浅谈我国出版企业中的合同管理

文/刘 志

到2010 年年底，我国出版界体制改革取得重要进展，中央各部门各单位出版社转企改制工作全部完成，出版单位从事业单位转制为企业，一切就要按照现代企业制度要求运作，建立现代企业经营管理体制。

合同管理制度是现代出版企业管理制度的一个重要组成部分。合同作为市场经济的重要产物，是商品交换的法律表现形式。现代企业包括出版企业之间的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同管理成为现代出版企业经营管理的重要组成部分。能否把好合同管理关，自然成为出版企业经营管理成败的一个重要因素。但是，截至目前业界关于这方面的理论探索与系统阐述非常少，已经出版的有关出版管理的著作也大多不涉及这一内容，或在叙述上语焉不详。笔者结合多年从事出版管理工作的体会，对这一问题作一初步探讨。

一、我国出版企业合同管理的现状

改革开放以后，我国相当一部分出版单位实行的是“事业单位企业化经营”，在由计划经济逐步转向市场经济过程中，企业开始接触合同，引入合同管理。一些出版企业相当一段时间里合同管理不规范，由此产生了不少问题，也引发了一些教训。

近几年来，特别是大部分出版社转企改制工作完成之后，出版企业的合同管理工作水平总体上讲已经有较大提升。但是，相当一部分出版社在合同与合同管理方面仍然存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

1.相当一部分出版企业的领导对合同管理制度仍然缺乏足够的重视。领导重视与否对一项事业成功至关重要，这也是我国企业经营过程中的中国特色。现实情况是，大部分出版企业领导重视选题开发、市场营销、财务管理、队伍建设等，但对依法治社、制度化管理特别是合同的制度管理缺乏科学全面的认识，导致不少出版企业在合同管理制度方面长期处于不健全、不完善状态。

2.不少出版从业人员对合同与合同管理的重要性至今仍缺乏认识。有些从业人员只顾到处找作者，组稿约稿，或寻找销售客户，开拓市场，签订合同时却往往显得有些草率，结果遇上纠纷常常找不到协商与调解的依据，或者依据不足。目前，由于合同问题给企业造成的纠纷或诉讼，正在极大地困扰着出版企业的经营活动。

3.合同管理人员对合同与合同管理的重要性缺乏认识。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。出版企业应该设立专门的人员来对合同进行全过程的科学管理。管理人员不仅要督促业务人员在经营活动中认真草拟、签订相关合同，更要重视合同的履行过程，注重提高合同的履行率。在这方面实践当中存在的问题主要有两个：一是大部分出版社还没有设立专门的管理人员来对合同进行全方位、全过程的管理；二是在一些出版企业中，好像合同签订之时便是其完成之日，选题实现或者销售条款一旦达成，合同就束之高阁了，有时甚至忘记了合同履行过程是双方实现权利义务的过程。实际上，合同管理的问题大多数都是产生在中期和后期的合同履行阶段。

4.出版企业缺乏一套严谨的合同管理制度，对合同管理未能体现制度化、规范化和科学化的要求。应该说，大多数出版社目前还是建立了一些初步的合同管理制度。但是，许多合同管理制度内容还很简单，不少规定既不够系统也不够完善，而且由于受到传统思维惯性的影响，实际工作中有法不依、有章不循的现象还时有发生。

二、出版企业合同管理的概念及其主要内容

出版企业合同管理是指出版社对出版企业合同的签订和履行所进行的计划、组织、指导、监督和协调，以顺利实现其各项经营目标的一系列活动。

根据上述基本概念，我们可以将出版企业合同管理划分为两种：一种是指一个出版企业在签订和履行合同中所进行的计划、组织、指导、监督、协调等管理活动；另一种则是指国家运用行政权力，依照法律、法规等有关规定，通过组织、指导、监督、检查等活动，使合同当事人在签订、履行、变更、解除合同中，严格按照法律、法规行事，以保证合同管理的健康发展，充分发挥其职能与作用。本文主要阐述的是前一种情形。

