基于网络信息背景的高职院校档案管理工作的新思考

秦美峰

作为学校各项活动真实记录的档案，记载着学校发展的艰难历程，档案管理工作是高职院校工作的重要组成部分。随着网络信息技术的迅猛发展，高职院校档案管理工作也发生了巨大变化，新技术、新领域向档案管理工作提出了新的挑战。那么怎样适应这种变化呢？改革创新，探寻高职院校档案管理工作的新思路新方法，已经成为高职院校档案管理部门面临的新课题。

一、高职院校档案管理工作存在的问题

随着网络信息技术的发展，当前高职院校档案管理还不能适应新形势的要求，存在很多问题，新形势迫切需要我们找出问题及时解决问题。

（一）过分重视保管和收集，忽视档案资源的开发和利用

信息背景下的档案管理工作必须树立新理念才能适应信息时代的要求。一直以来，高职院校的档案管理，不管是指导思想还是工作安排，都过分重视档案的保管和收集，却不重视档案资源的利用和开发，忽视其重要性，造成了许多利用价值很高却又十分珍贵的档案资源白白浪费，其作用没有得到充分发挥。当前，高职院校档案管理应改变传统观念，树立新理念，充分利用现代信息技术，使档案信息服务更加个性化，最大限度的满足广大师生的需要。[1]

（二）多数档案管理人员专业素质低，缺乏档案管理应有的信息处理能力

目前，多数高职院校的档案管理人员，档案专业毕业的极少，大多经过短短的培训就上岗，专业素质低，档案管理应用的基本技能缺乏，技术性较高的档案编研工作难以胜任，档案信息服务水平很难提高，信息化处理能力很差，无法适应信息背景下的档案管理工作的要求。

（三）档案管理人员理论研究水平低，业务研究能力有待提高

高职院校档案管理人员要做好档案管理工作，不仅要具有较高的调查研究能力，如对问题具有发现、分析和解决的能力；还要具有较高的业务研究能力，能熟练的管理、编研和统计档案。能自如的处理档案信息，如研究、整理、编辑、查询、阅读档案信息，增值和再生档案信息，深入挖掘档案的利用价值，实现档案信息化。高职院校档案馆应创造条件，鼓励档案管理人员进行学术研究，通过科研项目、课题、专利的研究开发，积极培养学术带头人，营造浓厚的学术氛围，增强其理论水平，使档案工作得到全面提高。[2]

二、网络信息背景下高职院校档案管理工作面对的新挑战

网络信息技术的广泛应用和迅速发展，不仅极大影响着高校档案管理工作，还给高校的档案管理工作带来了许许多多新的机遇和挑战。

（一）利用信息化设备和技术管理数字化已成为档案管理工作的必然趋势

网络信息背景下，数字化信息技术和便利的网络系统已经相当成熟，很多高职院校已经在着手建设自己的数字档案馆，有些档案馆提供的一些全文档案信息和目录信息已经可以通过因特网进行远程查阅和阅览。档案信息的利用方式将会借助现代信息技术不断得到广泛拓展，更加新颖、实用、方便的信息利用方式很快就会呈现在我们面前。

（二）高职院校档案管理工作人员的素质亟待提高

这不仅是信息时代的要求，也是高职院校档案发展和建设的客观要求。信息背景下，高职院校档案管理人员扮演者双重角色，档案管理人员不仅要掌握丰富的档案管理业务知识，还要扮演着档案信息网络化、社会化、广泛传播、利用和开发数字化资源的重要角色，认真学习掌握网络信息技术知识，具备灵活运用信息技术知识的能力。只有具备着双重角色的能力，才能完全胜任网络信息时代的档案管理工作。[3]

