水泥企业仓库管理信息化解决方案

李春明 陈怀先 马义敦( 甘肃祁连山水泥集团股份有限公司信息中心,甘肃 兰州730030 )

甘肃祁连山水泥集团股份有限公司是中央企业-中国中材集团有限公司所属中国中材股份有限公司的控股子公司，在甘青两省建立十四个水泥生产基地和八个水泥粉磨或商品混凝土生产基地，围绕甘青藏三省市场，构建了以水泥系列产品为主，延伸发展骨料和商品混凝土的产业链。公司从2002年的单一生产水泥基地信息化建设，到2007年集团化信息化建设到现在实现ERP系统和生产、物流、采购招标等专业化信息系统融合深化应用的十多年信息化建设历程，无论是从建设应用的控制节点的确定、切入点选择、流程的梳理、管理机构适应性改组、管理复制实施、制度修订执行,还是生产过程管理、设备管理、配件管理、巡检管理、成本等管理的实现和各类不增值环节的消灭，无处不体现着“库存管理一肩挑”的现象。甚至可以说，水泥企业仓库管理信息化搞好了，ERP也就上线了。

1 水泥企业仓库管理信息化特点与地位

在崇尚良性循环、锦上添花的流程制造业-水泥企业，由于水泥产品成熟、市场半径小、产品保质期短，分批出入库合并结算、原材料品种少物流大、辅材品种多物流小等特点，导致仓库管理非常繁杂，同时派生出水泥企业的特殊艰难的发运管理流程，使其财务与业务流程交接节集中在结算统计确认过程，由于大物流固粉体物料计量难，致使熟料产量靠倒推计算确定，因此，水泥企业生产经营工作是以仓库管理为中心，围绕着物料的进、出库进行的各生产环节的库存精细化管理是各项管理的重心，也是公司ERP系统建设的核心内容。

2 水泥企业仓库信息化主要前期工作内容

2.1 对仓库数据信息进行多维度分类，并对逐个物料进行编码、属性定义和分类维护。

第一是对库存物料进行分类，确定物料组，根据库存中收货和发货交易记录生成的自动分录，定义过账对应的会计科目,过账到总账凭证；第二是定义计算库存成本库存模型组，确定如何控制和处理物料收货和发货的设置，定义物料的计价方法，进货是否需要检验，是否接收登记，发出提货要求，库存交易是否实时过账生成财务凭证等；第三是确定物料采用成本的核算方法，如标准成本、加权平均和先进先出等。同步反映物料的成本与市场成本。将物料组与库存模型组分为：原材料、服务性物料（有金额没数量，如价差、电耗等）、辅助材料、矿产品、熟料、生料、水泥产品等待；原材料采用标准成本，当期进行量差、价差分摊，辅材及其它采用先进先出法核算。第四是制定或修订，物料属性、编码的持续维护、管理，包括增加、修改、停用等功能的制度与作业指导书；五是根据各物料实际应用情况，定义集团化条件下物料的合理库存数量和调拨使用流程与制度，并严格定义零库存物料的采购及出入库流程；六是定义物料的设备、配件关联属性，以满足设备管理、配件管理、巡检管理基础信息与管理接口。

2.2 水泥企业ERP系统仓库初始化工作延展性工作

已领或下账的库存物资处理。在清仓查库阶段，对车间领存的库存物资，技术改造工程中和新建设企业已记账的剩余物资，按等值资产置换形式入库后进行领用，以保证ERP管理条件下制造成本的真实。对仓库系统数据整理，要协同固定资产信息内容梳理，便于ERP系统上线运行后的设备管理、资产管理、配件管理等系统的设计和集成。

仓库类别的划分与定义、各类编码定义、合理库存的预设等工作，要便于水泥制造成本归集、还原和班组考核，如对水泥袋装库以包装车间成本按计入销售成本计算。对办公、消防等与生产环节关联度小以及即购即领的物料，按零库存方式进行一进一出库存作业。

