浅论计算机与办公自动化

　　摘 要： 随着经济的发展，科技的进步，人们对计算机的应用越来越广泛。随着信息时代的到来，计算机已成为我们生活中不可缺少的一部分，因此计算机技术在行政办公自动化中起着举足轻重的作用，同时办公自动化也成为现在办公不可缺少的一部分。
　　关键词： 计算机 计算机技术 行政办公 办公自动化
　　随着单位的发展，日常办公业务的增多，如何提高办事效率，节约使用资源成了迫在眉睫的问题。计算机技术的应用，逐渐使这些问题迎刃而解。
　　一、计算机的发展
　　计算机从1946年的“ENIAC”第一台数字计算机发展到现在已经有了60多年的历史了，而电子技术的发展周期也一年比一年短，这期间计算机经历了电子管时代、晶体管时代、小规模集成电路时代、大规模集成电路时代、超大规模集成电路发展时代。
　　随着科技的进一步发展，进入21世纪的计算机更是走向微型化、专业化，不仅操作简单、价格便宜，而且可以代替人们的部分脑力劳动，使人们的办公生活更加有效率，准确率也大大提高。
　　二、过去行政办公的存在问题
　　行政办公部门不管在事业单位还是企业单位，都是工作最杂、最繁琐的部门，不仅要完成领导布置的工作，还要解决同级部门提出的问题。
　　在早期没有使用计算机技术的时候，行政办公部门加班加点是常有的事情，对外宣传工作也只能通过报纸杂志等渠道，不仅浪费纸张，而且耗费时间耗费人力，工作效率低下。
　　三、行政办公使用计算机的必要性
　　建设节约型社会是科学发展观的内在要求，是构建社会主义和谐社会的重要组成部分。在办公中运用计算机技术正是满足了这一要求。
　　“节约”有两层涵义：一是杜绝浪费；二是在生产消费过程中，用尽可能少的资源、能源，创造相同的，甚至更多的财富。
　　利用计算机技术可以做到无纸化办公。相互沟通和交流可以通过E-mail、QQ等通讯工具。自从本单位建设并运行了“OA”系统以后，纸张的使用率减少了70%，文件从起草到分发效率提高了40%，办公电话费也节约了24%。
　　前些年单位购买了一套管理系统，单位的所有账目都可以在这个平台上进行操作，而且有自动备份功能。自从系统使用以来，办公工作量一下子减轻许多，工作效率也比以往高出不少。以前购买一个设备，设备的入账、验收、报账要管理人员跑很多部门单位签字，盖章，不仅耗时很长，而且很多时候要返工。现在运用了自动化办公管理软件，管理员只需要在自己的电脑上填好相关内容并保存，这些资料就进入学校的管理系统，在任何一台电脑上都能查询到。
　　四、办公自动化存在的问题
　　虽然现在科技日益进步，办公自动化也得到一定的发展，但是我们应该看到办公自动化建设仍存在一系列的问题。比如投资太大、利用率不高、重复建设等。
　　现在主要行政办公人员所接触的电脑软件知识不是太丰富，可以说比较贫乏，导致使用办公自动化效率降低，甚至出现问题不知如何解决，同时也使自动化网络管理员维护和升级的工作量大大增加。
　　五、办公自动化日后的发展与完善
　　1.办公自动化最终发展方向是数字化。随着计算机网络技术、视频技术和通讯技术的迅速发展，视频会议渐渐成为发展的潮流。通过相关的摄像及相关的通讯设备，与会者在开会的时候能看到会议的主要发言人和会场，而且能看到在各地参加会议的相关人员，相互交流，这样能节省大量时间及场地费用。
　　2.办公自动化在高校中得到更完美的运用。在高校管理部门设立一个物资总管理员，同时在各个二级学院、部门设立分管理员，各个分管理员负责本学院、部门账目在计算机上登记、归总、查询，总管理员可以检查到各个学院、部门设备的存放、领用、使用情况。这样可以做到高效、迅速、及时管理，统筹兼顾。
　　六、结语
　　随着科学技术的进一步发展，办公自动化与我们的生活结合得更加紧密。办公自动化是一个复杂的系统工程，它需要整个单位各个部门学院的配合与协作。办公自动化不仅适应新时期新形势的发展，而且是当代数字化办公的迫切要求，在不久的将来，在科技发展的带动下，办公自动化将迎来崭新的未来。
　　参考文献：
　　［1］刘汉敏.行政办公自动化.科教文献，2007，（4）.
　　［2］梁美玲.我国高等职业院校行政办公自动化中协同办公系统建设的浅析.高教前沿，2010，（7）.
　　［3］王秀苏.计算机信息处理技术在办公自动化上的应用.科技经济市场，2010，（3）.
　　［4］谢晓宇.计算机的发展趋势.科学向导，2011，（4