浅谈信息化条件下改进档案管理工作

李晓光

（哈尔滨哈机联机械制造有限公司，黑龙江 哈尔滨 150088）

1 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统档案管理工作将文字，照片，摄影，录像等当做信息的载体，并将之存储和记录，而为了完成这一工作必然要实现档案管理工作的人工化，实现收集整理传播一体化，这无疑是一项巨大的工程，单就保管一方面，由于数量不断增大，过期材料，材料老化例如字迹模糊、虫嗑鼠咬等现象频发。给管理工作带来巨大难题。而程序也非常复杂，一些材料由于编号错误或是长久不被使用而面临丢失和遗弃的状态。而现代管理手段增加了载体的数量和种类，使得复制和保存更加容易，几乎可以不受空间的限制而完成保管工作。这使得传统档案管理工作必然要考虑自身的处境。向着更加现代化的方向转变，否则自身将被淘汰。接轨的主要途径是将实体工作转变为数字工作。将其进行复制，加工，传播，保存等，是档案材料虚拟化的过程，一旦进入了虚拟化的状态，其复制和传播速度都将大幅度提升，是传统方法无论如何也不能达到的。而档案材料也必然要经过这一道工序才能进入流通和价值转化阶段。这是未来工作能够快速科学有效得到延续的重要方法。满足其他各个领域对于档案需求的最便捷途径，能够进一步带来较好的经济效益和社会效益，使其能够作为社会各项发展事业的有效利用资源，也是一项战略性投资。

2 建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案若想要档案数字化发展的更快，应当充

分完善计算机网络与档案管理工作之间的契合点。应当从下面几个角度进行考虑：

第一，促进档案管理流程的规范化，使其与计算机手段相互配合，满足管理的需要。

第二，根据档案管理的需要来编写必要的录入软件，完成计算机对于材料的管理利用。

第三，制度的改变，制度应当为新型的档案工作服务，因此要去除不适宜的条款，增加新的必要工作。

电子档案工作因为其特殊性应当注意安全保护。由于计算机发展的范围和包容性增强，可能导致不稳定因素和不安全因素也被囊括进来。例如黑客以及电脑病毒的侵入，必须引起足够的重视。以保证网络的安全性和真实性。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是由其载体来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

3 在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，出现了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

4 提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

5 提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化

对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系，促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。

随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，对档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

6 档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

人类希望拥有完备的基础设施来支持信息工作向着更开放，更理想的方向发展。带来信息的最大程度的使用。这是一个较为理想的目标。并且对现实工作有较强的促进意义。信息化过程应当有较为充足的技术支持来完成这一愿望。这个过程是动态的，不断发展的过程，对于工作的阶段性实现应当有安排和规划，并且根据不同的规范来完成调整。这当中一定会有不尽如人意的地方，应当正确面对偏差，理性思考。并站在历史的角度看待问题，对于问题的解决抱有认真负责的态度，并使其最终科学合理地实现现代化。

综合说来，档案管理工作对于信息化数字化手段的应用已经十分重要，档案管理部门的人员必须转换思想观念，转变管理办法，推进档案管理工作向着更为有效的方向发展，并能迎合时代发展的需要，促进工作向着世界化，技术化方向长足前进。实现信息技术工作与档案管理工作共同前进和发展的目标。

[1]刘维秦.提高档案管理水平.推进现代档案管理工作发展[J].新西部(下旬.理论版)，2011（11）.

[2]王正红，谭喜松，姚雪丽.如何认识档案管理及数字化档案管理的重要性，2009（05）.