会计档案失真的成因及其对策分析

江苏省金坛中等专业学校 曹雯雯

会计档案是一种在会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，是记录和反映单位经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，也是了解我国以往经济活动历史的重要资料。因此，它的真实性对分析我国经济运行状况，进行经济决策，维护国家、集体和个人利益具有重要的意义。

一、会计信息失真及其原因分析

目前，会计工作中做假帐导致会计信息失真的现象屡禁不止，究其原因是多方面的，然而其主要原因还是来自企业内部，是系统的内部失控所致。其具体原因分析如下：

(一)受利益驱动而造假

作为企业经营者由于受利益所驱动，主要关心的是企业业绩的增加能否给自己带来额外的经济收益，他所披露的信息主要为了满足其自身利益最大化的要求，从而有动机地操纵会计信息生成甚至提供虚假信息，导致会计信息失真。

(二)会计规范体系不完善

目前，满足国家宏观调控和市场运行需要的会计管理体系还没有形成，会计规范体系不完善，而企业往往从自身角度出发更多考虑的是企业的微观利益，他们往往钻法律的空子来谋求小团体的利益，从而在很大程度上诱发了会计造假的产生。

(三)系统内部管理的失控

随着现代信息技术的运用和普及，好多单位已经实施了会计电算化，而正是由于会计处理的电子化，加大了控制舞弊、犯罪的难度。传统的手工会计环境下，因会计信息与载体的一体性，任何伪造与修改都会留下蛛丝马迹，因此它的真实性勿庸置疑。而电算化会计档案的真实性问题长期以来一直困扰着人们，由于会计档案在形成和传输过程中可以方便地改变其存在状态，增删修改会计记录，而不留任何痕迹。同时会计电算化信息系统以及网络还存在着诸多安全隐患，如缺乏对会计业务人员操作权限的控制，数据库呈开放状态、易被打开以及缺少有效的防病毒措施等，如果不加强内部控制，电算化所造成的危害和损失可能比手工会计系统更大。

(四)缺乏完善的会计制度

实施会计电算化之后，因没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算化档案保管人员职责，导致会计档案的人为破坏和自然损坏，从而造成会计信息失真是在所难免的。

二、防止会计档案失真的对策

(一)加强原始凭证管理

原始凭证是经济业务事项发生或完成时取得或填制的，用来证明经济业务事项发生或完成情况的书面证明。在经济活动中，非法取得或填制、伪造或变造原始凭证以骗取收入，会计人员依据不真实的原始凭证进行核算，结果导致一系列的会计信息失真。例如，成都市电信局工程总公司收受回扣案，正是通过虚开增值税发票，来获取大量的回扣。

(二)加强组织和操作控制

对于实行会计电算化企业，系统应制定适当的权限标准体系，各处理环节应层层设防，严加防范，既要防止操作规程失误造成的数据破坏，也要防止有意的数据破坏，进入系统时要设置一个基本的口令，防止无关人员的非法进入；系统中的各个子系统各个模块也要设置相应的口令，防止无权人员的非法操作，从而保证系统的安全。同时，企业必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，相斥的职能要合理分离，将数据处理过程中的权力和责任分为几个部分，每个人只能完成其中的一部分工作，并做好会计信息处理过程中各环节的衔接。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。

(三)加强系统安全控制

系统的安全控制主要是针对实行会计电算化的单位，目的是保证系统程序不被修改、不损毁、不被病毒感染，以确保系统的可靠、信息的安全以及信息处理的正确。其内容主要包括接触控制、数据和程序控制、软件安全控制、系统网络安全控制等。接触控制，是指非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被修改的可能性；数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不泄露、不被非法侵入，通常采用的控制包括丢失数据的恢复与重建、程序备份等；软件安全控制，在选择系统软件时，尽可能选择软件控制功能强、信誉及售后服务好的公司。要考虑到所使用的软件能够使各种业务之间能相互衔接，相关数据能够自动核对、校验，数据备份应统一完成，增强软件系统现场保护和自动跟踪能力，提供元数据，记录一切非正常操作；系统网络安全控制，其主要手段是用户权限设置，将整个网络系统分级管理，设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位，层层负责，对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制，把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同的岗位的人员，并赋予不同的操作权限，拒绝其他人员的访问。同时通过防火墙与VPN技术的结合，有效防止病毒的入侵。

(四)建立并完善相应的会计制度

为了保证系统内部控制的实现，必须有相应的管理制度来加以保障，才能使系统正常地运行。这些制度通常包括：岗位责任制、操作管理制度、系统维护制度、会计档案管理制度等。各项制度可以再进一步的细化，如会计档案管理制度可以进一步的细分为电算化档案定期备份制度和会计档案管理多用户、分权限调用制度等，可以及时地将会计数据备份到磁性介质，并定期进行检查、复制，以防会计信息损坏或丢失；对电算化会计档案的各项内容规定不同的使用权限，如普通数据，可较大范围共享，涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用，而设计源程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证会计档案的安全性，减少人为修改的可能。

[1]王英玮.会计档案管理的原理与应用[M].北京档案出版社,2003

[2]李玲玲.电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究[J].企业经济,2003