档案管理的信息化建设

廉天洋（新疆化工设计研究院，新疆 乌鲁木齐 830006）

信息化正在使全球市场竞争和企业管理模式发生巨大的变化，它已成为企业提升核心竞争力的“法宝”之一。信息化对设计院传统经营理念与管理方法所带来的变革和冲击是十分明显的，只有加速信息化建设，才能尽快实现管理现代化，而档案管理的信息化建设是设计院实现管理现代化的重要组成部分。

1 档案管理的现状

由于档案需长期保存，为了避免纸质受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年投入大量人力、物力、财力已在所难免，即便这样还是有其他方面的担忧。

1）档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给保管与利用带来困扰。八九十年代，我院要求每个咨询项目必须有2本报告存档（一本供借阅、一本为备份），但施工图项目始终只有一套存档。而后，由于报告越写越厚、装订费越来越高等原因，存档的报告也由原来的2本改为1本。如果有人借走了报告又未归还或丢失了，那么设计院就没有备份了。

2）资料越交越齐全，对档案柜的需求也越来越多。2000年初，我院实行ISO9000质量体系的管理后，按质量体系的要求，与施工图或咨询报告一同归档的表格、资料也越来越多。起初只是屈指可数的几张表格，随着大家对体系文件理解的越来越透彻、自我保护意识越来越强，所交的表格、资料也越来越齐全，对档案柜的需求也越来越大。

3）要求电子版存档后，随之而来的大量电子版文档的收集、管理、查阅、应用等，还有待全面解决。①某些项目施工图的修改次数会很多（修改十几次的情况都是有的），因此，电子版图纸和纸质版图纸有对不上号的情况出现。②在信息化建设前，是由具体工作人员向每位设计人收集电子版，而设计人经常出差或者工作忙，所以人工收集电子版的工作很难顺利进行。

2 档案管理存在的问题

1）档案管理不够规范。主要表现在：第一，档案号不规范，不是每个人都会按要求编写。第二，项目名称不规范，会有随意填字、减字的现象。第三，档案室没有足够的人手，导致会对编写卷内目录等工作进行简化或者不写[3]。

2）档案检索效率不高[3]，急需安全系数较高的软件。Excel数据库是我院自己编辑的，查询比较方便，但安装它的任何人都可以进行修改、删除的操作，安全等方面有待于提高。因此，查询的权限未完全放开，只能由档案管理部门操作、查询。Excel数据库只能作为向信息化转变的一个过渡期。

3）某些人为因素导致了存档不及时、存档资料不全面。对ISO9000质量体系中要求存档的表格，有些设计人觉得没有必要、太繁琐，因此递交的资料就不齐全，个别设计人甚至只存部分资料或干脆不存档。

4）领导不够重视。各个企业的领导都会把承揽项目作为重中之重，而将与档案管理有关的工作放在最后面。因为大部分领导认为档案不丢失、能查阅就行了，暂时还未将其定位到需要信息化的阶段，也就不愿意在资金、设备、人员等方面予以大力支持。

3 档案信息化管理的必要性

作为一项服务性工作，档案管理工作的生命力取决于它为企业生产、经营及技术管理等工作服务的水平和效果。如何服务好，是档案工作的永恒主题。有了信息化的支持，档案管理必然会对设计院的发展起到不可磨灭的作用。

3.1 统计数据需要现代信息技术的支持

对档案信息的数据做大量统计分析，如果没有现代信息技术的支持和利用，是不可想象的、也是做不到的。通过运用信息化对档案信息数据的统计分析和开发利用，使档案工作由封闭管理向主动服务转变，以服务促进档案管理水平的全面提高，也使档案管理工作更好的为我院的中心工作服务，使其变得更有生机和活力。

3.2 提高档案利用效率、降低管理成本，确保可持续发展

设计单位的档案是在长期的科学技术研究、生产、建设等各项实践活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，它是设计单位全部活动的真实记录。设计单位每年产生大量的工程设计档案资料，各类档案资料使用量大、借阅频繁，利用信息化技术提高档案管理水平，从而也提高了工作效率。

进行信息化管理，虽然第一次投入的资金不少，但从长远看，信息化管理减少了纸张的购买量和复印分发成本，避免了档案纸张老化而对其进行修复的费用，从而控制了成本、创造出设计院新的利润增长点。而且，大大提高了档案利用率，按规定销毁部份纸质文档后还节省了存贮空间，从而有效地解决了长期以来令人头痛的档案库膨胀的问题，进而提高了我院的可持续发展力[1]。

