报社管理控制工作初探

　　[摘 要]随着文化体制改革的推进，加强报社的管理控制工作也显得很重要。本文从报社管理控制工作的含义着手，探讨了报社管理控制工作的过程，对报社的管理控制工作进行了分类，提出了控制的原则和方法，对提高报社管理工作水平具有一定意义。
　　[关键词]报社；管理控制；控制标准
　　[中图分类号]F275.1 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2012）44-0029-02
　　2011年中国共产党十七届六中全会在北京召开，对深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣作出全面部署，对加强社会主义思想道德建设提出新任务、新要求。新形势下报社作为文化发展的主力军，实施全面系统的管理工作也显得很重要，本文就报社的管理控制工作进行了探讨。
　　1 报社管理控制工作的含义
　　（1）管理控制的概念。控制作为科学的概念，是指人们根据给定的条件和预定的目的，通过改变和创造条件，使事物沿着可能性空间内确定的方向发展。
　　报社的管理控制就是指为了确保报社的目标以及为此拟订的计划能够得以实现，各级主管人员根据事先确定的目标或因发展的需要而重新拟定的标准，对下级的工作进行衡量、测量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防继续发展或今后再度发生；或者就是指根据内部环境的变化和报社的发展需要，在计划的执行过程中，对原计划进行修订或制订新的计划，并调整整个管理工作的过程。因此，控制工作是每个主管人员的职责。
　　控制的目的就是使可能性空间尽可能缩小，通过控制活动以后，可能性空间缩小的程度，可以用来衡量控制能力的大小。可能性空间缩小的幅度越大，说明控制能力越大；反之，则越小。
　　（2）计划和控制的关系。计划和控制两者密不可分。一方面，计划是实施控制的标准，计划越明确、全面和完整，控制的效果就越好。另一方面，控制是计划得以实施的保证，只有通过有效的控制，才能取得理想的计划成果。
　　2 报社管理控制工作的过程
　　报社的管理控制工作的过程一般包括三个步骤：确定控制标准—根据标准测量工作活动—采取纠正措施。
　　2.1 确定控制标准
　　标准是测定绩效的基础，报社内各项工作管理活动都要以计划为依据，计划执行情况是控制工作的重点，各项计划规定的指标都可以作为控制的标准。由于控制工作贯穿于各项工作管理活动之中，因此，控制的标准和范围很多，例如预算控制中的有经营预算、投资预算、财务预算。经营预算是指报社日常发生的各项基本活动的预算，投资预算对企业固定资产的购置、扩建、改造和更新等。在可行性研究的基础上编制预算，财务预算是指报社在计划期内反映有关预计现金收支、经营成果和财务状况的预算。报社岗位绩效考核标准、报纸印刷质量标准等。
　　工作标准，指本部门（职位）所承担各项工作任务时，应达到的要求及结果。通过建立健全各部门以及各类职务的工作标准，使报社里的各项管理工作逐步实现科学化、定量化、数据化、效率化，对建立正常的工作秩序，加强部门内协调一致的联系，调动各级各类人员的积极性，提高工作质量和管理水平都有重要作用。
　　标准的确定方法有三种：一是根据组织占有的资料制定标准。二是根据管理者的经验和判断建立估价标准。三是依据科学的程序和方法建立标准。不论采用什么方法都要保证确定的标准明确、具体、可操作性强，便于管理。安阳日报社对各科室工作采用百分制考核方法就很好，将各科室的行使职责和要完成的任务用百分制予以量化，进行打分考核，使各科室的各项工作有了明确的考核依据。
　　2.2 依据标准测量工作活动
　　标准确定之后，还要把标准与实际工作进行比较，衡量各部门、各类人员的工作情况，并在此基础上找出差距，采取补救测试。能否正确、及时的发现偏差，取决于计划执行方面信息的掌握，若信息及时、准确和全面，就可以迅速发现偏差采取措施进行有效的控制，减少损失。如报社制定出岗位绩效考核标准后，考评部人员就要每日对照该标准对报社人员进行绩效考核，每月及时汇总出考核情况，以便人员找出自己的差距，做好下一步工作。尤其是对采编人员要及时汇总出稿件、版面完成情况、差错情况，以便采编人员提高采编水平，提高报社的办报质量。
　　2.3 采取纠正措施
　　控制过程的最后一步就是要采取措施纠正偏差，要纠正偏差，首先要查清偏差原因，然后制定措施，对症下药。比如近期报纸差错率高，就要从记者到编辑到校对一层层查找原因，找到原因后及时采取措施如举行培训班提高采编人员采编水平等。再如办公经费控制，办公经费高了，要查找原因是否是管理不严，要进一步完善办公经费使用制度。
　　3 报社管理控制的类型
　　3.1 按控制点的位置划分
　　控制活动可以按控制点处于事物发展进程的哪一阶段，而划分为前馈控制、同期控制和反馈控制三种类型。
　　前馈控制：前馈控制，亦称预先控制或事前控制，强调的是“事前”控制，即在实际问题发生之前就采取管理行动，避免预期问题的出现。
