基于Web的办公自动化系统开发

刘飞

河北广电网络集团秦皇岛有限公司， 秦皇岛 066000

基于Web的办公自动化系统开发

刘飞

河北广电网络集团秦皇岛有限公司， 秦皇岛 066000

所设计的办公自动化系统主要功能包括：系统管理、发文管理、收文管理、档案管理和信息网络发布等几部分，选择了技术标准化程度高、开放程度好的B/S结构体系，采用PHP+Apache+ MySQL技术，引入工作流，具有成本低、易用性强、功能较完善、界面友好、易于管理的特点。

办公自动化；B/S结构；Apache；PHP；MySQL

随着计算机网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会已步入信息社会，人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，希望可以自动处理日常办公事务，提高整体工作效率。办公自动化系统（OA）应运而生，办公自动化系统的出现规范了工作流程，提高了办公效率，使工作更加条理化，加快了信息化建设的步伐，实现管理工作的信息化、科学化，全面提升了管理水平。

办公自动化(Office Automation)简称(OA)，是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的，是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于繁杂的办公事务处理中的一项综合技术。其发展大致经历了三个阶段，第一个阶段是办公过程中普遍使用现代办公设备；第二个阶段是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。

办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

1 相关技术支持

办公自动化是多种设备和先进技术的综合，也是人机一体的有机整体，办公自动化系统的关键技术有计算机技术、通信技术、自动化技术、数据库技术和中间件技术等。

这些关键技术表现在：

1.1 web在办公自动化中的应用

20世纪末Internet技术的发展，极大地改变了人们的生活。如今Internet已经渗透到人们的日常生活中了，对当今社会的发展和变革产生了深刻的影响。

目前许多的Web应用都需要更加复杂的表现和逻辑处理，采用三层体系结构，把数据的生成和数据的表现两部分都集成在动态页面中了。这就使动态页面变得非常庞大，而且应用的表现和逻辑处理混合在一起，给Web应用系统的开发和维护带来了许多困难。

针对此类问题，出现了一种新的四层体系结构，将逻辑处理和应用的表现分离开来。其体系结构如图1所示：

图1

在此体系结构中Web服务器主要负责Web应用的表现，应用服务器主要负责Web应用的逻辑处理。用户通过浏览器向服务器发送请求，Web服务器接收客户端发来的请求，对请求进行分析转换，调用相应的应用服务器中的逻辑处理程序。逻辑处理程序可和数据库交互，将逻辑处理结果返回给Web服务器，Web服务器再将结果发送给客户浏览器。

1.2 开发B/S结构主流技术

自动化办公系统，采用PHP+Apache+Mysql技术,再加上Linux作为执行平台，这种组合几乎是免费的，既可以实现远程网上办公，又具有费用低廉、跨平台性好、快速、稳定、安全等优点。

1.3 PHP技术

P H P，一个嵌套的缩写名称，是英文“超级文本预处理语言”（PHP：Hypertext Preprocessor）的缩写。PHP是一种HTML内嵌式的语言。PHP独特的语法混合了C、Java、Perl以及PHP自创新的语法。它可以比CGI或者Perl更快速地执行动态网页。PHP执行引擎还会将用户经常访问的PHP程序驻留在内存中，其他用户再一次访问这个程序时就不需要编译程序了，只要直接执行内存中的代码就可以了，这也是PHP高效率的体现之一。PHP具有非常强大的功能，所有的CGI或者JavaScript的功能PHP都能实现，而且支持几乎所有流行的数据库以及操作系统。

1.4 Apache

Apache服务器是目前WWW网站采用最多的服务器，快速可靠，可通过简单的API扩展，Perl/Python解释器被编译到服务器中，具有完全免费，完全源代码开放等特点。如果你需要创建一个每天有数百万人访问的Web服务器，Apache可能是最佳选择。

1.5 MySQL

MySQL是一个可用于多种操作系统的关系型数据库系统，是一个具有客户机/服务器体系结构的分布式数据库管理系统，适用于网络，可在Internet上共享数据库。MySQL是一个真正的多用户、多线程、可在不同平台上运行的SQL数据库服务器。MySQL主要目标是快速、健壮和易用。

2 系统需求分析

办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使内部人员能够方便快捷地交流和共享信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作，同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为决策提供科学的依据，从而提高效率。

2.1 系统设计原则

2.1.1 开放性和标准性

从计算机软硬件平台的选择，应用系统从选型、设计到开发，都要充分考虑“标准和开放”的原则，要留有相应的接口，使之具有灵活性和延展性。

2.1.2 先进性和成熟性

建立的系统和采用的技术在国内外应具有先进性，符合当前技术和管理发展的方向。同时应确保系统和技术是成熟的，尽量减少系统的风险。

2.1.3 可维护性、可扩充性

所设计的系统不仅要能满足当前的使用要求，还需要保证今后一段时间内它仍是业务应用的主要系统工作平台，所以设计时必须考虑未来的技术发展，并具有可维护性和可扩充性。

2.1.4 高可用性和可靠性

系统运行应该稳定可靠，有足够的防错、容错措施，要考虑到特殊情况下硬件和软件的故障恢复措施，用户界面应直观一致，方便于工作人员操作使用。

2.1.5 安全保密性

系统除需遵循传统管理原则外，更注重数据的一致性和保密性规定，一般包括：网络系统的安全性、操作系统的安全性、数据库系统的安全性、应用系统的安全性。

2.2 系统设计目标

办公自动化系统的核心任务是实现单位内部办公信息化、管理信息化和工作流程信息化，从而改善各部门信息收集、交换和发布方式，使得各部门在处理自己的工作时，具有良好、充分的信息保证和技术支持手段，提高工作效率和领导决策质量。

