文献采购工作风险与预防

纪双龙

（中国刑事警察学院图书馆，辽宁 沈阳110035）

纪双龙 男，1979年生。本科学历，实验师。

1 引言

文献采购工作是一项既复杂又有一定风险的专业技术工作。它不仅要求采购人员熟谙专业采访原则，还要对文献质量、自身馆藏需要、经费的合理使用等负责，同时还要面对书商的种种利益诱惑等问题。笔者结合多年工作经历，提出廉政应对策略以期为图书馆文献采购工作的正规化以及廉洁、自律等提供依据和指导，使文献建设进入良性循环，更好地完成图书馆总体的科学发展。

2 采购工作风险与风险定级

可以说，图书馆文献采购的每个环节都存在着腐败的风险，因为采访工作的每一环节都与人、财、物存在必然的联系，同时由于书商对相关人员的利益诱惑，都有可能使公有财产蒙受损失。

所谓文献采购廉政风险点是指文献采购人员在履行岗位职责过程中可能引发腐败行为的部位和环节。廉政风险点一般划分为3级：特别容易发生腐败的工作环节且发生腐败现象后的影响比较大的为1级；比较容易发生腐败的工作环节且发生腐败现象后有一定影响的为2级；其他可能发生腐败现象的工作环节为3级。当然各个级别间也都可能因为具体数量、情节、影响后果等因素的影响而出现互相交叉的现象，比如在不太可能发生腐败的环节也会出现影响恶劣的现象，那么3级腐败就变成了1级腐败。

3 风险来源

3.1 文献采购招标工作

自从高校图书馆文献采购实施招标制度以来，其好处是不言而喻的，该制度利用馆配商之间的相互竞争，降低购书成本，提高了购书经费的使用效率。通过公平、公正、公开的招标形式，可以有效防止采购过程中的腐败行为。但是招标本身也存在着一些漏洞而且属于极易产生腐败的环节，这类问题在廉政风险点属于1级风险。

3.1.1 招标准备工作

招标准备工作是指在招标人确定招标内容以后，根据招标内容进行有计划、有目的的运作的过程。这个过程在非政府采购招标中往往是被人忽视的，因为制定招标规则都由职能部门自行完成，缺乏必要的监督和监管，招标人几乎可以随意地制定规则和细节；更严重的是，可以把规则有针对性地倾向于与自己有利益关系、想要入围的馆配商。例如在馆配商资质或者与本地高校合作数量等实质性信息方面，按照这些馆配商的信息来规定，以便让他们顺利入围。

由此可见，在这种招标制度下，职能部门的权利特别大，是滋生腐败的温床，让有“其他想法的人”有机可乘。因此廉政风险点设为1级，管理部门应当采取相应措施使风险点降到最低，如在标书的规范方面，要有长期执行、科学的规范和标准，达到全局性、合理性和公平性，同时也要有相应的部门进行监督管理，用制度和监管来消除职能部门与馆配商之间的利益关系。

3.1.2 评标阶段

评标阶段是指招标人与馆配商进行直接对话的阶段，这是整个招标过程的重点阶段，同时也是让评委评测的关键阶段。现在高校在确定评委的时候一般都是采取纪检、审计、财务、物资每个部门出一个评委的办法，其他评委由图书馆自己决定，这样就会造成一部分人并不了解专业知识和操作流程，使一些别有用心的人有机可乘。比如，在提问阶段，一部分评委对与自己有利益关系的馆配商提问的时候往往避重就轻，轻描淡写或者帮助其自圆其说；对其他的馆配商则恰恰相反，可以说是苛刻地提出疑问。如此一来，就可以按照这些评委的意愿有选择地让部分馆配商顺利入围。

鉴于该环节腐败滋生的条件和后果的影响力，此廉政风险点设为1级，应当采取相应的监管措施。在提问阶段，对所有的馆配商提的问题要具有公平性、一致性、兼容性，同时要对整个评标过程加强控制。可以考虑评委在与职能部门、采购工作等无关的专业人士中随机产生，使腐败的利益链条中断，这样才能确保评标的公平、公正、公开。

3.2 文献采购工作

文献采购工作指文献采购人员对所需文献在馆配商的配合下进行选择的过程。由于在这个过程中只有文献采购人员与馆配商两方直接接触，所以该过程是缺少管理部门监管的，也是容易出现问题的环节。文献采购人员每年根据学校的经费制定采购计划，同时在招标结束后需要馆配商配合进行文献的购置。有些馆配商为了中标，不惜代价把购书折扣降到最低，这样就使得他们在给图书馆配书的时候不能完全满足图书馆的需要，这样他们就不得不选择其他“出路”。一般来说，有以下几种现象：

