ERP环境下企业会计信息系统内部控制研究

中国铁建沙特麦加轻轨项目公司 石志勇

在我们国家ERP系统被应用到很多企业的生产经营活动中，但是每个企业应用此软件的能力不同，有的企业没有使ERP系统得到很好发挥，半途而废或者形同虚设，同时，有的企业的内部控制制度也是类似的状况，很多企业早就引入内部控制这一理念，但是没有很好的执行，生产经营观念还停留在企业短暂利益，忽视企业管理，存在着财务管理权责不明，不相容职位不分离等情况，造成的企业粗放式的内部控制制度管理，显然不利于企业的发展。相对ERP系统在我国的使用状况，国外得到了较好的利用，其非常注重应用ERP系统规范业务流程，通过明确的奖罚制度实现人文管理，加强企业管理，特别是ERP系统的应用在完善内部控制方面的优势，有利于监督财务造假等，因此ERP环境下企业会计信息系统内部控制研究非常有意义。

一、ERP的定义

ERP即企业资源计划，是指利用信息技术建立一个运营管理的网络平台平台，以系统化的管理思想，为企业全体员工提供经营管理和辅助决策手段，为企业实现合理调配资源，以及最大化地创造社会财富提供了可能。

二、ERP对企业内部控制的影响分析

(一)ERP对企业内部控制的支撑

ERP本身就是一个控制系统，它为内部控制的有效运行提供了支撑。表现在：第一，ERP系统的实施有助于企业实现全面控制。ERP系统的实施能够有效解决传统信息系统下的信息孤岛的问题，传统系统下信息的采集仅局限在本部门的业务活动，而ERP系统记录该活动的相关数据，提供所有可能相关的信息。这样做出决策可依据的信息数据类型更广，更多维，数据重复更少，决策力更强，有助于实现全面控制活动过程。第二，ERP系统有助于企业实现实时控制。ERP系统的有效实施能够解决传统系统信息处理滞后的问题，传统系统下决策依据的会计信息总是滞后于业务的发生，而ERP系统能够紧密串连企业的基本流程，自动记录从顾客订单到库存数量，产生报表，使企业能实时控制内部资源。ERP对企业内部控制一定的支撑的同时，也给内部控制带来了风险。

(二)ERP对风险评估的影响

ERP系统的应用会给企业增加业务流程和信息系统上的风险，ERP服务于内部控制，也是内部控制的对象和客体。由于IT技术的引入，企业内控体系也面临一些新风险。表现在信息生成、信息传递及设备和网络的控制上。如企业的各种信息流都是环环相扣的，优势是可以降低成本，但是只要其中任何一个环节出现问题都会影响到整个企业的正常运行。而网络的开放性、数据的共享性也将增加ERP系统的风险，如数据的安全问题，可能会因数据操作人员的违规操作而丢失或出错，可能被非授权人员修改、删除，也可能受计算机病毒感染，导致整个系统崩溃。因此ERP环境下的企业内部控制风险管理的重点是兼顾内外部环境、企业业务流程及ERP系统的关联度等，来规避业务流程和信息系统产生的风险。

(三)ERP对控制环境的影响

ERP环境下的内部控制对员工的诚实性和道德规范要求更高，各个职能之间的联系更加紧密。目前企业的管理和经营方式还存在着权责不明等情况。由于ERP系统与传统系统有一些功能差别，使得ERP真正发挥作用需要一个与内部控制和企业管理衔接的过程。

(四)各级成员之间缺少信息沟通的影响

组织内部信息沟通有利于促进员工之间相互了解，高效率完成工作。而ERP系统的应用恰恰可以促进企业内部信息流通，企业数据库内存储大量的企业信息，并且不断实时更新。这样一个信息网络平台的构建，大大方便了获取内部控制信息，明确每个人的责任与权利。但是，当前企业的管理者还没有充分认识到 ERP系统对内部控制及企业管理的作用，对ERP系统的结构和操作流程设计的投入还不够，ERP系统的操作能力还有待提高，显然必将影响ERP系统环境下的内控运转效果。