其设计目标如下：

(1)信息的充分共享；

(2)为领导决策提供最大的支持；

(3)用电子流程再现人工流程，逐步实现无纸办公，文档一体化；

(4)节约办公成本；

(5)极大地提高员工的工作效率；

(6)保证信息的及时获取；

(7)规范管理体制。

2.3 系统设计内容

办公自动化系统将现代技术装备，科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于办公工作以提高办公质量和效率。主要内容包括文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图像处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。

2.4 系统功能组成

办公自动化系统的功能主要有收发文管理、外出人员管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户管理、电子邮件、远程办公、档案管理、综合信息、简报期刊等，具体功能由各单位需求不同而异。

3 系统设计

办公自动化系统应该实现工作流程的自动化，牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。

图2

基本模块结构如图2所示。

从整个系统的基本功能和应用的对象来看，系统管理模块是整个架构的重中之重，是整个系统的核心部分。系统管理模块的结构如图3所示。

图3

3.1 数据库设计

数据库设计所要解决的问题是：对于一个给定的应用，设计优化的数据库逻辑和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持系统的运行。数据库设计的目标是为用户和系统提供一个高效的运行环境。

3.1.1 需求分析

企业都追求高额利润，在培养人才方面没有具体的义务，也没有相关政策要求企业培养人才，因此，高校制定的人才培养方案中涉及的毕业实习时间、强度、岗位轮换等方面与企业之间存在差距，尤其是在毕业设计与毕业论文开展期间，企业的生产与研发是分开工作的，学生的实习企业多数是在生产一线，企业内的实验室也是与生产相适应的，也没有专业的技术人员对学生的毕业设计和论文进行指导，导致部分学生的毕业设计和毕业论文质量差。另外，部分学生到企业实习，不愿意同工人一起工作，工作不认真，迟到早退甚至旷工，也给企业带来了不好的影响。

在系统需求分析阶段，收集用户需求，明确地了解有用数据及管理对象，进行需求分析、反复权衡制订初步方案，为数据库的进一步设计打下基础。

3.1.2 概念设计

从用户观点来描述数据库，即对现实世界（实际办公流程），包括人员、机构、概念、事件等进行描述，进而抽象出系统管理的基本模式。对已有的存储文件（公文、报表等）、原始凭证等进行分析，若不需变动的则视为一个实体，如需变动的再进一步分解、组合，最后将每一个数据存储视为一个实体，分析实体之间的联系和实体的属性，导出符合用户要求的概念模型。

3.1.3 逻辑设计

目标是精确地表示出数据的关系，其结果为一系列的表格和数据字典。具体做法是对数据存储（如表格等）和上级报表经过修改（如增、减项目，分解表格等）即可得到数据库的二维表格，经过分析设计的关系模型一目了然，数据之间的依赖关系很清晰。

3.1.4 物理设计

数据库的物理设计涉及选取存储结构和存取方法的过程，即描述系统中各类数据的内部表示（内模式），主要考虑节约空间，提高存取速度。

3.2 工作流管理

3.2.1 工作流基本概念及其定义

工作流是计算机支持的协同工作(CSCW)研究的一个重要方向，是近年来在计算机应用领域中发展最为迅速的几项新技术之一。工作流管理联盟给出工作流定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则，文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。

3.2.2 如何自定义工作流

工作流的设计定义务必要做到简单明了，应该把精力集中放在每个工作流节点中所定义的业务操作里去，分析会有哪些业务操作，以及分析会有什么基础操作是可以共享的，可以成为定义新操作的基石。

3.2.3 系统总体结构及存储结构设计

以WfMC提出的工作流参考模型为基础，在设计上采用了三层结构的设计模式，从而改善系统的扩展性和易维护性。

3.2.4 用改进的活动图缩短调研时间

为了更好地表示用户的业务流程及用户同程序员在业务流程表达上达成共识，将UML语言引入到工作流的描述上来，用活动图来表示业务流程图，软件开发者基于活动状态图来对工作流的过程进行建模分析。

3.2.5 系统总体结构及存储结构设计

采用办公工作流系统总体结构模型，以WfMC提出的工作流参考模型为基础，在设计上采用了三层结构的设计模式，从而改善系统的扩展性和易维护性。

3.2.6 办公工作流系统的结构模型

采用三层结构的设计方案，将整个工作流系统划分为三个逻辑层次，分别为用户界面层、商业逻辑层和数据服务层。

4 结论和展望

全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势，从技术发展角度来看，特别是互联网技术、安全技术和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。但是数字化办公会冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配，另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。这种类型的工作流直接使用消息传递中间件作为消息传递手段，不需要使用专用的邮件系统做消息平台。因此基于web的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。

[1] 季益民.从办公自动化到企业信息化探索与实践.微型电脑应用, 2003.2:15～20

[2] 陈也平,朱春华.远程办公网的建设和应用.微机发展,2003.5:33～48

[3] 武苍林. Web技术发展综述.电脑与信息技术,2001.2:48～50

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.09.051