抓好档案利用工作方法探析

　　摘要：档案工作是服务性的工作，它的服务性集中表现在档案提供利用工作上。要在档案的提供利用工作应遵守明确服务方向，端正服务态度；熟悉档案，了解和研究利用者的需要；正确处理档案提供利用和保密的关系三点要求：
　　关键词：档案提供利用；方向；态度；需要；保密
　　档案提供利用工作是将档案馆收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业和人民大众服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中占有突出的地位，做好档案提供利用工作具体要求如下：
　　一、明确服务方向，端正服务态度
　　档案提供利用工作以服务于社会主义现代化建设事业为中心，全面地为党和国家各项工作服务、为人民大众服务，这是档案提供利用工作的服务方向。随着全党全国工作重点的转移，我国进入一个新的历史时期，作为党和国家的档案工作，也必须随着全国工作的重点转移而转移，档案工作的服务重点从政治斗争转移到经济建设、科学研究、技术发展和精神文明建设方面来，以服务于建设有中国特色的社会主义和集中力量进行社会主义现代化建设为根本任务。各档案馆（室）的档案工作人员必须解放思想、明确方向，适应建立社会主义市场经济体制的新形势的发展要求，根据各馆（室）保存档案的性质、内容和范围等特点，具体安排为党政领导和机关工作、生产建设、文化教育、科学研究、经济体制改革等各项工作服务以及为人民大众服务的不同重点，处理好既要为经济建设服务，也要为社会发展服务，既要为现实服务，又为历史服务，既要为机关工作服务，还要为社会各方面服务的关系，积极做好档案的提供利用工作。
　　二、熟悉档案，了解和研究利用者的需要
　　要想做好档案的提供利用工作，必须熟悉本档案馆（室）保存档案的内容和成分，做到这一点，工作才会由被动变为主动，及时、准确地把档案提供给利用者。所谓熟悉档案主要是熟悉馆（室）藏档案的数量、成分、内容及存址，熟悉每一个全宗的档案形成和整理状况以及全宗与全宗之间的有机联系，熟悉各全宗档案的利用价值。熟悉档案的方法很多，一般是结合收集、整理、鉴定、保管、统计等日常工作，有意识地熟悉档案；通过编制检索工具和开展编研工作，系统地熟悉档案的内容和成分；此外，还可以通过定期或不定期的检查，或有计划、有目的地翻阅某些重要档案，以及结合提供利用工作来熟悉档案。只有熟悉档案的内容和数量等方面的状况，才能减少提供利用工作的盲目性。
　　了解和研究利用者的需要，就是做好档案提供利用的预测工作。利用者对档案的需要千差万别，变化多端，但仍有规律可循，有共同性的利用倾向，有机关团体和个人的不同利用倾向。各种利用者利用档案都要受社会某种主要因素的影响和制约，而且，在不同的历史时期，同一个历史时期的不同发展阶段，有着不同的政治形势，不同的经济要求和文化状况，不同的路线、方针、任务，都会产生不同的利用档案的倾向。因此，档案馆（室）必须根据社会主义事业的发展，结合当前党和国家各项工作的动向，通过利用统计的分析或直接访问利用者，或向有关机关询问等方式，了解各个时期需要利用什么档案，怎样利用等情况，才能未雨绸缪、有地放矢，做好档案提供利用工作。要做到这一点，档案工作者应认真学习党的方针政策，关心国家大事，加强调查研究，注意社会发展和各项工作动向，了解和研究利用者的需要。一般来说，档案提供利用工作是被动性的工作，但如果既熟悉档案，又了解研究客观需要，做到知已知彼，掌握利用的特点和规律，就能化被动为主动，做好档案提供利用工作。
　　三、正确处理档案提供利用和保密的关系
　　利用和保密的关系问题，在提供利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。我们保存档案的目的，是为社会主义事业，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用。档案馆的档案，党和国家以至全社会都要用。机关的档案机关用，这个机关的档案的，那个机关也可能需要用。保存档案是为了用，如果只锁在箱柜里，长期禁锢起来不准使用，就失去了保存档案的意义。但是，档案不仅是可供各项工作利用的重要材料，而且有一部分又属党和国家机密。因此，在档案提供利用工作中要注意保守党和国家机密，这是关系到党和国家安危的大事，是社会主义革命和建设取得胜利的重要保证，每个档案工作者必须严守党和国家的机密，同一切失密、泄密现象作坚决的斗争。所以，在开展档案提供利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。利用和保密，从根本上说，二者是一致的，都是为了更好的利用。保密只是相对地把档案的使用限定在一定的范围和人员。那种认为保密就不准任何人使用，或永远无限期地保密下去，都是不正确的。对这一部分人保密，对另一部分人不保密，对外保密，对内不保密。保密是动态的，不是静止一成不变的，而是随着形势的发展，时间、地点等条件的变化而不断变化，可能昨天是保密的，今天就公开了。但在实际工作中，对什么样的档案要继续保密，什么样的档案可以解密，由于国家未制定解密法而发生困难，加上有时利用与保密确有矛盾之处，因此不好处理。以往对处理利用与保密关系的提法是：利用服务保密，在保密的前提下提供利用，以及保密服从利用等。档案在什么情况下提供利用，给谁提供利用，以什么方式提供利用，在什么情况下需要保密，范围多大，什么情况下需要解密等，都要服从党和国家的利益，在这个总的前提下，依据党的方针政策为标准，把二者统一起来。凡是档案提供利用有利于改革开放、促进安定团结和社会主义现代化建设就积极大胆地提供利用，反之则应注意保密。在具体处理提供利用与保密的关系时，要深入审查档案内容，根据时间的推移、地点和条件的变化、调整档案的密级，逐步扩大利用范围，减少烦琐的批准手续，方便利用者。
　　（作者简介：张方林（1971-），男，汉族，吉林通榆人，现任吉林省通榆县人才交流中心主任，研究方向为人事档案管理