树立大仓库理念：对占用资金较大或必须有一定库存的物料，由集团公司组织专业人员，对物料进行集团化合理库存的确定，并分解存放公司或由集团成立专库存放，制定公司内部废旧物资与资产调拨计价核算制度，及时处理不用物资与资产，最大限度降低库存资金占用，同时按采购和销售处理往来账务。

新增子公司信息管理复制：由于公司发展，有购并和新建设公司并入信息系统时，要建设信息化建设管理复制标准流程，关注的焦点集中在：一是建立初始化标准，统一物料组、库存模型组、终结点等；二是建立统一的产成品、原材料编码和二级类目的其它物料编码体系；三是对建立购并公司物料盘点与入账规范，及时核销不良库存与对应账务； 四是建立建全公司库存备料规范，严格控制库存；五是建立适应公司专业化管理的编码维护体系，全面适应公司出入库管理现场；六是建立库存对帐动态化措施，即帐务理清后，通过信息系统进行出入库处理，以保障信息系统与实际库存的帐实相符。七是对配件类三级编码要充分考虑设备管理、配件管理与巡检管理的关联接口。

物料编码定义与动态管理：按简单性、分类展开性、完整性、唯一性、一贯性、可伸缩性、组织性、充足性、易记性原则，对水泥生产原材料、产成品和服务性物料进行统一管理和维护，并在统一控制二级物料编码节点的同时下放三级与明细编码权，授权子公司专业部门分类维护。 控制表见表1。

3 仓库管理信息化流程与实现方案

以生产、维修、管理等领料为触发，启动仓库业务的出入库流程，按谁采购谁领用、科学备原料、严格备配件的原则对出入库过程进行综合管理，生产领料按ERP系统的物料需求计划进行计算，在当期进行盘点计算，进行生产出入库处理的同时安排下期计划，见图1。

图1 物料出入库控制流程

表1 物料编码分类规范表

该流程要附加审批工作流程进行综合管理控制。审批要点为：一对维修计划的审批，依据保障水泥生产线主机设备的预知性、零故障、无病态健康运行，材料到厂后遵循随到随用或科学备件的原则，审核结点有车间主任、技术部门和采购部门；二是对原材料计划的审批，依据是保障生产作业计划正常进行，审核结点有生产管理部门和采购部门；三是对货物到厂后的验收确认审批，除正常的验收外，对需使用后检验质量和化学成份检验质量的部分，要在合同和订单中约束，已指导结算准确和配件的追溯管理。

4 方案实施

1）建立由主管领导牵头，财务部门、信息部门、仓储管理部门共同组成的仓库信息化建设工作组，工作组分为库存盘点、信息规范、项目计划及工作指导监督三个工作小组进行相关专业工作。

2）实物盘库与易出现问题处理

按上述编码要求，组织专业人员，按库存动态变化特征，建立动态建帐，及时调整数据；理清未下帐领料单，上线时及时下帐，对实物进行详细的清点整理，分类分批、分件、分阶段进行盘点。同步对物料名称和制定编码和规范定置管理，在物料存放货架上悬贴与信息系统相对应的标牌，保证每一阶段的盘点数据准确无误和大件出库的线路。不用的资产处置，要会议形成处置纪要，及时下帐。ERP运行后，在实物入库前，必须在ERP中根据采购合同建立相应的采购订单及采购相关信息。

每月结帐日对帐与例行盘库，要注意入库和领退料的动态性。休息、检修期间的紧急领料不能按时下帐的，必须在第二个工作日内补回领料单及时下帐。

注意在仓库盘库中存在的以下现象：因串货等原因导致的帐实不符，实物入库与帐目入库不同步，实物领料与帐目领料不同步，各车间部门存在小库房导致维修失真的库存占用，成本数据不实等等。