三、出版企业合同管理的主要模式

出版企业合同管理应该采取出版社社长（法人代表）总体负责，法务部门统一归口管理，各出版分社（中心）、各业务部门分头把关管理的模式。

1.合同应当由出版社社长总体负责

出版社社长是出版社的法定代表人，主持出版社的全面工作，组织出版社的生产经营活动，确保国有资产的保值增值。现代出版企业中各种合同都关系到企业的经营状况，任何标的较大合同的签订和执行都关系到企业的生存和未来发展，因此，作为企业领导核心的社长必须是合同管理的最终和总体负责人。

2.出版社应成立法务部专门对合同进行统一管理

出版社法务部是出版社内部的一个职能部门，主要由法律专业人员或律师组成。法务部负责为出版社运营发展提供全面而专业的法律支持和保障，处理经营管理活动中发生的各类法律问题，代表出版社参与各种涉诉活动。法务部作为出版社内设的法律专业机构和法律顾问部门，应当对合同管理这一企业的重大经营行为（同时也是法律行为）进行有效的专业管理与审查，使得出版社对内对外的各种行为合法。只有这样才能从法律制度层面保证出版社的可持续发展。

3.执行层应就合同的执行与法务部全面沟通

各出版分社（中心）、各业务部门是出版社各项经营管理活动的执行者，是各项具体工作事务的操作机构，必须就有关事宜在执行操作过程中与法务部进行及时有效的沟通，以便保证出版社的各种合同行为能够在一个整体框架内科学而系统地进行。

四、出版企业合同管理主要机构的设置与职能

1.出版社社长是出版社合同管理的领导者

出版社社长的主要职责是负责各类合同签订过程中的授权。

实践中，社长可以亲自审查合同的整个签订过程并予以授权，也可以正式委托一名副社长来代替他进行授权。

2.法务部是出版社合同管理的主要执行机构

法务部主要负责对企业合同进行统一全面的管理。其主要职能如下：

第一，从建章立制入手，制定系统科学的合同管理制度。主要是依照国家相关的法律、法规，制订、修订、完善企业内部的各项合同管理制度。

第二，对各出版分社（中心）、各业务部门（如出版部、财务部、办公室、销售部、市场部、各驻外分公司等）的相关人员进行合同管理的培训，使得这些单位和部门在工作中能够严格遵守国家法律，按照出版社合同管理制度的规定流程办事。这种对有关人员的培训，既可以由法务部人员直接进行，也可以由法务部牵头组织相关部门专家进行。总之是不论形式，务求实效。

第三，各出版分社（中心）、各业务部门是落实各项具体合同事宜的操作机构。实践中，出版分社（中心）要会同法务部、出版部、市场部等部门，一道做好出版合同的谈判和合同内容的落实工作；财务部则要会同法务部、市场部、销售部及各驻外分公司，负责合同相对方的资信调查和回款的落实工作，等等。

五、出版企业合同管理中需要建立的主要制度

出版企业要想长期稳定地发展，除了选题开发、市场开发，还要建立以人为本的现代公司管理制度。同时，作为各种合同关系当事方的出版社，要想在激烈的市场竞争中赢得主动、获得佳绩，建立和完善合同管理制度当然是非常必要的。出版社应该专门制订一套合同管理制度，从总则、合同的订立、签约人的权限、合同订立程序、合同的管理等几个方面规范合同管理工作，并将其纳入企业总的管理规章制度中，以便为合同管理更加规范化、制度化提供有效保证。具体而言，出版社在合同管理中主要应建立完善以下主要制度。

1.重大合同审查管理制度

出版社可能涉及的重大合同主要有：著作权（版权）转让合同、委托合同、劳动关系合同、购销合同、货物运输合同、仓储保管合同、借款合同、财产保险合同、财产租赁合同、企业购并合同、联营合同、独家代理协议，等等。对于上述重大合同，法务部作为出版社的法律审查监督部门，要从项目论证、当事对方的资信调查、合同谈判、合同文本的起草及修改、合同的签约履行或变更解除，到可能的合同纠纷处理，都必须全程参与、管理和控制，努力预防合同纠纷的发生，有效维护出版社的合法权益。法务部要充分发挥好监管把关作用，做到不合格的合同坚决不评审、不盖章，严格审查合同的合法性、正确性、稳定性，同时认真做好所有合同的归档工作。