三、高职院校档案管理工作的新途径

网络信息背景下，高职院校的档案管理工作又提出了新的课题。要用发展的眼光，新颖的思路来改进高职院校的档案管理工作。

（一）大力宣传，不断增强全体教职员工的档案意识

高职院校全体教职员工不仅要高度重视档案管理工作，还要积极参与到档案工作中去。因此，学校要大力宣传档案知识，培养全体教职员工的档案意识，让他们全面了解上级的档案政策，方针，学习掌握档案知识、法律和法规，工作中遇到的有价值的档案信息要及时按照各种档案标准要求进行储存，自觉的保存档案信息资源的有效性，积极维护档案的完整性和安全性。

（二）提高认识，构建完善的档案管理体系

一是要提高认识，加强高职院校档案建设。上到院领导，下到档案馆、各职能部门、各二级学院，都应为学校发展、改革、人才培养服务，充分认识改进和创新档案管理工作的必要性和重要性。二是要构建完善的档案管理体系，各职能部门、二级学院都要配备兼职档案员，档案馆全面负责管理，制定专门的档案类别，对兼职档案员实施分类指导。[4]

（三）开拓创新，建立服务型的档案管理模式

信息背景下，高职院校要加大档案信息开发力度，不断满足利用者的需要。旧的传统的档案管理，重档案的收藏、保管和收集，轻利用，档案信息资源的价值难以充分实现。所以，为了使档案的价值得以实现便产生了服务型的档案管理模式。这种模式提供的信息服务不仅多角度、全方位，而且还高效优质，档案的开发利用效益和信息资源价值实现了最大化，从而使档案的利用效率得到了有效提高。档案管理人员应仅仅围绕“全心全意为人民服务”的宗旨，努力增强服务意识，积极树立主动服务的管理理念。档案管理人员要对传统服务方式进行不断的优化完善，不断突破单调呆板的服务方式，开拓创新，真正实现信息化和网络化信息服务，如运用信息处理技术、网络传输技术和计算机技术等现代手段，建立档案网站、制作档案网页，提供数据库查询、主题汇编、电子信箱互动等方式方法，开展网上在线服务、查询利用服务和数字咨询服务。

（四）深入探索，构建奖惩分明的激励机制

高职院校档案管理工作的成效如何，必须有相应的度量标准，制定严格的制度和科学的考核办法。高职院校的档案馆要构建奖惩分明的激励制度，采取竞争方式，择优用人，实行按劳取酬，评聘分开，充分调动职工的积极性，发挥其聪明才智，创造人尽其才、奋发向上的和谐氛围。

（五）灵活互动，构建横向联合的档案管理网络系统

高职院校的档案管理要努力实现与社会的互动。如果把社会看做是一个大系统的话，那么高职院校就是大系统中的一个小小子系统，时刻参与社会信息、经济的各种交流。所以，高职院校在档案管理上应走出僵化、封闭割据，走向开放，实现与社会灵活互动，构建一个横向联合、交流、协作的网络系统，共同筑起档案管理的良性机制。

（六）不断学习，努力提高档案管理人员的综合素质

高职院校档案管理人员应树立终身不断学习的观念，一名合格的档案管理人员必须具备良好的职业道德素质、思想政治素质和业务能力素质，其中良好的思想政治素质是最基本最起码的要求。要想成为一名出类拔萃的档案管理人员，就必须能抵挡诱惑，甘受寂寞，名利淡泊，胸襟宽阔；有严谨细致的工作作风、乐于奉献的品质和崇高的敬业精神。另外，不仅要有较强的专业知识能力、极强的信息处理能力，还要有创新能力和创新精神，真正成为即掌握现代技术手段又适应时代发展的档案管理的专门人才。

[1]刘士英.信息时代下加强学院档案管理之探讨[J].山东商业职业技术学院学报，2008（3）.

[2]连红.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].浙江档案,2007（5）.

[3]邓小兵.信息时代对高校档案人员培训的思考[J].黑龙江史志，2008（13）.

[4]周美兰.“服务型”档案管理模式之于构建和谐社会[J].兰台世界，2008（9）.