“办公自动化管理系统”在企业实际应用中的实施

李烨

(嘉兴市联合污水处理有限责任公司 浙江嘉兴 314500)

随着计算机技术的发展，企业管理的原始方式和经验管理模式的弊端和缺点也逐渐显现出来。传统的企业管理方式，主要是通过表格、文本等纸质的手工操作，后续的统计和核实的步骤也是采用人工方式。当数据信息较大时，采用人工方式，不仅会造成数据的丢失和不易查找，而且后期修改，资料的查找也十分困难，费时费力，效率也十分低。办公自动化管理系统将现代化和企业信息系统结合起来，运用先进的计算机技术和互联网技术，同时加强办公方式的制度化和规范化，对企业信息进行分层管理，有利于企业共享和交流信息，高效率地开展工作。近年来，随着相应软件系统的不断升级，其大大促进了办公的效率，很多企业也逐渐把它当作增强企业管理竞争力，实施行政管理的一种方式。

1 办公自动化管理系统的发展过程

办公自动化管理系统最初阶段是以处理结构化的数据为主要任务，依靠关系型数据库系统，日常的办公事务也开始使用计算机，基本实现了文件和档案的管理。但是，缺少相应的沟通协作和文件资料的综合处理。随着技术的发展和需求，企业需要能够跨地域、节约时间的系统，主要能够实现电子邮件、文件管理、实时协作等功能，完成会议管理、流程审批等任务，提高企业管理的运营效率。经过近几年的发展，办公自动化管理系统相应的软件已经发展的比较成熟，逐步扩大延伸到企业内部的各项管理活动，打破了先前的行政化办公信息服务的局限，有效地整合了各部门的资源，提供了高效的工作平台。

办公自动化管理系统是一门先进的综合性技术，它通过自身完整的安全性控制功能，不断增强其在企业管理中的应用。先进的软件系统能够保证企业正常的电子邮件的收发，复合文档的存储，公文的审批流转，日常会议的管理和信息通信与服务等等。随着相关技术的发展，客户更加关注的是该系统如何方便快捷地实现部门内部人员之间交流和写作，以及各种资源的整合和同步协作。同时，办公自动化管理系统的应用程度也反映了现代企业管理水平的标志。

2 办公自动化管理系统的作用

一方面，办公自动化系统是企业信息化的必备条件。企业通过办公自动化系统，发挥收集整理和分析信息的优势，使得企业迅速和全面把握生产经营和市场动态等信息，并对信息进行整理分析，并充分发挥办公自动化系统的协同作用，有助于企业管理层迅速做出决策，以保证企业在激烈的市场竞争中处于主动的地位。

另一方面，办公自动化系统更好地满足企业多层次的需求。对于企业领导者来说，办公自动化系统能满足其迅捷决策的需求，对企业中层领导者来说，办公自动化系统能满足其对信息管理的需求，对企业的业务人员来说，办公自动化系统能满足其有效处理业务的需求。由此看来，办公自动化系统对于企业管理来说，如同神经系统一般，发挥着不可替代的作用。

3 加强办公自动化系统在企业管理中应用措施

目前，很多企业和公司都采用了相应办公自动化管理系统，北方联合电力有限责任公司包头第三热电厂，采用了强大的办公自动化管理系统，分为：个人邮件、公共信息系统、个人事务管理、综合业务系统、办公信息系统、系统管理等模块，将繁杂的数据信息简单化处理，得到了很好的应用效果。但也存在系统维护困难、报文显示错误和软件融合困难等一些缺陷。

针对办公自动化管理系统在企业管理中的应用现状，增强其实施的主要措施有：1）加强管理层人员对于办公自动化管理概念内涵的认识和理解，强化员工的培训，确保员工能够适应办公自动化的相应管理制度，增强该系统的实用性；2）重点强化企业内部部门之间的协同工作，是办公自动化系统成为切实有效的办公手段；3）强化企业管理制度，规范办公行为。建立软件系统运行和维护制度，界定各类信息发布模块，明确自动化系统管理责任划分以及工作各个环节的标准等。

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