　　同期控制：是指在活动进行的过程中，对活动中的各种因素予以控制。管理者采用同期控制的方法，可以及早发现活动与计划的偏差，以便及时采取纠偏措施，在发生重大问题之前及时纠正。
　　反馈控制：是指活动结束后，通过活动结果与计划的比较，肯定成绩，分析不足，总结经验和教训，为后续的计划提供参考与借鉴。反馈控制是企业管理中最常用的控制类型，在生产、营销、人力资源管理等方面均有广泛的应用。
　　反馈控制是面向未来的。
　　3.2 按业务范围分
　　财务控制，是指对报社的资金投入及收益过程和结果进行衡量与校正，目的是确保报社目标以及为达到此目标所制订的财务计划得以实现。财务控制必须以确保单位经营的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性目的。财务控制的作用主要有以下三方面：一是有助于实现单位经营方针和目标，他既是工作中的实时监控手段，也是评价标准；二是保护单位各项资产的安全和完整，防止资产流失；三是保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性。
　　绩效考核控制，是指单位为了实现生产经营目的，运用特定的标准和指标，采取科学的方法，对承担生产经营过程及结果的各级管理人员完成指定任务的工作实绩和由此带来的诸多效果做出价值判断的过程。
　　人员的控制，组织的目标是要由人来实现的，员工应该按照管理者制订的计划去做，为了做到这一点，就必须对人员进行控制。对人员控制最常用的一种方法是直接巡视，发现问题马上进行纠正；另一种方法是对员工进行系统化的评估。通过评估，对绩效好的予以奖励，使其维持或加强良好的表现；对绩效差的管理者就采取相应的措施，纠正出现的偏差。
　　信息的控制，随着人类步入信息社会，信息在组织运行中的地位越来越高，不精确的、不完整的、不及时的信息会大降低组织的效率。因此，在现代组织中对信息的控制显得尤为重要。对信息的控制就是建立一个管理信息系统，使它能及时地为管理者提供充分、可靠的信息。
　　4 报社管理控制的方法
　　4.1 亲自观察
　　管理者不应只凭报表和书面资料进行控制，还要亲临工作现场，掌握第一手资料，以便公正准确地把握实际情况。视察的优点还不仅在于能掌握第一手信息，它还能够使得组织的管理者保持和不断更新自己对组织的感觉，使他们感觉到事情是否进展得顺利及组织这个系统是否运转得正常。
　　4.2 报告
　　报告是用来向负责实施计划的主管人员全面地、系统地阐述计划的进展情况、存在的问题及原因、已经采取了哪些措施、收到了什么效果、预计可能出现的问题等情况的一种重要方式。控制报告的主要目的是提供一种如有必要，即可用做纠正措施依据的信息。如财务科每月的财务报告、考评部的绩效考核报告。
　　4.3 比率分析法
　　通过对财务比率或报纸的差错率分析，找出原因，提高办报质量。
　　报社管理控制的办法还有很多，以财务控制为例讲，财务控制的办法有：①组织规划控制，根据财务控制的要求，单位在确定和完善组织结构的过程中，应当遵循不相容职务相分离的原则：是指一个人不能兼任同一部门财务活动中的不同职务。单位的经济活动通常划分为五个步骤：授权、签发、核准、执行和记录。如果上述每一步骤由相对独立的人员或部门实施，就能够保证不相容职务的分离，便于财务控制作用的发挥。②授权批准控制，指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时x5uIAkQoaUHDfc039iTaBg==，必须经过授权批准才能进行，否则就无权审批。授权批准控制可以保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权批准的基本要求是：首先，要明确一般授权与特定授权的界限和责任；其次，要明确每类经济业务的授权批准程序；再次，要建立必要的检查制度，以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。③预算控制，它是财务控制的一个重要方面。包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。其基本要求是：第一，所编制预算必须体现单位的经营管理目标，并明确责任。第二，预算在执行中，应当允许经过授权批准对预算进行调整，以便预算更加切合实际。第三，应当及时或定期反馈预算的执行情况。④实物资产控制，主要包括限制接近控制和定期清查控制两种。限制接近控制是控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触，如现金、银行存款、有价证券和存货等，除出纳人员和仓库保管人员外，其他人员则限制接触，以保证资产的安全；定期清查控制是指定期进行实物资产清查，保证实物资产实有数量与账面记载相符，如账实不符，应查明原因，及时处理。
　　[作者简介]刘霞（1978—），女，安阳人，经济师、会计师、经济学学士，研究方向：财务管理、经济管