2.合同的统计与考核制度

出版社合同的统计和考核工作一般由法务部统一负责，各类合同信息需要在社办公室、总编室、财务部等相关部门备案。出版社通常要建立完善的合同管理网络体系，使用计算机管理软件对合同进行统计和分析，对各种合同的具体执行情况进行跟踪和预警。法务部发现合同管理过程中出现异常情况时，要迅速向社长汇报，并随时与各出版分社（中心）、业务部门沟通。

3.出版社内部的合同流程管理制度

出版社要制定科学合理的合同管理流程，保证每一项具体事务、每一个具体步骤都按照既定的流程运作和执行。具体而言，合同应该按照如下流程运作。

第一，各出版分社（中心）、业务部门制订具体的组稿计划、出书计划、宣传计划、采购计划和销售计划等，并在对各项计划依规定全面进行论证和审查后报出版社社长审批。

第二，各出版分社（中心）、业务部门按照社长审批的工作计划要求进入合同的内部拟订审查和办理阶段。

第三，合同成立及报批流程：各出版分社（中心）、业务部门拟订合同→财务部对合同进行财务专业审查→相关专门业务部门对合同进行专业审查→法务部对合同进行法律专业审查→社长审查批准合同→合同送交出版分社（中心）、业务部门落实执行。

第四，合同纠纷报批处理流程：出版分社（中心）、业务部门就相关合同纠纷提出具体处理方案→法务部审查处理方案并提出部门处理意见→社长对合同纠纷处理方案最后审批确定→审批确定的纠纷处理方案交由法务部或者相关部门落实执行。

4.内部授权和合同专用章的管理制度

按照一般公司合同的管理模式，出版社合同的授权和合同专用章通常必须集中在出版社社长处。当然，为了工作方便，社长可以通过授权登记和备案的方式，委托社办公室和总编室代为管理合同专用章的使用，办公室和总编室则必须有专人负责保管合同专用章。

5.资信调查评价制度

为了规避不必要的市场风险，出版社需要想方设法地了解和掌握合同对方的资信状况，以便在签订合同时能够在一定程度上做到心中有数。

第一，各出版分社（中心）、业务部门要从合同对方的相关客户那里了解对方关于合同履行的一般情况，如对方合同履约率如何、是否有良好的企业声誉、加工或回款是否及时、对产品质量是否重视，等等，借此可以从不同侧面了解其信用情况。

第二，财务部和法务部要根据已经掌握的各种信息和情况，从专业角度仔细分析合同对方的资信状况，并对其作出基本评价，供出版分社（中心）、业务部门参考。

6.相关人员的定期培训制度

为了加强企业员工的法律意识，出版社应该建立定期培训制度。出版社每年至少组织举办两次中层以上领导干部及相关管理人员的法律培训活动，由法律顾问或法学专家采用案例教学的方式对相关法律进行讲解，使领导干部、管理人员不断加强和充实自己的法律意识与知识，从而防止问题的发生。

7.合同纠纷处理制度

市场经济是复杂多样、千变万化的，因此，各种合同纠纷的产生也是不可避免的。既然纠纷不可避免，那么我们最终只能思考和寻找如何选择有效的处理纠纷的方法或途径。合同是市场平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。依法订立的合同具有法律约束力，当事人不得擅自变更或者解除合同。当事人一方如不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定条件，则其行为就称之为违约行为。当事人实施了违约行为，就要承担相应的违约责任。承担违约责任的具体方式包括强制实际履行、采取补救措施、赔偿损失、支付违约金或者定金，等等。首先，法务部在审查合同时要综合平衡出版社的各方面利益，选择合适的违约条款和纠纷处理条款；其次，在确认发生了违约情形之后，法务部要区别情况，及时选择采取协商、仲裁或者诉讼等方式，抓紧时间尽早解决纠纷，积极维护企业的合法权益，尽力减少企业的经济损失。

总而言之，现代出版企业一定要重视对各类合同的科学管理，尽早建立和完善系统的、行之有效的企业合同管理制度，使合同真正在企业的经营和成长过程中发挥切实的保障作用。