3.2.1 以次充好

在招标采购过程中，订单采购由于跟图书管理系统结合紧密，图书的采购、验收均有一套完善的系统提供质量保证，馆配商不容易从中钻空子。但现场采购图书，一般由现场采购人员使用采集器完成，这时采购人员就有权利把数据直接给馆配商或者把采集的数据自己整理以后再交由馆配商配书。如果一些采购人员责任心不够强，甚至有极个别的采购人员与馆配商达成一些“共识”，把数据直接交由馆配商处理，一些供应商就利用这一过程混入一些低价的劣质书。他们为了使再配送劣质书不至于与图书馆的书重复，也会和采购人员索要馆藏数据，这样在混入劣质书时就可以先经过查重处理，图书馆验收人员在直接将到书数据录入计算机管理系统时也很难察觉。

这个过程的廉政风险等级常常被列为2级。由于该环节较难被监控，需要制定相应的监管制度使现场采购流程规范化和标准化；同时加大力度提高采购人员的自身素质。采购人员不仅应该具有较高的专业知识、丰富的经验，而且必须具备良好的职业道德和敬业精神，以集体利益为重，坚决抵制采购过程中的不正之风，恪守职业道德，不能贪图一己之利而损害学校和集体的利益。

3.2.2 非正规出版图书

馆配商为使自己的利益最大化，会经常主动与采购人员联系，推销他们低价的“自己的图书”，其实所谓“自己的图书”通常是指二渠道的图书或者盗版图书。有时一些采购人员在经济利益的驱使下做出错误的选择，他们也会和馆配商“合作”购买这样的图书，把这些数据录入到采购系统，在验收的时候验收人员一般很难分辨。除给学校造成经济损失外，馆藏质量也难以保证，久而久之，图书馆的馆藏就会变成“二渠道书”集散地。

这个过程的廉政风险等级由于对整个学校的馆藏影响重大，所以把它列为1级。针对这种情形，除平时要对采购人员进行严格要求外，更要在采购的过程中进行严格监管，同时在验收环节也要形成严格的审查制度，让有这样思想的人无处生存，把腐败的苗头扼杀在萌芽之中。

3.3 文献验收工作

文献验收工作是文献采购工作的后续，由于一般院校的验收人员和采购人员不会用同一个人，所以在这个过程中存在腐败的几率也就比较小，甚至可以说基本上不会出现任何问题。之所以把它提出来，原因很简单，就是因为验收是采购的后续，如果没有这个工作，采购工作就没有任何的约束力，也就会使采购的腐败风险严重加大。

验收人员通常是根据采购人员的订单进行验收，他们每次与采购人员交接采购数据的时候往往是容易出现问题的时候，如果验收人员没有对采购人员的数据进行核对，那么在验收的时候就会出现这样那样的问题。例如上述提到的馆配商向订购的文献中混杂其他低质量、低成本的图书，只要验收人员严格把好数据关、质量关，就不会给他们任何漏洞可钻，同样也可以把腐败的风险降到最低。

3.4 文献报账支付工作

文献报账支付工作主要由两个部分组成，一是报账工作，二是支付工作。

报账工作由验收人员根据到书情况填写固定资产清单，计算此次到书金额，然后向馆配商提出对账金额，索要发票，由采购人员到财务进行报账，申领支票。

这个环节涉及的风险不是很大，一般把它定为3级。在核对金额的时，只要验收人员与采购人员、馆配商进行认真、负责的核对，就可以把风险降低。核对的主要目的就是防止虚报金额，例如先付款后配书的情况；或者是先付款没有配书。要避免这样的情况发生。

支付工作原则上不会发生腐败，但也不排除采购人员由于急需资金，把付账的资金截流他用的情况发生。这类问题的风险等级定为3级，只要有严格的财务制度、严格的监督机制约束就不会发生这样的问题。例如，每次在采购人员交付支票的同时需要有验收人员或者领导监督、证实，就可以把这个问题解决。

4 结语

通过剖析文献采购工作的风险和解决途径，目的是严格、规范、科学地组织协调采购的各环节，防患于未然。笔者在从文献采购的各个环节分析腐败风险点的等级同时也提出了应对措施，只有各个环节有全程严格监管，各个部分的负责人都严格按照工作流程秉公办理，才能使有腐败苗头的人员尽早“悬崖勒马，迷途知返”。

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