各部门需配备兼职领料员，对库管员职责进行合理化划分，并对领料员和库管员进行ERP系统业务及计算机基础应用培训。

3）建立信息化条件下出入库流程及相关制度

根据ERP程序设计和公司的实际情况由信息规范组草拟出入库流程，并由项目计划及监督组讨论完善后执行，由库存盘点组和库房管理部门草拟库存相关制度，并由项目计划及监督组讨论完善后执行。如出入库流程 、仓储管理办法、库房安全管理制度

4）人员培训

根据库存管理信息系统所制订的流程和制度为基础，对库管员、采购员、领料员 等相关岗位人员进行库存管理信息系统及相关要求、物料分类介绍及应用、物料档案建立及维护，领料单的建立及过账，出入库流程介绍及相关要求、相关制度介绍及相关要求等培训，要熟练掌握库存管理信息系统的相关知识，通过培训能够熟练的将相关知识应用到日常的工作中，能够按照库存管理信息系统的要求规范的进行工作。

5）制度制订与执行

根据库存管理信息系统的要求，由公司出台一系列与库存管理相关的文件，传达库存管理信息系统的管理目标及要求，规范与库存管理相关人员的行为，并监督执行。每月根据实际盘库出台库存盘点表，由财务部监督审核，达到库存的帐实相符。

5 应用效果

通过以上解决方案，理顺了公司采购计划、维修计划、计划执行、采购入库、领料出库、生产出入库等作业流程，使仓储数据基本信息实时、全面、准确，并为生产管理、配件管理、成本核算等管理的及时上线奠定了坚实基础。在2007年祁连山水泥集团公司ERP全面建设，经过半年准备工作后，于2008年1月一次性上线包括集团公司本部、水泥生产基地6个、商混凝土站3个、粉磨站2 个、销售公司5个在内的所有进出存产销业务，通过一年的运行优化完善后，2009年1月将财务业务集成运行，达到生产经营业务信息化集成全覆盖和财务业务一体化目标。并形成了以仓库梳理、整理和物料编码统一为中心的新增公司ERP管理复制标准。使新建企业达到“三同时、一提前”，即同时规划、设计、实施和提前运行，新购并公司ERP与管理复制，在3个月以内成功上线。至2012年未，完成新建设的成县、青海湟中、文县、漳县、陇南等8个新建生产基地，夏河、古浪峡、张掖巨龙等购并公司，永登、甘谷公司产能扩张的管理复制工作。在产能扩张企业中，甘谷祁连山水泥有限公司在新旧帐处理、物资调配的定置管理、大规模编码植入和仓库扩容中起到了很大的指导作用，并在应用中完善该方案。在夏河安多祁连山水泥公司购并后建设中，对克服藏区信息化应用水平偏低的情况下，对编码过渡与辅导应用，帐务处理、定置管理过程中起到了很大推动作用，并在应用中完善了单据流控制，同时，在夏河公司多年来信息化上线十分困难的局面得到了根本变化，购并后二个月上线，三个月与公司总部看齐，为半年后张掖巨龙购并后的信息化建设提供了方案。总之，在公司信息化建设中，库存管理信息化方案带动了公司各项管理提升，促进了信息化建设步伐。在实施过程中，该方案以库房对物资的分类整理为切入点，不同问题分别对待，各项工作的开展需要付出极大的耐心和不断的细化，同时仓库管理也是一个反复找问题、分析问题、解决问题的过程。为此，要有一个详细的盘点作业流程，确保实物入库与ERP系统入库同时进行、库管员凭领料单对各部门进行发货，库存管理和信息化系统就会达到完美的融合，使之成为库存管理的利器。

[1]彭庆华.微软ERP Dynamics AX 2009 企业开发指南[M].北京：清华大学出版社，2011.398-405

[2]张广沛、江源.建材（水泥）行业信息化应用论坛.第5届建材（水泥）行业两化融合应用经验及成果论文集[C].北京：[国家建筑材料信息中心],2012.5-9.99-102