4 档案信息化管理的措施

4.1 自编Excel数据库

为了利用好档案信息，让档案工作更好地服务生产，让档案数据活起来，我院经过摸索编制了“Excel数据库”（见图1），档案管理人员再也不用拿着若干登记册一页一页的查找设计人所要的资料了。虽然此数据库有安全隐患，但我院充分利用其检索、查询、统计方便快捷的特点，对上千条数据进行大量细致的分析研究，为院领导提供了一份详尽的统计报告，为管理部门和设计室提供了大量翔实的数据。通过数据进行分析，可发现设计及归档中存在的问题，为生产经营和质量管理部门以及院领导及时掌握有关情况、做出决策，提供了大量信息和第一手资料。Excel数据库在ISO9000质量体系外审时也得到了评审组专家的赞誉，在外部审核中成为我院的亮点。

图1 Excel数据库操作界面

4.2 投入大量资金聘请专业公司为我院设计了“综合管理信息化系统”

2012 年，我院不仅安装了加密软件，还请上海专业的软件公司为我院量身定做了一套管理软件“综合管理信息化系统”，包括：项目管理、进度管理、图档管理、合同管理等，将信息化建设提上议事日程。

如果说Excel数据库是我院信息化建设的雏形。那么，由专业公司为我院设计的“综合管理信息化系统”就是我院信息化建设的一大飞跃。完全解决了Excel数据库的安全隐患，实现了标准规范、成品文件的电子版在网上归档、借阅和统计。设计人通过局域网并根据权限在此系统中检索、查询所需的信息，大大节省了时间、缩短了设计周期，提高了工作效率和档案信息的利用率，实现了档案信息资源的共享。同时，对提高档案管理水平、降低档案管理成本、实现完全无纸化办公等方面都起到了积极作用。

该系统是一个集项目管理、档案管理、借阅管理、文件管理、报表管理、进度管理等功能为一体的多层次、多结构的管理系统。将Excel数据库已有的档案内容全部导入到此系统，新的内容随时录入到此系统，设计人员查找档案信息，特别是对那些既不知道档案号，也不知道图纸的时间范围，仅知道关键词的档案，利用模糊查询很容易查到，节省时间、提高了工作效率。信息化建没为传统的档案管理带来了新的运作模式和管理手段，使档案管理实现了由手工粗放管理向信息化精细管理的转变。

4.3 更新员工的传统理念，实现自我价值

老一辈的档案管理人员被传统的观念影响，认为档案管理只是单一的收、发工作，忽视了自己对企业的影响。随着院领导思想的转变，对档案管理工作的宣传和教育也逐渐到位，使全体员工特别是档案管理人员对档案管理工作有了积极的认识。档案管理人员也在积极进取，对自己工作的各方面都做出相应调整和重新定位，一改过去收摊看点、仓库保管员的形象。在埋头苦干的同时，多了一些敏感和睿智，使档案管理工作成为我院创造更丰厚的社会效益和经济效益的助力[4]。

4.4 建立建全院内的各项规章制度

档案管理的规章制度和标准规范是档案信息化建设的重要基础之一。将档案管理的国家标准规范与院里的具体情况相结合,制定了一系列适合我院的档案管理制度，并要求员工必须执行并按程序办事。

我院制定的规章制度遵循以下原则：①规范性原则。首先，依据国家的标准、规范；其次，结合院内具体情况作相应的补充、完善。例如：规定会具体到项目号如何编写、施工图中字体的大小等各个方面。②安全性原则。加强网络安全，运用访问控制、权限控制、信息加密等策略，充分保证档案信息的安全性。③效益型原则。将利用率高且利用后能产生较大经济效益的档案首先进行信息化处理。而利用率不高的可暂时无需信息化，按原有方式保存，做到按“需”信息化。④与经济挂钩的原则。设计人员若不按时归档或资料递交的不齐全，产值就不予兑现[2]。

[1]档案信息化建设的意义[EB].http：//wenku.baidu.com/view/bb5c5523a5e9856a56126062.html

[2]档案信息化建设应该遵循的三个原则[EB].http：//www.xaecong.com/html/news/20112/11220122933324.html

[3]当前档案管理存在的问题及对策 [EB].http：//www.jianshe99.com/new/201009/li1114034431129010214520.shtml

[4]变“保管员”为“先行官”[EB].http：//www.daynews.com.cn/sxfzb/shiban/880581.html