企业人力资源管理信息系统与人事档案管理初探

张雪莲

（唐山学院，河北 唐山 063000）

企业人力资源管理信息系统与人事档案管理关系密切，人事档案为人力资源管理信息系统提供基础信息数据，同时又在人力资源管理信息系统使用过程中充实自身的内容。而目前企业使用人力资源管理信息系统过程中，对人事档案信息管理与利用存在一些问题。只有及时解决这些问题，人事档案才能在人力资源管理信息系统中发挥自身的优势，才能为企业创造效益，从而更好地发挥价值并巩固其地位。

1 人力资源管理信息系统和人事档案的涵义

人力资源管理信息系统是基于互联网技术，以推动人力资源管理进步为宗旨，并运用先进的信息技术，通过集中式的信息库，提供自动处理信息服务、数据统计服务、员工自助等服务，达到减少企业人力资源行政的负荷、降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。人力资源管理系统的引入可优化人力资源管理流程，改善人力资源管理部门的服务质量，为管理者提供决策支持，帮助企业实现战略性人力资源管理的转变[1]。

人事档案是企业人事管理活动中形成的,以个人为单位组合起来,以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体,历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案的主要内容有：学历、学位、学绩、学识、工作经历、培训、技术项目的简介、专利证书、专业技术职务资格等材料，以个人姓名为特征组成的专卷或专册，具有现实性、动态性、真实性、机密性的特点。它是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

2 企业人力资源管理信息系统和人事档案管理的关系

企业人力资源管理信息系统是企业全面实现人力资源管理的支撑平台，其系统的功能模块主要包括：人事信息管理、人力资源规划、薪酬管理、考勤管理、培训管理、招聘管理、绩效管理、报表中心、员工自助门户、系统管理等等。人力资源管理信息系统的核心是数据管理，数据的真实性和准确性是人力资源管理信息系统发挥作用的基础和赖以存在的前提，而人事档案就是其生命的守护者。人事档案管理作为人力资源管理的组成部分，在企业人力资源管理信息系统的开发和实施过程中起到了重要的作用，它是企业职工信息的重要载体，是人力资源管理信息系统各个模块的主要信息源。合理利用人事档案中的信息资源，可以避免采集录入时的重复劳动，能够节省大量的人力、物力和财力，提高工作效率。

3 企业人力资源信息系统中人事档案管理存在的主要问题

3.1 缺乏人事档案信息化的总体规划及各种标准规范

企业尤其是集团式企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。缺乏人事档案信息化的总体规划，不能实现资源的有效整合与共享，不能更好地发挥档案在人力资源管理信息系统中得效益。人事档案数据梳理和导入人力资源管理信息系统的前提是基础工作的规范化和标准化。而有的企业人事档案业务基础差，著录细则相容性不强，案卷质量不高，系统软件移植性差。人事档案信息化工作尚无统一标准，无法推广统一标准。

3.2 信息系统中的人事档案信息资源开发利用有待深化

企业职工人事档案信息的录入、修改、存储、浏览、查询及统计等功能，是人力资源管理信息系统最基层的要求，而合理配置人力资源、最大限度地实现人力资源的价值、为企业提供科学的决策支持才是人力资源管理信息系统的精华所在,是开发人力资源管理信息系统的最终目标。但由于企业在人事档案信息资源地开发利用上意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，客观限制了人事档案信息资源的充分开发与利用。如何加强人事档案信息资源深度开发利用，切实发挥人事档案信息的作用，是企业人力资源管理信息化管理工作中迫切需要解决的问题。

3.3 信息系统中人事档案信息保密和安全受到挑战

企业人力资源管理信息系统应用在网络环境下，在网络环境下人事档案信息保密和安全受到挑战。原因主要有两个：一是信息安全建设重视程度不够。人事档案部门和人力资源管理部门安全意识和保密意识不强，对发布的人事档案信息缺少严格的审查和管理，并且缺乏计算机及网络安全知识，数据备份不及时，操作不规范等。二是技术问题。随着人力资源管理信息化建设的不断深入，电脑病毒不断的升级换代，黑客的恶意攻击，使人事档案信息的安全和保密受到威胁。

3.4 缺乏高素质复合型管理人才

企业人力资源管理信息化对人事档案人员提出了更高的要求。目前，许多企业的人事档案队伍整体素质普遍较低，既熟悉计算机技术，又掌握人力资源管理和人事档案工作的复合型人才严重缺乏，不能适应人力资源管理信息化建设和发展的需要。

4 加强企业人力资源信息系统中人事档案管理的途径

4.1 加强人事档案信息化的总体规划、标准化、规范化工作。合理的人事档案信息收集和录入是人力资源管理信息系统实现应有功效的保证。企业在选好人力资源管理信息系统后，应依据人力资源规划、地区政策、人力资源管理信息系统功能模块等，制定可行的人事档案信息收集和整理计划。人事档案信息在录入到人力资源管理信息系统时，代码标准采用国家人事部、中组部颁布的全国统一标准代码，使人事档案信息网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作实现标准化与规范化。

4.2 利用数据挖掘技术对信息系统中的人事档案信息数据进行挖掘。当前数据挖掘技术日趋成熟，它可以从大量的、有噪声的、不完全的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潜在有用的信息和知识的高级处理过程。我们可以将数据挖掘技术应用于人力资源管理信息系统，突破传统的人力资源管理内容多为定性内容的局限，发现海量数据背后隐藏的具有决策意义的关系和模式，根据现有的数据预测企业未来的发展趋势。通过对企业人力资源管理信息系统中人事档案数据的挖掘能够保证系统决策支持的实现，从而拓宽企业人力资源管理信息系统的利用领域。

4.3 加强企业人力资源管理信息系统安全。企业人力资源管理信息系统中人事档案管理应执行相对严格的保密原则，加强人事信息数据的安全控制，建立从网络层、系统层和应用层面的安全管理体系和安全机制。对信息系统的使用人员采取分级授权，加强联网计算机管控。在信息系统应用过程中，注重用户的培训、管理，并将数据安全纳入企业安全管理的范围。

4.4 人员培训与素质的提高。要充分发挥企业人力资源管理信息系统的作用，就必须组建一支高素质和高水平的使用和维护队伍。对人力资源管理信息系统用户应开展多途径培训，加快人力资源信息化建设步伐。一时开展岗前培训。重点是使用人员对信息系统的应用培训、人事档案管理知识和规章制度和《档案法》培训、现代人力资源管理的知识培训以及计算机技能培训；二是在使用过程中及时发现问题并组织学习，让使用人员熟悉实际情况。三是通过不断的业务学习，提高工作人员自身素质，使其适应企业人力资源管理信息化建设和持续发展的需要。

[1]魏会生.基于JAVAEE平台的EHR系统研究与实现[J].咸宁学院学报，2011，6):20-21.

[2]罗剑丽.人力资源管理视角下的高校人事档案管理实践[J].科技情报开发与经济，2010.05.

[3]黄雅君.基于人力资源管理思想的干部人事档案内容构想[M].平顶山工学院学报，2009.03.15.