三、ERP环境下内部控制的优化策略

(一)ERP系统对内部控制影响要素的优化

ERP系统对内部控制许多因素都有正面的作用，其能够有效、快速地控制这些影响要素，降低成本，提高利润。

第一，利用ERP有效应对企业内部风险评估。风险评估是指管理层识别对企业日常经营、战略目标等可能造成影响的内部或外部风险，并评估风险的重要性，针对风险特点制定风险应对策略。企业风险分外部风险和内部风险，外部风险如技术进步、竞争对手及经济环境等。ERP系统对于这些企业外部的风险难以发挥作用，而对企业内部的风险作用比较明显，内部风险如经济活动的性质及员工素质等。ERP系统在内部风险评估方面的优势表现在有些流程是专门分析内部风险的，如最优储存量的分析、营利能力分析等。以及操作性的风险如时间方面的交货期推迟风险、材料成本大幅波动风险等，利用ERP系统可以直接得出可供管理层参考的量化指标。

第二，企业在ERP环境下应将各种指标和操作方法更加明确和细化，提高了员工的工作能力。ERP系统的全面预测及分析使得企业运营更加有效率，如比较准确的预测销售量即可根据销售量生产产品，有效防止产品留滞卖不出去的情况。ERP环境下还有利于企业塑造诚实的企业文化，因为ERP是一个关系紧密、条理清晰的系统，环环都有联系，要求互相信任，互相合作。在ERP环境下，企业的生产经营方式易完成由粗放型向集约型的转变。同时ERP系统的应用使企业塑造一个有授权才能操作的文化，也有效解决企业权责不明的状况。

(二)企业应该树立利用ERP系统完善内控制度的理念

在ERP环境下内部控制制度没有实质的变化，仍然强调要完善企业内部控制制度，而操作人员的内控思想意识是最重要的。ERP环境下企业价值最大化目标没有变，需要培育员工成本观念等，建设一支符合ERP系统的企业管理团队和先进的操作人员，完善企业的内部控制制度，实现战略目标。缺乏完善的企业内部控制是难以适应当今瞬息万变经济发展特点的，ERP系统的实施可以使企业的经营管理者全面获取信息，系统了解、分析企业生产经营过程，提供企业的决策所需的大量有关的信息。同时企业要意识到ERP系统是一个能够实时跟踪实际的经营情况的信息系统，要擅于运用系统提供的信息进行调控和管理，及时的调整企业的决策，有效保证企业的生产经营活动正常进行。

(三)企业应该有的放矢，抓内部控制主要环节

内部控制制度的完善程度是由企业的实际情况决定的，因此企业应该全面的掌握企业经营状况，根据战略目标抓住重要环节。要深化使用ERP系统，企业的经营管理者应当以企业的物流、资金、费用、投资等为重点，坚持事前、事中及事后的控制。事前控制比较重要的如预算控制。企业还应将预算控制目标根据层次进行分解，并将具体的工作安排到相应的工作人员手中，通过设立不相容职位相分离、互相牵制等制度，保证权责分明，相互监督和制衡。企业还应对人员进行控制，制定定期、完善的考核机制，发挥每个工作人员的潜能，有效使ERP环境下生产经营活动与企业内部控制结合。

(四)企业应加强业务流程管理

ERP环境下企业应该建立系统化、人本化及规范化的内部控制制度，提高企业的生产经营活动质量和效率。ERP使企业实现生产经营活动的集成化和系统化管理，将其结合其他现代化管理工具和内控制度联合起来实施，有效完善生产经营管理。此外，ERP及信息技术的引用不是意味着企业可以忽略人的作用，企业仍应以人为中心，建设人性化管理，只有尊重工作人员的权利，得到员工的支持，才能有效推动提高内部控制。

(五)以计算机网络为平台 ，构筑会计实时信息处理系统

现代网络技术的发展和广泛应用，打破了传统信息交换的时间和空间概念，改变了人们收集信息、处理信息和利用信息的方式，实现信息的共享。 传统会计业务流程由于受制于技术和成本因素，信息的披露主要以季度、年度为主的定期报告方式进行。 然而，随着网络技术的发展，这种制约因素得到有效克服，使会计实时信息处理成为现实。因此，要实现财务业务一体化信息处理流程需要充分利用网络技术，以计算机网络为平台，将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中，将财会人员工作嵌入经营活动过程中，拓展到生产经营的各个业务部门，将财会工作由被动地、过滤地收集、整理和加工信息转变为主动、全面、实时地加工和制定会计信息。 这样，财会人员通过计算机网络在业务活动执行的同时，将业务事件信息输入管理信息系统中，通过执行业务规则和信息处理规则，生成集成信息，实现信息处理的动态化和实时化。

[1]董维娜.ERP系统中的内部控制研究,辽宁师范大学,硕士学位论文,2011

[2]孙希梅.基于ERP的企业内部控制研究,山东大学硕士学位论文,2011

[3]秦欣梅,谭文浩.ERP环境下的内部控制体系构建,财会通讯,2010