，检索直接[3]。

3 合作建库的优点

3.1 提高工作效率[4]

由于回溯建库的数据量很大，而图书馆长期从事建库工作的只有十几人，建成一个数据库往往需要2～5年。在《盛京时报》数据库建设中，我们可以按栏目形成东三省新闻库、文学库、小说库等，这样有利于构建全方位的文献信息服务体系，这对于满足各界人士对《盛京时报》文献信息资源的需要具有重要的意义。合作建库，利用图书馆以外的专业数据加工公司来完成建库工作，既能缩短建库的时间又能提高建库的效率。《盛京时报》数据量约为150万条，如由本馆人员10人建库，每人每天著录100条，则需4年完成。而将此外包给合作公司只花了1年，大大缩短了工作时间，提高了工作效率。

3.2 提高数据质量[4]

标准化是图书馆实现资源共享、保障数据库质量的必要条件。目前，各馆自行建库都普遍存在著录信息不全、不规范等问题，数据的准确性、完整性难以保证；另一方面，图书馆工作人员在进行数据著录时也存在理解偏差，难免会造成著录的差别，数据的标准化程度难以控制。合作建库的外包公司一般都有统一的制作标准，很大程度上解决了由各馆单独建库造成的制作标准不统一、方法不一致等问题。合作建库则提高了数据的质量、检索能力和使用效率。

3．3 提供技术保障

专业的外包公司能给图书馆带来强大的技术支持，不但能提供专业的数据加工软件，而且为我们日常的数据维护和后期软件发布提供专业的技术保障。《盛京时报》数据库应用合作公司的TPI系统即清华同方专业数据库制作管理系统，是经过很多图书馆和用户证实的非常成熟稳定的用于实现数字化图书馆电子资源网络共享的专用软件，为本馆提供了强大的技术支持[5]。

4 合作建库的几点建议

4.1 大力推行地方文献合作建库的方式

由于图书馆人员有限，除去基本业务需要的人员后，从事专业地方文献数字化的人员则少之更少，而图书馆馆藏资源极其丰富，每个数据库的数据量又非常大。因此，外包给专业的公司进行合作建库是建设高质量特色数据库的发展方向。

4.2 严格的质量控制

数据库的质量是整个数据库生命力的体现，是数据库能否长期存在的关键。建设数据库时要对数据资源、服务平台、著录标引、数据库系统等方面认真制定质量保障措施。高质量的具有地方特色的数据库所涵盖的资源内容应做到全、专、精，服务平台要符合既定主题特点和用户使用习惯，满足用户基本需求，从用户的角度出发。数据著录加工应准确无误，数据库系统能够提供良好运行状态及基本功能要求。外包公司往往更重视“量”而忽略了“质”，而且前期本馆与合作公司也并没有讲明相应的制约制度。在以后合作建库时，合同中应明确质量要求，错误率达到多少时应有相应的惩罚措施，并组织人员定期进行考核检验，以确保地方特色库建设质量。

4.3 发现错误及时沟通改正

《盛京时报》合作建库是辽宁省图书馆的首次尝试，因此缺乏相关经验。交代相关技术指标和录入规范后并没有及时对数据质量进行跟踪检查，等到数据库全部建成后才发现其中存在的错误，这给后期检查修正工作造成了麻烦，增加了许多不必要的工作量。因此合作建库时，前期应对外包公司进行短期培训，进行良好的沟通。工作初期就进行及时检查，发现错误立即改正，避免在数据库整体建成时一起检查，导致问题堆积，错误量扩大，增加后期检查的工作量，造成不必要的麻烦。

4.4 规范的技术标准

数据库的建设要符合规范的技术标准，这是建设高质量数据库的重要保障之一。建库时应采用符合标准规定的软件平台，不同类型和不同层面的应用系统遵循统一标准规范。标准规范地建设数据库是保证数据质量、满足用户需求、实现资源共享的前提[5]。因此，在建设过程中，著录标准依据《中文图书著录条例》，以确保读者能够准确、完整、迅速地检索到所需信息资源。我们在合作建库时应制定详细的技术标准，并在合同中有所体现。

4.5 推广应用

目前，图书馆建好数据库后，只是在主页上显示，很少进行一些宣传和推广，读者了解和知道的不多，数据库并不能充分发挥其作用，因此今后图书馆建好数据库后一定要加强宣传和推广工作。可以主动为用户提供数据库使用情况的培训，演示数据库使用方法，提高用户使用数字资源的技能，以实现数据库效益最大化，让地方文献数据库更好地发挥长期作用和价值。也可以考虑让合作公司在一些专业网站上进行地方文献数据库的宣传，让广大读者了解并充分利用。

5 结语

随着数字图书馆的迅猛发展，具有地方特色的数据库的开发脚步已经跟不上读者的需求，如何用最短的时间创造最大的价值，已经成为我们工作的首要任务。合作建库形式从实践结果看，利大于弊，确实大大缩短了加工时间，提高了工作效率，也给以后合作建库指明了方向，并提供了宝贵的经验。数据库建设是数字图书馆服务的前提和基础，地方特色数据库的建设更是数字图书馆建设的核心与关键，其建设的数量和质量直接决定着一所图书馆的现代化发展水平与服务水平。只要我们共同努力，地方特色数据库的建设必将实现质的飞跃。

[1]徐红岚.《盛京时报》述略[J].图书馆学刊，1989（2）：38，32.

[2]王路.《盛京时报》研究[D].长春：东北师范大学，2008.

[3]郭广堃.利用TPI系统建设特色馆藏数据库——以《盛京时报》数据库为例[J].河南图书馆学刊，2009（6）：74-75.

[4]张明霞.委托建库——回溯书目数据库建设的新方式[J].图书情报工作，2002（11）：76-78.

[5] 刘毅力，秦静.高校图书馆特色数据库建设的研究[J].现代情报，2009（12）：95-96.

[6]吴丽杰.民国文献数据库建设管见——以辽宁省图书馆为例[J].图书馆工作与研究，2011（11）：35-38.